Uso de CFDI 2026: guía completa por régimen fiscal

Cuando un proveedor pregunta “¿qué uso de CFDI le pongo?”, la respuesta no debería ser automática. G03 no sirve para todo, S01 no borra los impuestos y las claves D01 a D10 no son gastos de una empresa: son categorías para deducciones personales de personas físicas. Esta guía explica las 24 claves vigentes del catálogo c_UsoCFDI del CFDI 4.0, su relación con los regímenes fiscales y las consecuencias prácticas de equivocarse.

Cuando un proveedor pregunta “¿qué uso de CFDI le pongo?”, la respuesta no debería ser automática. G03 no sirve para todo, S01 no borra los impuestos y las claves D01 a D10 no son gastos de una empresa: son categorías para deducciones personales de personas físicas. Esta guía explica las 24 claves vigentes del catálogo c_UsoCFDI del CFDI 4.0, su relación con los regímenes fiscales y las consecuencias prácticas de equivocarse.

La información fue revisada al 4 de septiembre de 2026 con base en el Código Fiscal de la Federación, la Resolución Miscelánea Fiscal 2026, el Anexo 20, los catálogos del SAT y las reglas sustantivas de ISR e IVA. Si el SAT modifica un catálogo, el archivo vigente publicado por la autoridad debe prevalecer sobre cualquier tabla reproducida en internet.

1. Qué es el uso del CFDI y por qué importa

UsoCFDI es un atributo obligatorio del nodo Receptor del XML. El artículo 29-A, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación exige indicar la clave del uso fiscal que el receptor dará al comprobante. La regla 2.7.1.29 de la RMF 2026 precisa que la clave debe tomarse del catálogo c_UsoCFDI y registrarse junto con un régimen fiscal del receptor contenido en c_RegimenFiscal.

En la práctica, el receptor comunica el uso y sus datos fiscales; el emisor los captura. Sin embargo, el sistema de facturación y el proveedor de certificación validan que la combinación sea técnicamente permitida. Por eso ambas partes deben revisar la información antes de timbrar.

Para solicitar una factura basta proporcionar RFC, nombre o razón social, código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal y uso del comprobante. El SAT considera indebido condicionar la factura a mostrar la Constancia de Situación Fiscal; puede utilizarse como apoyo para copiar los datos, pero no es un requisito que el negocio pueda imponer.

No es lo mismo que tipo de comprobante, producto, impuesto o pago

2. Cómo elegir el uso correcto en cinco pasos

1. Identifica quién recibirá la factura. Confirma si es persona física o moral y copia exactamente RFC, nombre y código postal fiscal.
2. Ubica el régimen relacionado con la operación. Si la persona física tiene varios regímenes activos, no elijas el primero por costumbre: selecciona uno vigente y compatible con el uso real.
3. Define la naturaleza económica. Pregunta si se trata de mercancía para vender, gasto corriente, inversión o activo, deducción personal, nota de crédito, pago, nómina o consumo sin efecto fiscal.
4. Verifica la compatibilidad en el catálogo vigente. El programa debería filtrar las claves permitidas; si no lo hace, revisa la matriz antes de timbrar.
5. Revisa los requisitos sustantivos. Confirma medio de pago, relación con la actividad, límites, impuestos, complemento, documentación y registro contable. El código es solo una pieza del expediente.

3. Qué usos admite cada régimen fiscal

La siguiente tabla traduce la matriz vigente del catálogo c_UsoCFDI. “G” comprende G01 a G03; “I” comprende I01 a I08; “D” comprende D01 a D10. La compatibilidad permite timbrar, pero no confirma que la erogación sea deducible en el caso concreto.

4. Catálogo completo de usos del CFDI 4.0

Claves G: compras, ajustes y gastos del negocio

G01 - Adquisición de mercancías

Se utiliza cuando se compran bienes para comercializarlos o incorporarlos al inventario o al proceso productivo. Ejemplos: una tienda compra productos para revender; un fabricante adquiere materia prima; un restaurante compra insumos destinados a preparar los alimentos que vende.

No es la clave natural para papelería, honorarios, renta, publicidad o mantenimiento, porque normalmente son gastos de operación. Tampoco debe sustituir una clave de inversión cuando se adquiere un activo que se utilizará durante varios ejercicios.

G02 - Devoluciones, descuentos o bonificaciones

Se utiliza en el CFDI que corrige o disminuye una operación previa, normalmente un comprobante de tipo E, conocido como nota de crédito. La nota debe conservar trazabilidad con el CFDI de ingreso relacionado y reflejar correctamente impuestos y montos. No se usa en la factura original por el simple hecho de que exista una promoción.

Desde la actualización del catálogo vigente a partir del 22 de abril de 2023, G02 también es compatible con el régimen 616. Esto permite documentar devoluciones o descuentos vinculados con operaciones de público en general cuando corresponda.

G03 - Gastos en general

Es la clave amplia para gastos ordinarios necesarios para la actividad que no son mercancía ni una inversión identificada con otra clave. Ejemplos habituales: renta del local, honorarios profesionales, publicidad, limpieza, paquetería, consumibles, mantenimiento y servicios administrativos.

G03 no significa “deducible automáticamente”. Para ISR, la erogación debe cumplir los requisitos aplicables, incluida su relación con la actividad; para IVA, el impuesto debe ser acreditable, estar trasladado de forma expresa y por separado y haber sido efectivamente pagado, entre otras condiciones.

Claves I: inversiones, activos y categorías específicas

I01 - Construcciones

Se usa para construcciones, ampliaciones, adaptaciones o mejoras que se reconocen como inversión. Una reparación menor para conservar un inmueble puede ser gasto de mantenimiento y utilizar G03; una obra que aumenta valor, capacidad o vida útil puede ser inversión. La diferencia depende de los hechos y del tratamiento contable-fiscal, no del nombre comercial de la factura.

I02 - Mobiliario y equipo de oficina por inversiones

Corresponde a escritorios, sillas, archiveros, mobiliario y equipo de oficina que se incorporan como activos. Consumibles, decoración de escaso valor o reparaciones que se llevan a gasto no necesariamente pertenecen a I02.

I03 - Equipo de transporte

Aplica a automóviles, camionetas, camiones u otro equipo de transporte adquirido como inversión. Que el CFDI indique I03 no elimina límites de deducción, requisitos de uso, reglas de proporcionalidad ni restricciones aplicables a automóviles. También debe revisarse el IVA acreditable.

I04 - Equipo de cómputo y accesorios

Se utiliza para computadoras, servidores, monitores y accesorios que se reconocen como inversión. Un cartucho de tinta, un cable de reposición o un servicio de soporte normalmente se analiza como gasto G03, mientras que un equipo completo con vida útil de varios años suele clasificarse como I04.

I05 - Dados, troqueles, moldes, matrices y herramental

Es una clave industrial específica para herramientas y componentes de producción con esas características. Conviene conservar órdenes de compra, especificaciones técnicas y evidencia de puesta en operación para respaldar su tratamiento.

I06 - Comunicaciones telefónicas

La clave existe para erogaciones clasificadas como comunicaciones telefónicas. Puede aparecer en equipos o infraestructura de telefonía y, dependiendo del criterio contable adoptado, en servicios relacionados. Para una renta mensual ordinaria que se reconoce como gasto, G03 suele ser una alternativa coherente; no debe elegirse I06 únicamente porque la palabra “teléfono” aparece en el recibo.

I07 - Comunicaciones satelitales

Se utiliza en infraestructura, equipos o servicios clasificados específicamente como comunicación satelital. Debe distinguirse de un servicio general de telecomunicaciones o internet llevado a gasto. Cuando exista duda entre I07 y G03, la política contable y el tratamiento fiscal real deben decidir la clasificación.

I08 - Otra maquinaria y equipo

Es la categoría residual para maquinaria y equipo que constituye inversión y no encaja mejor en I02 a I07. Ejemplos: equipo productivo, maquinaria especializada o aparatos operativos de uso prolongado. No es una salida genérica para cualquier compra costosa.

Claves D: deducciones personales de personas físicas

Las claves D01 a D10 solo aplican a personas físicas y se relacionan con la declaración anual o con estímulos específicos. No son gastos operativos de una empresa. Todas comparten la misma lista técnica de regímenes compatibles, pero cada deducción tiene requisitos y límites propios.

D01 - Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios

Comprende honorarios médicos y dentales, servicios profesionales de psicología y nutrición con título profesional, gastos hospitalarios, análisis clínicos, prótesis y otros conceptos permitidos. Puede beneficiar al contribuyente, cónyuge o concubina/o y ascendientes o descendientes en línea recta que cumplan las condiciones de ingresos.

Debe pagarse mediante transferencia, cheque nominativo o tarjeta desde una cuenta del contribuyente. Las medicinas compradas directamente en farmacia no son deducción personal; las incluidas dentro de una factura hospitalaria pueden formar parte del gasto hospitalario. Los lentes ópticos graduados tienen un límite específico de $2,500 por persona en el ejercicio y requieren descripción o diagnóstico.

D02 - Gastos médicos por incapacidad o discapacidad

Se reserva para gastos vinculados con una incapacidad o discapacidad que cumpla los requisitos legales. Debe conservarse certificado o constancia expedida por una institución pública del Sistema Nacional de Salud y acreditarse, cuando corresponda, una disminución igual o mayor al 50% de la capacidad normal. No debe usarse para una consulta médica ordinaria solo porque el paciente se encontraba enfermo.

D03 - Gastos funerales

Permite deducir gastos funerarios de las personas previstas por la ley hasta una UMA anual. Los planes funerarios pagados por anticipado se deducen en el año en que se utilizan los servicios, no necesariamente en el año del pago. No son deducibles gastos funerarios de mascotas ni conceptos ajenos como cafetería.

D04 - Donativos

Aplica a donativos no onerosos ni remunerativos entregados a donatarias autorizadas o a entes públicos permitidos. El CFDI debe incluir la información y complemento correspondiente. El límite general para persona física es 7% de los ingresos acumulables que sirvieron de base en el ejercicio anterior; los donativos a Federación, estados, municipios y ciertos organismos no pueden exceder 4%, sin rebasar conjuntamente el 7%.

D05 - Intereses reales pagados por créditos hipotecarios

Se usa para los intereses reales, no para todo el pago mensual ni para el capital, de créditos destinados a casa habitación contratados con el sistema financiero, INFONAVIT, FOVISSSTE u otras instituciones autorizadas. El crédito debe respetar el límite legal de 750,000 UDIS. La constancia anual debe identificar el inmueble y distinguir intereses nominales y reales.

D06 - Aportaciones voluntarias al SAR

Comprende aportaciones complementarias o voluntarias destinadas al retiro que cumplan los requisitos de permanencia. El monto deducible es el menor entre 10% del ingreso anual acumulable y cinco UMA anuales. Retirar recursos antes de los supuestos permitidos puede generar acumulación y efectos fiscales.

D07 - Primas por seguros de gastos médicos

Se utiliza para primas de seguros de gastos médicos del contribuyente y familiares permitidos. No incluye seguros de vida, ahorro o retiro por el solo hecho de que la póliza tenga una cobertura médica accesoria. Debe distinguirse de D01: la prima del seguro es D07; la consulta o gasto hospitalario pagado directamente es D01 o D02.

D08 - Transportación escolar obligatoria

Aplica al transporte escolar de descendientes en línea recta cuando sea obligatorio conforme a las disposiciones del área o cuando la escuela lo imponga a todos los alumnos. El concepto debe aparecer separado de colegiatura, inscripción y otros cargos. Taxis, gasolina, excursiones y transportes opcionales no se convierten en deducibles por usar D08.

D09 - Depósitos en cuentas para el ahorro y planes de pensiones

Corresponde al estímulo del artículo 185 de la Ley del ISR para depósitos en cuentas personales especiales para el ahorro y primas de contratos basados en planes de pensiones. El comprobante debe contener la leyenda legal aplicable. El monto de pagos o depósitos sujeto al estímulo no debe exceder $152,000 al año.

D10 - Pagos por servicios educativos, colegiaturas

Es un estímulo para colegiaturas pagadas a instituciones privadas con autorización o reconocimiento de validez oficial. La factura debe incluir datos del alumno, CURP, nivel escolar y RVOE. No comprende inscripción, reinscripción, uniformes, útiles, actividades extracurriculares ni universidad.

Los límites anuales por alumno son: preescolar $14,200; primaria $12,900; secundaria $19,900; profesional técnico $17,100; bachillerato o equivalente $24,500. Si se cursan dos niveles en el mismo año se aplica un solo límite, el mayor de los niveles cursados.

Claves especiales: S01, CP01 y CN01

S01 - Sin efectos fiscales

Se utiliza cuando el receptor no dará a la factura un efecto de deducción o acreditamiento, así como en operaciones con RFC genérico nacional o extranjero conforme a las reglas aplicables. Es común en consumos personales, facturas globales y receptores sin obligaciones fiscales.

S01 solo describe el uso del receptor. No convierte la venta en ingreso exento, no elimina el IVA o IEPS, no sustituye una tasa correcta y no libera al emisor de acumular el ingreso o declarar la operación. Tampoco debe utilizarse por comodidad cuando el receptor sí necesita un comprobante con uso fiscal.

CP01 - Pagos

Es la clave propia del CFDI de tipo P que incorpora el Complemento para recepción de pagos. La factura original emitida con método PPD conserva el uso que corresponda a la compra, gasto o inversión; cuando el cliente paga, el emisor genera el REP con CP01. El complemento no documenta una compra nueva ni debe reemplazar el CFDI de origen.

CN01 - Nómina

Es la clave del CFDI de tipo N con complemento de nómina. Se emite a trabajadores o asimilados con régimen receptor 605. No es una opción que el empleado deba escoger para facturas de consumo; forma parte de la estructura del recibo de nómina y respalda ingresos, retenciones y deducciones laborales.

5. Qué pasa si se usa una clave que no corresponde

La consecuencia depende del tipo de error. No es correcto afirmar que cualquier equivocación produce automáticamente una multa o vuelve inexistente la operación. Tampoco es correcto decir que, si el PAC timbró, todo será deducible. Conviene separar cuatro escenarios.

Incompatibilidad técnica: la factura se rechaza

El Anexo 20 exige que UsoCFDI corresponda al tipo de persona y que RegimenFiscalReceptor aparezca entre los permitidos para esa clave. Si el par no coincide, el PAC no certifica. Por ejemplo, 605 con G03, 626 con D01 o una persona moral con D10 son combinaciones incompatibles. La solución es revisar la realidad y la Constancia de Situación Fiscal; nunca cambiar el régimen solo para que pase.

Factura timbrada con una clasificación imprecisa

Si la combinación es válida, el CFDI puede timbrarse aunque la clasificación económica no sea la mejor. Esto no significa que sea irrelevante. El uso ayuda al SAT a preclasificar comprobantes y puede influir en visores y declaraciones prellenadas, especialmente en deducciones personales. También puede provocar rechazo del cliente, diferencias entre XML y contabilidad o necesidad de aclarar por qué se trató como gasto una compra que en realidad era inversión.

La guía oficial de la versión 3.3 indicó históricamente que registrar un uso distinto no obligaba por sí solo a cancelar y no afectaba automáticamente deducción o acreditamiento. Esa orientación fue emitida para la versión 3.3. En 2026, CFDI 4.0 incorpora la validación de régimen y el SAT pide revisar la clave correcta en sus guías de deducciones personales. Por ello, la respuesta profesional no es cancelar todo ni ignorarlo todo: debe evaluarse si el error es solo clasificatorio, si altera un requisito especial o si conviene sustituir antes de declarar.

Deducción de ISR y acreditamiento de IVA

El artículo 29-A del CFF advierte que las cantidades amparadas por comprobantes que no reúnan requisitos, o cuyos datos se plasmen de forma distinta a las disposiciones fiscales, no podrán deducirse ni acreditarse. Además, la Ley del ISR exige requisitos propios: que el gasto sea estrictamente indispensable cuando corresponda, esté amparado por CFDI, se pague por medios autorizados en ciertos montos, se registre en contabilidad y cumpla retenciones, límites y temporalidad.

Para acreditar IVA, el artículo 5 de la Ley del IVA exige, entre otros puntos, que el impuesto corresponda a actividades acreditables, se traslade expresamente y por separado, conste en el CFDI y haya sido efectivamente pagado. Por eso una factura G03 pagada todavía no acredita el IVA hasta que se cumplan las condiciones del impuesto; una factura D01 pagada en efectivo puede existir, pero no cumplir la deducción personal.

Consecuencias para el emisor

El uso solicitado por el cliente no modifica el ingreso, la tasa ni las retenciones del emisor. Sin embargo, emitir CFDI sin requisitos puede encuadrar en infracciones del artículo 83 del CFF y generar sanciones conforme al artículo 84 cuando la autoridad detecta el incumplimiento. No hay una multa automática por cada diferencia de criterio en el uso; el riesgo surge cuando se expiden comprobantes que incumplen requisitos o se declara la operación de forma incorrecta.

6. Cómo corregir un uso de CFDI equivocado

1. Revisa el XML, no solo el PDF. Confirma UsoCFDI, RegimenFiscalReceptor, tipo de comprobante, RFC, nombre, código postal, impuestos, método y forma de pago.
2. Clasifica el error. Determina si impidió timbrar, si el dato es incompatible, si es una diferencia entre gasto e inversión o si afecta una deducción especial.
3. Pide la corrección al emisor antes de presentar la declaración en la que se utilizará. Conserva correos, solicitud, contrato, evidencia del pago y explicación de la operación.
4. Si procede sustituir, el emisor genera primero el nuevo CFDI correcto y lo relaciona con el comprobante erróneo mediante tipo de relación 04, Sustitución de los CFDI previos.
5. Después solicita la cancelación del CFDI erróneo con motivo 01, Comprobantes emitidos con errores con relación, e identifica el UUID del comprobante sustituto. El receptor debe aceptar cuando el supuesto lo requiera.
6. Verifica en el SAT que el anterior aparezca cancelado y el nuevo vigente. Ajusta contabilidad, cuentas por pagar, complementos de pago y papeles de trabajo para no duplicar la operación.

7. Casos prácticos para empresarios y profesionistas

8. Lista de revisión para pedir o emitir una factura

Si eres cliente o receptor

• Envía juntos RFC, nombre, código postal fiscal, régimen y uso.
• Aclara si la compra es personal, del negocio, mercancía, gasto o inversión.
• Si tienes varios regímenes, indica cuál está relacionado con la operación.
• Revisa el XML y el estatus vigente; el PDF es solo una representación.
• Confirma forma de pago, impuestos, concepto, monto y fecha.
• En deducciones personales, evita efectivo y revisa requisitos especiales.
• Pide corrección antes del cierre mensual o anual; conserva evidencia.

Si eres proveedor o emisor

• No uses G03 o S01 como valores predeterminados para todos los clientes.
• Configura el catálogo para filtrar usos por régimen y tipo de persona.
• No alteres el régimen del cliente para lograr el timbrado.
• Distingue factura original, nota de crédito, nómina y complemento de pago.
• Entrega XML y representación impresa, y conserva acuses de cancelación.
• Mantén actualizados catálogos, PAC y sistema de facturación.
• Documenta sustituciones y evita duplicar ingresos, egresos o pagos.

9. Preguntas frecuentes sobre el uso del CFDI

¿Qué uso de CFDI debo poner si no sé para qué lo utilizaré?

No debe usarse P01. Primero define si la operación tendrá efecto fiscal. Si no tendrá deducción ni acreditamiento para el receptor, normalmente corresponde S01. Si sí tendrá efecto, identifica si es mercancía, gasto, inversión o deducción personal antes de timbrar.

¿G03 sirve para cualquier factura del negocio?

No. G03 es amplio, pero una mercancía para reventa puede ser G01 y un activo puede corresponder a I01-I08. La clasificación debe seguir la naturaleza real y el tratamiento contable-fiscal.

¿La clave correcta garantiza que el gasto sea deducible?

No. También deben cumplirse relación con la actividad, forma y momento de pago, CFDI, retenciones, registro contable, límites, documentación y demás requisitos de la Ley del ISR.

¿S01 significa que el emisor no pagará impuestos?

No. Solo informa que el receptor no dará efecto fiscal al comprobante. El emisor debe reconocer el ingreso, IVA, IEPS y retenciones que correspondan a la operación real.

¿Una persona moral puede pedir D01 por gastos médicos?

No. Las claves D son para personas físicas. Si una empresa cubre un servicio médico relacionado con su personal, el análisis suele ubicarse en G03 y en las reglas de previsión social o gasto correspondiente.

¿Una persona física RESICO puede pedir D01 o D10?

El régimen 626 no es compatible con claves D y el SAT señala que las personas físicas RESICO no aplican deducciones personales. No debe utilizarse otro régimen solo para obtener el timbre.

¿Si la factura es PPD debo pedir CP01 desde el inicio?

No. La factura original lleva el uso real de la operación, por ejemplo G03 o I04. CP01 se utiliza en el CFDI de tipo P con complemento de pagos emitido cuando se recibe el cobro.

¿Quién decide el uso: el cliente o el proveedor?

El receptor comunica el uso que dará al comprobante y el emisor lo registra. Ambos deben cuidar la congruencia; el proveedor no debería imponer una clave por comodidad ni aceptar una combinación incompatible.

¿Tengo que entregar mi Constancia de Situación Fiscal?

No es obligatorio mostrarla para obtener la factura. Sí puede ser útil para copiar correctamente los datos. El proveedor solo necesita los cinco datos fiscales indicados por el SAT.

¿Un CFDI con uso incorrecto siempre debe cancelarse?

No necesariamente. Si no se timbró, se corrige antes de emitir. Si se timbró con datos incompatibles o el error afecta un requisito especial, suele proceder la sustitución. Si es una clasificación compatible pero imprecisa, debe evaluarse materialidad, preclasificación y soporte antes de cancelar.

¿D01 es deducible si pagué al médico en efectivo?

Generalmente no como deducción personal. La factura puede ser válida, pero el artículo 151 exige medios bancarios o electrónicos permitidos para estos gastos.

¿El uso se revisa en el PDF o en el XML?

El XML es el comprobante fiscal. El PDF ayuda a leerlo, pero la validación debe hacerse sobre el XML y el estatus vigente consultado en el SAT.

¿Puedo cambiar el uso sin pedir una factura nueva?

El XML timbrado no se edita. Si la corrección es necesaria, el emisor debe sustituir el CFDI siguiendo el esquema de relación y cancelación; no basta cambiar el PDF o emitir una carta.

10. Conclusión

El uso del CFDI funciona como una etiqueta fiscal controlada: ayuda a identificar la finalidad del comprobante y debe convivir con el régimen del receptor. Su valor está en la congruencia. Mercancía, gasto, inversión, deducción personal, nota de crédito, pago, nómina y consumo sin efecto fiscal responden a realidades distintas y no deberían mezclarse.

Para reducir errores, conviene que cada negocio mantenga una ficha fiscal actualizada por cliente y proveedor, configure la matriz de usos en su sistema, revise los XML antes del cierre y establezca un procedimiento de sustitución. Esa disciplina evita rechazos de timbrado, recapturas, diferencias en declaraciones prellenadas y discusiones innecesarias durante una revisión.

En Voracom Sys podemos revisar la configuración de tu facturación, validar la relación entre régimen, uso, impuestos y formas de pago, y ayudarte a documentar correcciones sin afectar la contabilidad. Consulta siempre tu caso particular antes de asumir que una clave, por sí sola, determina la deducción.

Contenido informativo. No sustituye una asesoría formal: su alcance depende de cada caso. Las disposiciones fiscales cambian, así que revisa la fecha de investigación antes de usar estas cifras.