Contabilidad electrónica 2026: guía SAT

Conoce cómo registrar CFDI, aplicar NIF y preparar pólizas, catálogo y balanza para el SAT en 2026, con ejemplos, requisitos y plazos de cumplimiento.

Una contabilidad confiable debe explicar qué ocurrió en el negocio, cuándo ocurrió, cuánto representa y con qué documentos se acredita. Descargar facturas es el comienzo del proceso: todavía hay que reconocer activos, pasivos, ingresos y gastos, identificar cobros y pagos, determinar los efectos fiscales y comprobar que los archivos enviados al SAT coincidan con los registros.

Esta guía desarrolla ese recorrido para empresas y despachos en México. Integra criterios contables, fundamentos fiscales, ejemplos de pólizas y un caso simplificado de catálogo y balanza en XML. Los importes de los casos son ficticios, están expresados en pesos mexicanos y, salvo indicación distinta, consideran IVA del 16%, operaciones nacionales y ausencia de estímulos especiales.

Las modificaciones revisadas no sustituyen las reglas centrales 2.8.1.5, 2.8.1.6, 2.8.1.8, 2.8.1.13 y 2.8.1.17, ni la facilidad de RESICO de la regla 3.13.17. La primera modificación sí incorpora el primer periodo vacacional del SAT de 2026, relevante para el cómputo de ciertos plazos. [1] [2] [3] [4] [5]

1. La contabilidad financiera y la fiscal parten de la misma operación

La contabilidad financiera busca representar la situación y el desempeño de la entidad conforme al marco que le corresponda. La determinación fiscal aplica las reglas de acumulación, deducción, acreditamiento, retención y pago previstas en las leyes. Por eso, un ingreso contable puede acumularse fiscalmente en una fecha distinta y un gasto contable puede ser deducible después, parcialmente o nunca.

La regla 2.8.1.5 reconoce la información preparada con el marco contable que aplique ordinariamente el contribuyente o que deba aplicar por disposición normativa, como NIF, NIIF o US GAAP. No exige convertir toda la contabilidad financiera en una contabilidad de efectivo. Para una entidad que aplica NIF mexicanas, el catálogo, los auxiliares y la conciliación fiscal deben explicar las diferencias sin deformar los estados financieros. [1]

1.1 Qué integra la contabilidad para efectos fiscales

El artículo 28 del CFF y el artículo 33, apartado A, de su Reglamento contemplan mucho más que pólizas. Incluyen libros y auxiliares, catálogo, papeles de trabajo, estados de cuenta y conciliaciones, inventarios y métodos de valuación, documentación de ingresos y deducciones, declaraciones, registros sociales, documentación laboral y de seguridad social, y soportes de comercio exterior, entre otros. [6] [7]

En la práctica, el expediente de una compra debe permitir recorrer la operación desde la orden y la recepción del bien hasta su registro, su pago y su tratamiento fiscal. El XML respalda parte de ese recorrido; no acredita por sí solo que el servicio se prestó o que la mercancía se recibió.

2. Postulados básicos de las NIF y devengación contable

La referencia actual al Marco Conceptual es la NIF A-1, vigente desde 2023, cuyo capítulo 20 contiene los postulados básicos. Presentar la antigua NIF A-2 como la ubicación vigente de estos postulados puede confundir al lector. El CINIF confirmó la entrada en vigor del nuevo marco y sus cambios consecuenciales. La siguiente tabla es una síntesis didáctica, con aplicaciones propias; para resolver una operación compleja debe consultarse la edición oficial vigente. [18] [19] [20]

2.1 Qué campo del CFDI determina la fecha contable

Ningún campo aislado del CFDI determina, para todas las operaciones, el devengo contable. El atributo Fecha informa cuándo se expidió el comprobante; FechaTimbrado informa su certificación. Ninguno acredita necesariamente la entrega del bien, la prestación del servicio o el cumplimiento de la obligación de desempeño.

Para registrar una compra deben revisarse la recepción y el control del bien; para un servicio, el periodo efectivamente recibido; para un ingreso, las obligaciones contractuales y su cumplimiento. Una factura por servicios de seis meses no vuelve ingreso ganado todo el importe el día del timbrado. Un equipo adquirido tampoco se convierte en gasto inmediato porque la factura use la clave G03.

La fecha de captura puede ser posterior al cierre que se está trabajando. Esto no autoriza cambiar el periodo de la operación ni alterar un XML. Conviene conservar por separado la fecha del asiento, la fecha efectiva del hecho económico y la trazabilidad de la captura. [7] [13]

2.2 Plazo fiscal para registrar las operaciones

El artículo 33, apartado B, fracción I, del RCFF establece el registro analítico en el mes de la operación y, como regla reglamentaria, dentro de los cinco días siguientes. La regla 2.8.1.13, fracción II, de la RMF 2026 permite efectuar el registro a más tardar el último día natural del mes siguiente al de la actividad u operación. La misma regla contempla diferencias entre la fecha del CFDI y la póliza dentro de ese plazo. [1] [7]

Ejemplo: un servicio recibido el 28 de septiembre corresponde contablemente a septiembre. La facilidad permite efectuar su registro hasta el 31 de octubre; no transforma el gasto de septiembre en gasto de octubre. Tampoco amplía por sí sola el vencimiento de una declaración ni el plazo para expedir un CFDI o un complemento de pagos.

Si la factura llega después de haber emitido estados financieros, hay que evaluar si corresponde ajustar el cierre o corregir un error conforme al marco contable. Si cambia información fiscal o archivos ya enviados, también deben analizarse las declaraciones y balanzas complementarias. Una póliza de ajuste no corrige automáticamente todos esos documentos.

2.3 Asociación de costos y gastos con ingresos

La asociación puede ser directa, mediante distribución sistemática o por reconocimiento inmediato. El costo de una mercancía se relaciona con su venta; el costo de una máquina se distribuye por depreciación; un servicio administrativo consumido se reconoce en el periodo, aunque no produzca una factura de ingreso identificable.

Esta lógica explica por qué comprar inventarios no equivale a reconocer costo de ventas y por qué pagar una inversión no equivale a deducirla íntegramente. Las referencias particulares usuales incluyen NIF C-4 para inventarios, C-5 para pagos anticipados, C-6 para propiedades, planta y equipo, D-1 para ingresos por contratos con clientes, D-2 para costos por contratos y D-4 para impuestos a la utilidad. La conciliación fiscal se construye después de determinar correctamente el reconocimiento financiero. [20]

3. Cómo leer y revisar un XML de CFDI

Un XML organiza información en nodos y atributos. El prefijo cfdi identifica elementos del comprobante; tfd suele identificar el timbre fiscal y pago20 el complemento de recepción de pagos 2.0. Los prefijos pueden variar: el sistema debe interpretar el espacio de nombres, no depender solamente del texto del prefijo.

El PDF es una representación útil para lectura, pero la revisión de campos, UUID y relaciones debe partir del XML. El estado vigente o cancelado se consulta en los servicios del SAT o en metadata actualizada: el archivo original no se reescribe cada vez que se cancela. [13] [14] [16]

3.1 Mapa de lectura para el registro contable y fiscal

Las claves de impuesto usuales son 001 para ISR, 002 para IVA y 003 para IEPS. Una tasa cero se informa con el tratamiento de tasa que corresponda; una exención utiliza TipoFactor="Exento". Que el importe del impuesto sea cero no vuelve equivalentes ambas situaciones. Tampoco deben limitarse las validaciones de ObjetoImp a dos claves: su catálogo contiene otros supuestos y debe mantenerse actualizado. [13] [14]

3.2 No confundir el tipo de CFDI con el tipo de póliza

Una factura I emitida por el proveedor puede respaldar una compra del receptor. El CFDI E generalmente documenta devoluciones, descuentos o bonificaciones: no significa cualquier salida de dinero del comprador. El CFDI P comprueba cobros y aplicación a documentos; el tipo N corresponde a nómina y el T a traslado.

Por su parte, una póliza de egresos identifica un movimiento de salida dentro del sistema contable; una de ingresos, una entrada; y una de diario, normalmente provisiones o ajustes. La denominación utilizada por el programa no cambia el tratamiento fiscal. Registrar un CFDI de ingreso en una póliza de egresos puede ser perfectamente correcto desde la perspectiva de quien compra.

3.3 Revisión en nueve pasos

1. Confirmar que la operación pertenece a la entidad y que existen contrato, entrega o evidencia de ejecución.
2. Verificar emisor, receptor, UUID, versión y estado del comprobante ante el SAT.
3. Leer los conceptos y comprobar cantidades, precios, descuentos y clasificación del bien o servicio.
4. Revisar bases, tasas, cuotas, exenciones, retenciones y complementos aplicables.
5. Identificar la fecha de devengo y separarla de la de factura, timbrado y pago.
6. Determinar el tratamiento de ISR según el régimen y el tipo de contraparte.
7. Determinar el tratamiento de IVA e IEPS, incluyendo pago efectivo, destino y restricciones.
8. Asociar factura, sustituciones, notas de crédito, REP, pago bancario y pólizas sin duplicar la operación.
9. Documentar incidencias, solicitar correcciones y conservar evidencia de su resolución.

4. Qué campos del CFDI se consideran para pagar impuestos

Los campos ayudan a reconstruir la base y el momento fiscal, pero la ley determina el impuesto. El prellenado del SAT facilita la declaración; su información debe conciliarse con las operaciones reales, sus cancelaciones, cobros, devoluciones y excepciones.

4.1 ISR: el régimen cambia la respuesta

La tabla resume supuestos comunes. Contratos de obra, arrendamiento financiero, enajenaciones especiales y otros casos tienen disposiciones propias. Para personas morales del régimen general, el pago provisional del artículo 14 no se calcula simplemente restando todos los gastos del mes a las ventas de ese mismo mes. [8]

4.2 IVA: la clave PUE no sustituye el cobro

El IVA se analiza con los artículos 1-B y 5 de la LIVA. Para el impuesto trasladado importa el cobro efectivo; para el acreditamiento, además del pago efectivo, deben revisarse indispensabilidad, comprobación, traslado expreso, destino, retenciones y proporción acreditable, según corresponda. [9]

Un CFDI PUE es una declaración sobre el método de pago, no un estado de cuenta. La regla 2.7.1.39 permite utilizar PUE cuando se espera recibir el total dentro del mes y se cumplen sus condiciones. Si no se cobra íntegramente en ese plazo, procede corregir mediante sustitución por PPD y expedir los complementos por los pagos recibidos. La regla contiene una particularidad para integrantes del sector financiero, por lo que no debe generalizarse a todos. [1]

El REP debe analizarse por FechaPago y por cada DoctoRelacionado: IdDocumento, NumParcialidad, ImpSaldoAnt, ImpPagado e ImpSaldoInsoluto. Cuando intervienen monedas distintas también se revisan MonedaP, TipoCambioP, MonedaDR y EquivalenciaDR. Los impuestos de los documentos y del pago deben conciliarse con los totales del complemento. [14]

La regla 2.7.1.32 fija la expedición del complemento, como máximo, al quinto día natural del mes siguiente al de los pagos recibidos. Esto es distinto del plazo para enviar la balanza. [1]

4.3 IEPS, retenciones y monedas

En IEPS deben identificarse producto o servicio, sujeto, tasa o cuota, unidades y requisitos específicos de acreditamiento. Los artículos 4 y 5 de la LIEPS contienen condiciones que impiden tratar todo IEPS pagado como acreditable. Cuando no es recuperable, debe analizarse su integración al costo o gasto y su tratamiento en la base de IVA. En importaciones también intervienen pedimento y pago de contribuciones. [10]

Las retenciones reducen el importe entregado al proveedor, pero no reducen automáticamente el ingreso o gasto base. Por ejemplo, pagar honorarios netos después de retener ISR e IVA exige reconocer también el pasivo por las retenciones y su entero.

El TipoCambio del CFDI se contrasta con la base contable y la fiscal. El artículo 20 del CFF contiene reglas de conversión para determinar contribuciones; no basta copiar cualquier cotización comercial. Contablemente deben analizarse el reconocimiento inicial y la valuación posterior de partidas monetarias conforme a NIF B-15, si ése es el marco aplicable. Las diferencias cambiarias requieren auxiliares propios. [6] [20]

5. Requisitos fiscales, partidas no deducibles y uso del CFDI

5.1 Cinco situaciones que deben separarse

La falta de CFDI nacional no es una regla universal de no deducción: existen operaciones soportadas por documentación extranjera y supuestos con reglas específicas. Tampoco toda provisión, depreciación o fluctuación cambiaria necesita un CFDI nuevo por cada asiento. La pregunta correcta es qué soporte exige esa operación y qué disposición resulta aplicable. [6] [7] [8]

5.2 Requisitos frecuentes para deducir

En personas morales del Título II deben revisarse, entre otros, los artículos 25, 27 y 28 de la LISR: indispensabilidad, comprobante, medio de pago, registro contable, deducción una sola vez, retenciones y entero, traslado de IVA, temporalidad y restricciones particulares. En personas físicas y RESICO moral deben consultarse sus reglas específicas, incluidos los artículos 103 a 105 y 208 a 210. [8]

Los pagos superiores a $2,000 están sujetos a los medios previstos por el artículo 27, fracción III, cuando éste resulte aplicable. En combustibles para vehículos, el requisito de pago por los medios autorizados aplica aun por montos menores; además, debe atenderse la información del permiso exigida por la disposición. Una transferencia hecha con efectivo en ventanilla no equivale, por ese solo hecho, a una transferencia desde una cuenta del contribuyente.

Para gastos de un ejercicio, el artículo 27, fracción XVIII, distingue la oportunidad para reunir requisitos y obtener el comprobante, y exige que la fecha de expedición corresponda al ejercicio de deducción. No debe extrapolarse un caso de factura de septiembre recibida en octubre a uno de diciembre facturado en enero sin revisar esta condición.

5.3 Cómo afecta la clave de uso del CFDI

UsoCFDI es un requisito formal y debe corresponder al uso indicado por el receptor y a su régimen. No decide la naturaleza contable del bien ni convierte por sí mismo una erogación en deducible. Primero se determina qué se adquirió y para qué se utiliza; después se confirma que el comprobante lo documenta correctamente.

La guía del SAT para CFDI 4.0, apéndice 7, pregunta 1, indica cancelar y sustituir cuando el receptor dará un uso distinto del señalado. Por tanto, no es correcto repetir sin matices el criterio histórico de que el uso nunca necesita corregirse. La sustitución debe conservar la relación documental y evitar que se contabilicen dos compras o dos ingresos. [6] [13] [15]

Ejemplo: una computadora de $30,000 se factura con G03, aunque el uso correspondiente sea I04. Contablemente se analiza como equipo; se solicita la sustitución del CFDI con la clave adecuada y se documenta el vínculo entre folios. Cambiar la clave en una hoja de Excel o editar el XML recibido no corrige el comprobante.

6. Catálogo de cuentas: estructura contable y correspondencia fiscal

El catálogo debe responder al negocio: qué recursos maneja, qué obligaciones tiene, cómo genera ingresos y qué necesita controlar. El código agrupador del SAT es una correspondencia adicional. No obliga a reemplazar la numeración interna por la numeración del SAT ni convierte su catálogo en un plan único para todas las empresas. [1] [11]

Una estructura útil separa activos, pasivos, capital, ingresos, devoluciones sobre ingresos, costos, gastos, resultado financiero y cuentas de orden. Dentro de cada familia conviene distinguir moneda, contraparte, impuesto, tasa y etapa del cobro o pago cuando ello sea necesario para conciliar las obligaciones.

6.1 Mayor, subcuenta y auxiliar

Ejemplo de numeración interna: 1200 Clientes es cuenta de mayor; 1200.01 Clientes nacionales es subcuenta de primer nivel; 1200.01.001 Cliente A es un auxiliar adicional. En el archivo debe conservarse la relación mediante SubCtaDe y el número de Nivel correspondiente.

El mínimo ordinario de envío es cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel. Si el contribuyente realmente sólo genera cuentas de mayor, aplica la excepción prevista por la regla 2.8.1.5, con asociación a la subcuenta de primer nivel del agrupador. No debe eliminar auxiliares útiles para aparentar que esa excepción resulta aplicable.

Los rótulos Activo, Pasivo, Ingresos o Gastos no son por sí mismos cuentas de mayor para este propósito. El número interno debe coincidir exactamente entre catálogo y balanza, incluidos ceros, puntos y demás caracteres. La estructura que se remite no elimina la obligación de conservar el detalle analítico. [1] [21]

6.2 Códigos relevantes del agrupador del SAT

Los siguientes son códigos verificados en el Anexo 24 de 2026. Son una selección de consulta; la asignación concreta depende de la naturaleza y preponderancia de cada cuenta. Las denominaciones internas pueden ser distintas. [11]

6.3 Qué deben contener las cuentas de ingresos

La balanza debe permitir distinguir impuestos por cobrar y pagar, impuestos trasladados cobrados, acreditables pagados, tasas, cuotas y actividades por las que no se deba pagar impuesto. Esto exige separar los ingresos gravados al 16%, al 0%, exentos y no objeto, y los tratamientos de IEPS que efectivamente existan. [1] [7]

También puede ser útil separar ventas y servicios, contado y crédito, partes relacionadas, mercado nacional y exportación, sucursales y líneas de negocio. No todas estas aperturas son una obligación universal de crear una cuenta nueva: algunas se controlan con auxiliares o dimensiones del sistema. Lo indispensable es que la información permita identificar la operación y que el nivel enviado cumpla la regla.

No debe inventarse un código oficial llamado «ingresos no objeto» cuando no aparezca con ese nombre en el agrupador. Se conserva la cuenta interna específica y se documenta la equivalencia más apropiada. Los códigos históricos del Anexo 24 tampoco crean por sí mismos un impuesto o un estímulo: la presencia de una tasa, impuesto antiguo o referencia fronteriza en el catálogo no prueba su aplicación legal al contribuyente.

6.4 Cuentas para devolver ingresos e IVA al cliente

Conviene distinguir devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre ventas, clientes o importes por devolver, bancos, IVA no cobrado y el control del IVA restituido. El tratamiento cambia si la venta estaba pagada o seguía pendiente. Si se devuelve un anticipo todavía registrado como pasivo, se cancela ese pasivo; no se genera automáticamente una devolución sobre ingresos que nunca se habían reconocido contablemente.

Cuando el IVA ya fue cobrado y declarado, la restitución se controla para aplicar el artículo 7 de la LIVA en el periodo correspondiente. No se llama IVA acreditable de compras al impuesto que el vendedor devuelve a su cliente. Si nunca se cobró la operación, normalmente se cancela el IVA pendiente de cobro junto con el saldo del cliente. [9]

6.5 Provisión de impuestos y cuentas fiscales

El ISR propio del ejercicio se separa de pagos provisionales, ISR a favor, ISR retenido por clientes, ISR retenido a terceros e impuestos diferidos. El IVA por pagar se determina al conciliar impuesto cobrado, acreditable, retenciones y saldos aplicables; no se registra ordinariamente como gasto cuando es recuperable o trasladado a terceros.

Las cuotas patronales y el impuesto sobre nóminas sí pueden representar gasto de la entidad y pasivo al devengarse. Las retenciones a trabajadores o proveedores representan importes que deben enterarse por cuenta de terceros. Mezclarlos en una sola cuenta dificulta identificar qué se pagó y qué continúa pendiente.

CUFIN, CUCA, pérdidas fiscales, deducción de inversiones y ajuste anual por inflación pueden controlarse con auxiliares, papeles de trabajo y cuentas de orden. La existencia de un código agrupador no obliga a usar todas las cuentas de orden del catálogo. Cuando existan y sean parte de la contabilidad, deben reflejarse de forma consistente; no se incorporan a ingresos o gastos financieros sólo para hacer coincidir la utilidad contable y la fiscal. [1] [8] [11]

7. Pólizas y guía contabilizadora

Una guía contabilizadora es el documento interno que establece cómo registrar operaciones recurrentes. Debe indicar qué documento las origina, cuándo se reconocen, qué cuentas se cargan y abonan, cómo se relacionan sus CFDI, qué controles fiscales aplican y quién revisa el asiento. No hay una guía universal del SAT que resuelva todas las operaciones de todos los contribuyentes.

7.1 Acto, actividad y operación

Estos términos pueden superponerse. No existe una regla universal que convierta esa tabla en tres categorías excluyentes. Para resolver el impuesto debe revisarse la definición de cada ley: el artículo 16 del CFF clasifica actividades empresariales; el artículo 1 de la LIVA identifica actos o actividades gravados. [6] [9]

7.2 Contenido mínimo de una póliza bien soportada

El RCFF exige registros analíticos, cronológicos y relacionados con los comprobantes, saldos, contribuciones y medios de pago. En consecuencia, una póliza debe permitir conocer fecha, identificador, concepto suficiente, cuentas, cargos y abonos, terceros, moneda y tipo de cambio, impuestos, documentos y vínculo con el pago cuando exista. [7]

La regla 2.8.1.5 exige distinguir folios fiscales y datos de terceros. Si el sistema no identifica el UUID dentro de las pólizas, puede utilizarse el auxiliar de folios con los datos requeridos. Esto no equivale a eliminar la relación documental. Para depreciaciones, estimaciones o provisiones sin CFDI nuevo se conserva el papel de trabajo y se relaciona, cuando corresponda, el comprobante de origen. [1]

7.3 Requisitos según la forma de pago

El artículo 1-B de la LIVA contiene reglas particulares para cheques y otros medios de extinción. Para la deducción sujeta a pago, los artículos 27, fracción VIII, y 105 de la LISR también resultan relevantes. La facilidad de registrar «NA» de la regla 2.8.1.13 cuando se desconoce el medio de pago es una facilidad de registro: no subsana los requisitos sustantivos de deducibilidad. [1] [8] [9]

Sobre compensación civil, la jurisprudencia 2a./J. 19/2023 (11a.), registro digital 2026404, aborda la improcedencia de tratarla como pago del IVA para acreditamiento o saldo a favor en la legislación de 2019 y 2020. Su alcance exige revisar las disposiciones y circunstancias del caso; es una razón concreta para no acreditar IVA automáticamente sólo porque dos adeudos se compensaron. [22]

8. Casos prácticos: del documento a la póliza y al impuesto

Las cuentas siguientes son nombres didácticos. Cada despacho debe relacionarlas con su catálogo y agrupador. Debe y Haber se presentan en positivo; un guion significa que ese renglón no tiene movimiento en la columna. Los casos son independientes, salvo que expresamente se indique una continuación.

Caso 1. Venta a crédito y cobro parcial en otro mes

Una persona moral del régimen general entrega mercancía y expide CFDI PPD el 28 de septiembre por $100,000 más IVA de $16,000. El costo de la mercancía es $60,000. El cliente paga $58,000 el 10 de octubre, equivalentes al 50% de la operación; el resto queda pendiente.

Contablemente, septiembre muestra ingreso de $100,000 y costo de $60,000. Para ISR de esta PM, el ingreso de la venta se acumula en septiembre conforme al artículo 17; el pago provisional se determina con la mecánica del artículo 14. Para IVA, al no existir cobro previo, el impuesto de septiembre de esta operación es cero y el IVA cobrado en octubre es $8,000. El REP de octubre debe aplicar $58,000 y dejar saldo insoluto de $58,000. [8] [9]

Si la misma operación correspondiera a una persona física empresarial con acumulación por flujo, el ingreso fiscal se analizaría por el cobro de $50,000 sin IVA en octubre. Cambiar de régimen cambia el resultado fiscal, aunque la lógica financiera de la venta devengada se conserve.

Caso 2. Servicio de septiembre facturado en octubre

Una PM recibe y acepta mantenimiento por $10,000 más IVA en septiembre. El proveedor expide el CFDI correcto el 2 de octubre y se paga por transferencia el 15 de octubre. El contrato y el entregable permiten reconocer la obligación al cierre de septiembre.

Al recibir el CFDI se vincula y, si el sistema lo requiere, se reclasifica el pasivo al proveedor, sin registrar nuevamente el gasto. Al pagar: cargo al pasivo y abono a bancos por $11,600; cargo a IVA acreditable pagado y abono al IVA pendiente por $1,600, si se cumplen todos los requisitos.

La cuenta transitoria del impuesto no significa que éste se pueda acreditar en septiembre. Para ISR, un proveedor persona física activa la revisión del pago efectivo del artículo 27, VIII. Al mantenerse factura y operación dentro de 2026, no existe por ese solo hecho la diferencia entre ejercicios del artículo 27, XVIII; sus demás requisitos continúan siendo exigibles. [8] [9]

Caso 3. Compra de mercancía y asociación del costo

Se compran y reciben 100 unidades de $600 cada una, a crédito. Se venden 60 unidades durante el mes. No hay otros costos ni diferencias de inventario.

El inventario final es de $24,000. Para una PM del régimen general, el costo fiscal se analiza conforme a los artículos 39 a 43 de la LISR y demás requisitos: la compra completa no se deduce automáticamente como costo. En PF empresarial y PM RESICO existen reglas de deducción de adquisiciones y pago efectivo distintas; no se traslada mecánicamente este resultado fiscal a esos regímenes. El IVA de $9,600 sigue pendiente mientras no se cumpla el requisito de pago y los restantes del artículo 5. [8] [9]

Caso 4. Devolución de una venta ya cobrada

Una venta de mercancía se cobró y declaró previamente. En octubre el cliente devuelve bienes por precio de $10,000 más IVA de $1,600. El vendedor emite el CFDI E relacionado y devuelve $11,600 por transferencia. La mercancía recuperable vuelve al inventario con costo de $6,000.

El IVA restituido se controla como disminución del impuesto del vendedor conforme al artículo 7, no como IVA acreditable de una compra. La documentación debe identificar la operación original y separar contraprestación e impuesto. Para ISR de PM, las devoluciones, descuentos y bonificaciones se analizan como deducción del artículo 25, I; no se resta sin más la nota de crédito de ingresos nominales de cualquier pago provisional. [8] [9]

Si la venta continuaba totalmente a crédito, el asiento sería cargo a devoluciones por $10,000 y a IVA no cobrado por $1,600, con abono a clientes por $11,600. No habría salida bancaria ni IVA previamente cobrado por restituir. Si sólo se había cobrado una parte, es necesario conciliar la aplicación de la nota y del reembolso a la porción cobrada y pendiente.

Desde la perspectiva del comprador, la devolución reduce el inventario o gasto que corresponda y cancela la parte de IVA pendiente o disminuye el impuesto acreditable previamente considerado. No debe dejarse vigente el acreditamiento de un IVA efectivamente restituido.

Caso 5. Anticipo recibido antes de prestar el servicio

Una PM recibe $23,200, de los cuales $20,000 corresponden a contraprestación y $3,200 a IVA. El servicio aún no se presta. Para efectos del CFDI debe determinarse si se trata de un verdadero anticipo según la guía —sin bien o servicio o precio determinado— o de una parcialidad de una operación ya identificada. Un depósito de garantía reembolsable exige otro análisis.

El ingreso contable se reconoce cuando corresponda cumplir la obligación de desempeño. El cobro puede generar acumulación de ISR en una PM general conforme al artículo 17 y causa el IVA en los términos del artículo 1-B. Por ello se requiere conciliación: pasivo contable y posible ingreso fiscal anticipado. [8] [9]

Al prestar el servicio se aplica el anticipo y se reconoce el ingreso, controlando que el ISR no se acumule dos veces. Si se devuelve antes de prestar el servicio, se carga el pasivo de $20,000 y se registra la restitución del IVA con abono a bancos por $23,200. La devolución del pasivo no debe duplicarse como devolución sobre una venta contable inexistente. Los CFDI de anticipo y su aplicación deben seguir el procedimiento del SAT que corresponda. [13]

Caso 6. Equipo de cómputo: activo, depreciación y deducción fiscal

Una PM general compra por transferencia equipo por $30,000 más IVA de $4,800. Está disponible para uso desde el 1 de enero, se usa durante todo 2026, tiene vida útil contable estimada de tres años, valor residual cero y depreciación lineal. Se supone uso exclusivo en actividades gravadas, requisitos completos y ausencia de estímulos.

La depreciación contable anual es de $10,000 y la mensual aproximada de $833.33, ajustando centavos al cierre. Cada mes se carga depreciación y se abona depreciación acumulada. La deducción fiscal ordinaria del equipo de cómputo considera el porcentaje máximo del 30% del artículo 34, VII: $9,000 anuales antes de actualización, bajo los supuestos del caso. Deben aplicarse los meses completos de uso y la actualización del artículo 31 que efectivamente correspondan. [8]

En conciliación se adiciona la depreciación contable de $10,000 y se resta la deducción fiscal calculada, no ambas a la vez como gasto. La diferencia del ejemplo, antes de actualización, es $1,000. El auxiliar de inversiones conserva fecha, descripción, CFDI, monto original, porcentaje, meses de uso, actualización y saldo pendiente. La estimación contable de vida útil no se fija automáticamente igual al porcentaje fiscal.

Caso 7. Combustible pagado en efectivo

Se adquiere combustible para un vehículo del negocio por base de $1,000 e IVA de $160. Existe CFDI, pero se paga en efectivo y no se cuenta con una excepción aplicable al requisito de medio de pago. El ejemplo simplifica otros componentes que pueden estar incorporados en el precio del combustible.

El gasto real se registra. Sin embargo, el pago en efectivo incumple el requisito específico del artículo 27, III, aun por menos de $2,000. Bajo estos supuestos no se considera deducible para ISR y el IVA no se acredita conforme al artículo 5, I, de la LIVA. Tener factura con PUE no subsana el medio de pago. [8] [9]

Caso 8. Restaurante con deducción parcial

Una PM paga con tarjeta un consumo de negocio por $1,000 más IVA de $160. Se cumplen los demás requisitos y se trata de consumo ordinario en restaurante, no de viático que cumpla las condiciones particulares ni de bar.

Asiento: cargo a gasto de restaurante $1,146.40, cargo a IVA acreditable $13.60 y abono a bancos o tarjeta por pagar $1,160. El auxiliar separa $85 deducibles de $1,061.40 no deducibles, considerando en este último importe la base no deducible y su IVA. La limitación deriva del artículo 28, XX, de la LISR y el acreditamiento proporcional del artículo 5, I, de la LIVA. No todo consumo fuera de la oficina es viático. [8] [9]

Caso 9. Provisión de ISR y determinación de IVA

Supóngase ISR corriente anual determinado de $21,000 y pagos provisionales efectivamente enterados por $14,000. No se incluyen impuestos diferidos en este caso.

El pasivo neto es de $7,000. Al pagarlo se carga ISR por pagar y se abona bancos. Los pagos provisionales se habían registrado como anticipo del impuesto; no se reconoce otro gasto por cada pago. El ISR propio no es deducible para determinar ese mismo impuesto. Si existen diferencias temporales, el análisis de NIF D-4 se realiza por separado. [8] [20]

Para IVA, supóngase impuesto cobrado de $8,000 e IVA acreditable procedente de $3,200, sin otras partidas. Se carga IVA trasladado cobrado por $8,000 y se abona IVA acreditable pagado por $3,200 e IVA por pagar por $4,800. El pago posterior cancela el pasivo. Este movimiento no genera un gasto operativo de $4,800.

Caso 10. Honorarios a una persona física y control de retenciones

Una PM paga en septiembre honorarios de una PF del régimen de actividades profesionales, que no es RESICO, por $10,000 más IVA de $1,600. Se supone servicio personal independiente sujeto a retención de ISR del 10% y de dos terceras partes del IVA. El neto entregado es $9,533.33.

El ISR de 10% se sustenta en el artículo 106 de la LISR; el IVA, en el artículo 1-A, II, inciso a), de la LIVA y el artículo 3 de su Reglamento. Si el prestador fuera PF RESICO, debe revisarse la retención de ISR del 1.25% del artículo 113-J; no se utiliza automáticamente el 10%. [8] [9] [23]

El IVA retenido requiere entero y el calendario especial del artículo 5, IV, de la LIVA. En el supuesto de retención de septiembre, enterada en octubre mediante la declaración correspondiente a septiembre, el acreditamiento de esa porción se realiza en la declaración de IVA de octubre, presentada en noviembre, sujeto a los demás requisitos. No se acredita todo el IVA en septiembre por haber entregado el neto al proveedor. El auxiliar debe distinguir impuesto retenido, enterado y ya acreditado.

Caso 11. Nota de cargo por un servicio adicional

Una empresa presta un servicio adicional pactado por $1,000 más IVA de $160, todavía pendiente de cobro. La nota de cargo incrementa la contraprestación: normalmente se documenta con CFDI I y, cuando corresponda, TipoRelacion 02 con el comprobante de origen. No existe un tipo general de CFDI «nota de cargo» separado de los tipos autorizados.

El asiento es cargo a clientes por $1,160, abono al ingreso correspondiente por $1,000 y abono a IVA no cobrado por $160. Si lo que se cobra es un interés, una indemnización u otro concepto, debe revisarse su naturaleza y tratamiento antes de repetir ese asiento. La relación 02 de una nota de débito no debe confundirse con el motivo 02 utilizado en cancelaciones: pertenecen a catálogos distintos. [13] [15]

Caso 12. Gastos comunes de actividades gravadas y exentas

Una entidad realiza en el mes actividades gravadas al 16% por $100,000, al 0% por $50,000 y exentas por $50,000. Paga un gasto común de $10,000 más IVA de $1,600. Se supone que realmente es de uso indistinto, se aplica la mecánica mensual del artículo 5, V, inciso c), y no hay partidas que deban excluirse conforme al artículo 5-C ni una opción distinta ejercida.

La proporción es ($100,000 + $50,000) / $200,000 = 75%. El IVA acreditable común es $1,200 y el no acreditable $400. El asiento es cargo a gasto por $10,400, cargo a IVA acreditable por $1,200 y abono a bancos por $11,600. Los gastos exclusivos de actividades gravadas o exentas se identifican antes de aplicar la proporción; las inversiones tienen reglas y ajustes propios. [9]

El caso demuestra por qué «no causa IVA a pagar» no equivale siempre a exención: las actividades al 0% participan en el numerador acreditable. Los ingresos no objeto requieren revisar el artículo 4-A y las reglas aplicables, no simplemente dejarlos fuera de la conciliación.

Caso 13. Venta con tarjeta y depósito neto de comisión

Se realiza una venta de $10,000 más IVA de $1,600. La procesadora deposita $11,252 y descuenta comisión de $300 más IVA de $48. Se supone que la liquidación demuestra el cobro en ese periodo, existe el CFDI de comisión y su IVA es acreditable.

Registrar el depósito como venta de $11,252 omitiría la separación del ingreso, IVA y comisión. Si entre la venta y la liquidación hay días o meses distintos, se utiliza una cuenta por cobrar a la procesadora y se analiza el momento de cobro conforme a la operación. La liquidación, el banco y los CFDI deben cerrar a los mismos importes.

9. Quién debe llevar y quién debe enviar contabilidad electrónica

La obligación se revisa en dos etapas. Primero, se determina si la ley obliga al contribuyente a llevar contabilidad; después, si debe ingresarla al SAT o tiene una facilidad específica. Entre los fundamentos están los artículos 76, I, 86, I, 110, II, 118, II, y 213 de la LISR, el 32 de la LIVA y el 19 de la LIEPS, según el sujeto y su actividad. [8] [9] [10]

9.1 Matriz de revisión para 2026

Mis cuentas y la facilidad de $4 millones no son sinónimos. La primera tiene sujetos y condiciones de registro propios; la segunda releva expresamente el envío y la DIOT en su ámbito. El RIF subsistente se revisa bajo su régimen transitorio y condiciones particulares, no como una opción abierta para cualquier contribuyente nuevo de 2026. [1]

Tampoco debe asumirse que optar por la deducción del 35% en arrendamiento elimina actualmente toda obligación contable: debe leerse el texto vigente del artículo 118, II, y las facilidades de la RMF, incluida la regla 2.8.1.17. Las versiones históricas de esa obligación pueden conducir a conclusiones equivocadas. [8]

Es recomendable conservar una cédula anual con régimen, ingresos del ejercicio anterior, obligaciones, fundamento de la facilidad y fecha de revisión. Si cambia el régimen o deja de cumplirse una condición, debe analizarse desde cuándo surgen las obligaciones; no se arrastra una exención indefinidamente por la configuración antigua del programa.

10. Archivos que se generan y contenido de cada uno

El XML del CFDI y el XML de contabilidad electrónica son archivos distintos. El primero comprueba una operación; el segundo comunica estructura de cuentas, saldos, movimientos o detalle contable. Un ZIP con facturas descargadas no reemplaza el archivo de balanza. El Anexo 24 de 2026 describe la información y el Anexo Técnico establece su estructura. [11] [12]

10.1 Estructura del catálogo XML

El nodo Catalogo incluye Version, RFC, Mes y Anio; las cuentas se expresan en nodos Ctas con CodAgrup, NumCta, Desc, Nivel y Natur. SubCtaDe establece la cuenta superior cuando corresponde. Natur utiliza D para deudora y A para acreedora. No debe ponerse «D» en todas las cuentas sólo para conseguir que el sistema exporte. [11] [12]

Los datos de sello, certificado y número de certificado se relacionan con el sellado opcional previsto por el estándar. No se deben confundir con el timbrado obligatorio de un CFDI: catálogo y balanza no se convierten en facturas certificadas por un PAC. [12] [21]

10.2 Caso integrado para catálogo y balanza

Una empresa ficticia de servicios comienza sin saldos. En septiembre recibe una aportación de capital documentada de $50,000 y presta a crédito un servicio por $10,000 más IVA de $1,600. No cobra ese servicio ni registra otras operaciones en este caso deliberadamente simplificado. El RFC AAA010101AAA se usa sólo como dato didáctico; no identifica aquí a un contribuyente real ni se pretende presentar sus archivos.

El catálogo tiene cinco cuentas de mayor y cinco subcuentas. En este ejemplo cada mayor agrupa una sola naturaleza y se asocia al mismo subcódigo SAT que su única subcuenta, conforme al criterio de correspondencia del caso. La numeración interna es diferente del agrupador.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<!-- EJEMPLO FICTICIO. NO ENVIAR AL SAT. -->

<cat:Catalogo

xmlns:cat="http://www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/CatalogoCuentas"

xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"

xsi:schemaLocation="http://www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/CatalogoCuentas

http://www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/CatalogoCuentas/CatalogoCuentas_1_3.xsd"

Version="1.3" RFC="AAA010101AAA" Mes="09" Anio="2026">

<cat:Ctas CodAgrup="102.01" NumCta="1100"

Desc="Bancos" Nivel="1" Natur="D"/>

<cat:Ctas CodAgrup="102.01" NumCta="1100.01"

Desc="Bancos nacionales" SubCtaDe="1100" Nivel="2" Natur="D"/>

<cat:Ctas CodAgrup="105.01" NumCta="1200"

Desc="Clientes" Nivel="1" Natur="D"/>

<cat:Ctas CodAgrup="105.01" NumCta="1200.01"

Desc="Clientes nacionales" SubCtaDe="1200" Nivel="2" Natur="D"/>

<cat:Ctas CodAgrup="209.01" NumCta="2300"

Desc="IVA trasladado no cobrado" Nivel="1" Natur="A"/>

<cat:Ctas CodAgrup="209.01" NumCta="2300.01"

Desc="IVA no cobrado" SubCtaDe="2300" Nivel="2" Natur="A"/>

<cat:Ctas CodAgrup="301.01" NumCta="3100"

Desc="Capital social" Nivel="1" Natur="A"/>

<cat:Ctas CodAgrup="301.01" NumCta="3100.01"

Desc="Capital fijo" SubCtaDe="3100" Nivel="2" Natur="A"/>

<cat:Ctas CodAgrup="401.03" NumCta="4100"

Desc="Ingresos por servicios" Nivel="1" Natur="A"/>

<cat:Ctas CodAgrup="401.03" NumCta="4100.01"

Desc="Servicios gravados a credito" SubCtaDe="4100" Nivel="2" Natur="A"/>

</cat:Catalogo>

El archivo completo de ejemplo se incluye en el paquete XML que acompaña esta investigación. Se utiliza el estándar 1.3 publicado por el SAT y se conserva el espacio de nombres exactamente como lo define el esquema, aunque contenga una dirección con http. Un namespace es un identificador técnico: no se cambia manualmente a https por preferencia editorial.

10.3 Balanza: qué debe revisarse

La balanza contiene cuentas de activo, pasivo, capital, resultados y orden que corresponda reportar, con sus saldos iniciales, movimientos y saldos finales. No debe elaborarse sólo con ingresos y gastos ni sólo con partidas que tienen CFDI. Tiene que explicar también saldos de periodos anteriores, aportaciones, préstamos, depreciaciones, provisiones y otros asientos. [1] [11]

El saldo inicial del periodo debe enlazar con el cierre previo, considerando los ajustes identificados. Para cuentas de naturaleza deudora con saldo normal positivo, saldo final = inicial + debe − haber. Para cuentas acreedoras con saldo normal positivo, saldo final = inicial − debe + haber. Los saldos contrarios a la naturaleza exigen análisis y representación consistente, no alteración de la naturaleza para ocultarlos.

La suma de saldos deudores es $61,600 y la de acreedores $61,600. El XML también incluye los mayores, con sus importes acumulados. Para verificar totales no se suman mayores y subcuentas como si todos fueran registros independientes: eso duplicaría los importes. Se compara un mismo nivel o las cuentas de detalle sin duplicar jerarquías.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

<!-- EJEMPLO FICTICIO. NO ENVIAR AL SAT. -->

<bal:Balanza

xmlns:bal="http://www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/BalanzaComprobacion"

xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"

xsi:schemaLocation="http://www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/BalanzaComprobacion

http://www.sat.gob.mx/esquemas/ContabilidadE/1_3/BalanzaComprobacion/BalanzaComprobacion_1_3.xsd"

Version="1.3" RFC="AAA010101AAA" Mes="09" Anio="2026" TipoEnvio="N">

<bal:Ctas NumCta="1100" SaldoIni="0.00"

Debe="50000.00" Haber="0.00" SaldoFin="50000.00"/>

<bal:Ctas NumCta="1100.01" SaldoIni="0.00"

Debe="50000.00" Haber="0.00" SaldoFin="50000.00"/>

<bal:Ctas NumCta="1200" SaldoIni="0.00"

Debe="11600.00" Haber="0.00" SaldoFin="11600.00"/>

<bal:Ctas NumCta="1200.01" SaldoIni="0.00"

Debe="11600.00" Haber="0.00" SaldoFin="11600.00"/>

<bal:Ctas NumCta="2300" SaldoIni="0.00"

Debe="0.00" Haber="1600.00" SaldoFin="1600.00"/>

<bal:Ctas NumCta="2300.01" SaldoIni="0.00"

Debe="0.00" Haber="1600.00" SaldoFin="1600.00"/>

<bal:Ctas NumCta="3100" SaldoIni="0.00"

Debe="0.00" Haber="50000.00" SaldoFin="50000.00"/>

<bal:Ctas NumCta="3100.01" SaldoIni="0.00"

Debe="0.00" Haber="50000.00" SaldoFin="50000.00"/>

<bal:Ctas NumCta="4100" SaldoIni="0.00"

Debe="0.00" Haber="10000.00" SaldoFin="10000.00"/>

<bal:Ctas NumCta="4100.01" SaldoIni="0.00"

Debe="0.00" Haber="10000.00" SaldoFin="10000.00"/>

</bal:Balanza>

El nodo Balanza utiliza TipoEnvio="N" para normal y "C" para complementaria. FechaModBal es requerida por la especificación cuando el envío es complementario. Los nodos Ctas contienen NumCta, SaldoIni, Debe, Haber y SaldoFin; la naturaleza se toma del catálogo, no de una columna adicional inventada dentro de la balanza XML. [12]

10.4 Balanza ajustada de cierre

La balanza ajustada incorpora los ajustes fiscales registrados al cierre y se identifica con el periodo 13 conforme al estándar de balanza. No reemplaza la balanza ordinaria de diciembre ni debe usar una fecha «mes 13» en un asiento. El catálogo conserva sus meses válidos de vigencia; los distintos archivos no comparten necesariamente los mismos valores admitidos en todos sus campos. [1] [12]

Un ejercicio completo sujeto al esquema ordinario contempla doce balanzas mensuales y la ajustada de cierre. El cierre contable, la anual de ISR y la balanza ajustada deben poder conciliarse, pero no tienen que mostrar una utilidad idéntica si existen diferencias fiscales legítimas.

10.5 Pólizas y auxiliares en XML

El archivo de pólizas identifica el periodo y el tipo de solicitud; cada Poliza contiene un identificador único, fecha y concepto, y sus Transaccion muestran cuenta, descripción, concepto, debe y haber. Los documentos y pagos se incorporan en los nodos que correspondan, por ejemplo CompNal para CFDI nacionales, además de los previstos para documentos extranjeros, cheque, transferencia u otros medios. [11] [12]

El auxiliar de folios resuelve la relación entre póliza y comprobantes cuando se utiliza esa vía. El auxiliar de cuenta explica cronológicamente cómo se forma el saldo. Si una factura se paga en tres parcialidades, la información debe permitir seguir las tres aplicaciones sin multiplicar el ingreso o el gasto.

Para pólizas y auxiliares, el estándar distingue AF —acto de fiscalización—, FC —fiscalización compulsa—, DE —devolución— y CO —compensación—. NumOrden y NumTramite se integran conforme al tipo de solicitud y cuando se cuente con la información exigida. No debe inventarse una orden para generar un envío «mensual» de pólizas, porque no son el archivo ordinario que se remite cada mes. [12]

10.6 Nombre y compresión de archivos

La nomenclatura del paquete de envío es RFC + año de cuatro dígitos + periodo de dos dígitos + clave del archivo + .zip. Por ejemplo, para el caso didáctico: AAA010101AAA202609CT.zip y AAA010101AAA202609BN.zip. El XML interno se conserva identificado coherentemente con el archivo y el periodo; no debe limitarse a cambiar de extensión un Excel o un PDF. [12]

Cada paquete de envío debe contener el XML que corresponde a su tipo, con el contenido y nombre requeridos por el aplicativo. El paquete didáctico de esta investigación agrupa ejemplos y explicación: no es, en conjunto, un archivo para subir al SAT. Para una empresa real se generan sus propios archivos desde la contabilidad revisada.

11. Plazos de cumplimiento y correcciones

11.1 Calendario legal del esquema ordinario

Los primeros tres o cinco días de balanzas ordinarias se computan conforme al artículo 12 del CFF, excluyendo los inhábiles aplicables; no deben confundirse con un plazo expresamente señalado en días naturales. Si el vencimiento de una fecha fija cae en día inhábil, se analiza la prórroga legal. También se revisa la regla 2.1.6 y sus modificaciones. [1] [3] [6]

Ejemplo de cómputo: para la información de enero de 2026, marzo es el segundo mes posterior. Como el 1 de marzo es domingo, los primeros tres días hábiles concluyen el 4 de marzo y los primeros cinco el 6 de marzo. Para febrero de 2026, al excluir los días 2 y 3 de abril declarados inhábiles y el fin de semana, los ejemplos de vencimiento son 7 de abril para PM y 9 de abril para PF, bajo las disposiciones revisadas. Estas fechas resultan del cómputo del CFF y la RMF; no se presentan como una agenda descargada del SAT.

La balanza ajustada del ejercicio 2025, presentada durante 2026, tiene fechas de referencia 20 de abril de 2026 para PM y 22 de mayo de 2026 para PF. Para cierres de 2026 y entregas durante 2027 deben revisarse las disposiciones y días inhábiles que se publiquen para ese año; no corresponde afirmar hoy que un calendario de 2027 ya está confirmado.

11.2 Periodicidades especiales

Los emisores de valores y sus subsidiarias que encuadren en la regla 2.8.1.6, II, c), envían archivos mensuales agrupados por trimestre, con fechas señaladas de 3 de mayo, 3 de agosto, 3 de noviembre y 3 de marzo siguiente, sujetas al cómputo aplicable. No se sustituye el trimestre por una sola balanza acumulada. [1]

Las PM agrícolas, silvícolas, ganaderas o pesqueras comprendidas en el Título II, capítulo VIII, que opten válidamente por pagos provisionales semestrales conforme a la RFA, pueden utilizar la periodicidad semestral prevista en el inciso d), mediante seis archivos mensuales y dentro de los primeros tres días del segundo mes posterior al último mes reportado. Estar en el sector primario, por sí solo, no elimina la obligación.

Los archivos de controles volumétricos tienen una regulación adicional y un plazo expresamente señalado en días naturales en la fracción III. No deben confundirse con la balanza ordinaria de este artículo.

11.3 Rechazo informático y modificación de información

Si el SAT rechaza un archivo por error informático, la regla 2.8.1.6 permite reenviarlo hasta obtener aceptación, a más tardar al vencimiento. Existe un supuesto especial para archivos enviados y rechazados dentro de los dos últimos días previos al vencimiento: pueden reenviarse dentro de los cinco días siguientes a la comunicación de no aceptación, para ser considerados oportunos una vez aceptados. No es una prórroga general para cualquier omisión. [1]

Si el contribuyente modifica información previamente enviada para corregir errores u omisiones, debe sustituir los archivos dentro de los cinco días posteriores a la modificación. En una balanza complementaria se utiliza TipoEnvio C, la nomenclatura BC y la fecha de modificación conforme al estándar.

Ejemplo: se detecta una compra duplicada en una balanza aceptada. Se documenta el error, se corrige la contabilidad, se determina qué periodos y saldos posteriores cambian y se generan las sustituciones correspondientes. Si también se dedujo o acreditó dos veces, se revisan las declaraciones. El rechazo de un XML por etiqueta incorrecta y la corrección de una compra duplicada son problemas distintos, aunque ambos puedan requerir un nuevo archivo.

12. Validación y envío de la contabilidad al SAT

12.1 Tres revisiones antes de enviar

El SAT ofrece el Validador de forma y sintaxis de contabilidad electrónica. Debe utilizarse el esquema correspondiente a cada archivo y el estándar vigente que publica el portal. La validación del catálogo no valida automáticamente la balanza, y ninguna de ellas equivale a comprobar el estado de cada CFDI. [12] [17]

12.2 Lista de revisión previa

• RFC y periodo del contenido coinciden con el contribuyente y con el nombre del archivo.
• Se usa el catálogo vigente para el periodo y sus cuentas corresponden con las de la balanza.
• Los códigos agrupadores existen y responden a la naturaleza de las cuentas.
• Los niveles, cuentas superiores y naturalezas están completos y no existen cuentas duplicadas.
• Los cargos y abonos cuadran a un mismo nivel sin duplicar mayores y subcuentas.
• Los saldos iniciales enlazan con el cierre anterior y las modificaciones están explicadas.
• Ingresos, clientes, anticipos, bancos y cobranza tienen conciliación.
• Compras, proveedores, inventarios, activos, pagos e IVA acreditable tienen conciliación.
• El XML usa UTF-8, punto decimal, sin separadores de miles y con caracteres reservados correctamente escapados.
• El ZIP contiene el archivo correcto y se conserva una copia exacta de lo enviado.

Los ejemplos CT y BN de este trabajo fueron comprobados como XML bien formado y contra los XSD oficiales 1.3 descargados para la revisión. También se verificaron sus cuentas y sumas. Esa prueba técnica no implica envío ni aceptación ante el SAT, ni valida la identidad de su RFC ficticio.

12.3 Procedimiento de envío

1. Determinar que existe obligación y concluir la revisión contable y fiscal del periodo.
2. Generar el catálogo cuando sea inicial o se haya modificado, y la balanza correspondiente.
3. Validar el contenido, generar los XML y comprimirlos con la nomenclatura correcta.
4. Entrar al servicio oficial Envía tu Contabilidad Electrónica del SAT, mediante los mecanismos de autenticación disponibles.
5. Seleccionar el motivo de envío que realmente corresponda. El sellado de información contable es opcional en los términos del servicio y estándar.
6. Seleccionar los archivos, confirmar y conservar el acuse de recepción.
7. Consultar el procesamiento y descargar el acuse definitivo de aceptación o rechazo.
8. Corregir rechazos dentro del plazo aplicable y conservar la versión aceptada, sus acuses y la cédula del cierre.

El catálogo inicial debe encontrarse correctamente enviado para que la balanza pueda relacionar números y descripciones. Un folio de recepción no basta para afirmar que el cumplimiento terminó; debe verificarse el resultado definitivo. La ruta del menú puede cambiar, por lo que es preferible buscar el nombre oficial del servicio y entrar desde el portal del SAT. [21] [24]

13. Recuperación de XML y conservación del expediente

13.1 Qué se recupera del SAT

El servicio Consulta y recuperación de comprobantes permite consultar facturas emitidas y recibidas, descargar XML y obtener metadata. La metadata incluye datos como UUID, RFC, fechas, total, tipo y estado; sirve para controles, pero no contiene todo el detalle del XML y no lo reemplaza. [16]

La información pública del servicio consultada señala hasta 2,000 XML diarios por el portal, visualización de los primeros 500 resultados de la consulta, hasta un millón de registros de metadata y atención de solicitudes hasta en 48 horas, con tres días para recuperar documentos. También describe el web service de descarga masiva con e.firma y límites propios. Estos límites operativos deben confirmarse en el servicio al utilizarlo; no son los plazos de envío de contabilidad ni los de conservación fiscal. [16]

13.2 Flujo mensual de descarga y conciliación

1. Descargar emitidos y recibidos por periodo, incluyendo ingresos, egresos, pagos y nómina según corresponda.
2. Recuperar metadata o consultar estados para distinguir vigentes, cancelados y sustituidos.
3. Eliminar duplicados de carga por UUID, conservando el historial documental necesario.
4. Ampliar la búsqueda cuando haya pagos del periodo relacionados con facturas anteriores o REP expedidos después del cierre.
5. Comparar número de comprobantes e importes con el control interno y con los movimientos bancarios.
6. Asociar XML, póliza, documento relacionado y evidencia del pago o de la operación.
7. Registrar diferencias y solicitudes de corrección; actualizar el cierre cuando se resuelvan.
8. Respaldar la información y verificar que pueda restaurarse.

En CONTPAQi, o en otro sistema, la descarga y asociación deben acompañarse de una revisión de empresa, RFC, periodo, estado y aplicación de los comprobantes. La automatización ayuda a capturar y relacionar datos; la clasificación de anticipos, inversiones, partidas no deducibles y pagos parciales necesita reglas contables y revisión. No se presupone una ruta de menús o función idéntica en todas las versiones.

13.3 Recuperar CFDI no reconstruye toda la contabilidad

Los XML emitidos y recibidos no contienen todas las pólizas, conciliaciones, estados de cuenta, contratos, movimientos de inventario ni papeles de trabajo. Para recuperar catálogo, balanzas y pólizas generados por el despacho se conserva el respaldo del sistema y copia de los archivos exportados. Los servicios de acuses permiten consultar la evidencia de envío, pero no deben tratarse como un sustituto del respaldo completo. [7] [24]

El artículo 30 del CFF fija, como regla general, conservación durante cinco años contados desde la presentación o fecha en que debieron presentarse las declaraciones relacionadas. Hay documentos y operaciones con efectos prolongados, procedimientos y registros societarios con reglas especiales; no debe borrarse todo al cumplir cinco años desde la fecha del CFDI. [6]

Si se pierden, destruyen o inutilizan libros o registros, el artículo 35 del RCFF y la regla 2.8.1.16 prevén obligaciones de aviso y reposición. La RMF contempla cuatro meses desde el aviso para la reposición en los términos de la regla. Una nueva descarga de CFDI puede ayudar, pero no exime de reconstruir los demás elementos necesarios. [1] [7]

14. Cierre mensual: conciliaciones que evitan diferencias

Una cédula de incidencias útil incluye: folio, RFC, UUID, fecha de operación, fecha del CFDI, base, impuestos, total, forma y fecha de pago, póliza, cuenta, diferencia, causa, acción, responsable y fecha de solución. El cierre debe conservarse en una versión identificada para que una modificación posterior pueda rastrearse.

Como política interna, el despacho puede descargar y revisar documentos al inicio del mes, conciliar bancos y terceros, resolver incidencias antes de declarar, determinar impuestos y generar el envío contable con margen suficiente. Ésta es una propuesta operativa; no reemplaza los plazos legales ni autoriza retrasar el reconocimiento de operaciones.

14.1 Qué ocurre si no se cumple

El artículo 81, fracción XLI, del CFF contempla infracciones por omitir el ingreso de información contable estando obligado, hacerlo fuera de plazo o apartarse de las reglas, incluidas alteraciones que impidan su lectura. El artículo 82, fracción XXXVIII, muestra en la compilación consultada el rango actualizado para 2026 de $8,050 a $24,130. La aplicación concreta exige identificar conducta, periodo, procedimiento y circunstancias; no es una tarifa automática por cada factura. [6]

Otras irregularidades de libros y registros se analizan conforme a los artículos 83 y 84. Si además se omitieron contribuciones, pueden existir actualización, recargos y sanciones propias. Una multa de contabilidad, una deducción improcedente y la omisión de IVA son cuestiones relacionadas, pero tienen fundamentos y elementos distintos.

Antes de regularizar conviene verificar si la obligación realmente existía, qué archivos faltan, cuáles fueron rechazados y si procede corrección espontánea conforme al artículo 73 del CFF. Un aviso o requerimiento recibido debe leerse antes de concluir que la presentación será espontánea o que no habrá multa. [6]

15. Preguntas frecuentes

¿Puedo registrar una operación sin tener todavía la factura?

Sí puede existir devengo contable con soporte suficiente, como contrato, recepción o estimación confiable. Esto no significa que ya se cumplan los requisitos fiscales para deducir o acreditar. El asiento y el control de pendientes deben distinguir ambos aspectos.

¿Si la factura dice PUE ya puedo acreditar el IVA?

Debe comprobarse el pago efectivo y los restantes requisitos del artículo 5 de la LIVA. PUE no elimina el análisis ni reemplaza la evidencia bancaria. Cuando el comprobante no refleja lo ocurrido, se gestiona su corrección. [9]

¿Todos los CFDI recibidos son deducibles?

No. Puede haber inversiones, inventarios todavía no vendidos, operaciones ajenas al negocio, requisitos pendientes y restricciones legales. Incluso una erogación indispensable puede perder la deducción por incumplir una condición específica. [8]

¿Cada mes se envía el catálogo completo?

Se envía inicialmente y cuando se modifica en el nivel reportado, dentro del plazo de la balanza correspondiente. No es un reenvío mensual obligatorio cuando permanece sin cambios. [1]

¿Las pólizas se envían todos los meses junto con la balanza?

El envío periódico ordinario comprende catálogo cuando corresponde y balanza. Pólizas y auxiliares se entregan en los supuestos de requerimiento o trámite aplicable, conforme a la regla 2.8.1.8. Deben estar disponibles y completos, aunque no se remitan cada mes. [1]

¿Se anexan los XML de las facturas dentro de la póliza electrónica?

La estructura identifica los folios y datos requeridos; no consiste en insertar todos los XML de CFDI dentro del XML de pólizas. Los originales se conservan en el expediente y se entregan cuando el trámite o requerimiento lo exija. [21]

¿Una balanza sin movimientos se deja de enviar?

La mera ausencia de movimientos no elimina por sí sola una obligación vigente. Puede haber saldos que reportar. Deben revisarse el régimen, la situación del RFC, la suspensión y las facilidades concretas antes de omitir el envío. [1] [6]

¿La aceptación del XML confirma que mis impuestos están bien?

La aceptación del archivo no es un dictamen favorable sobre deducciones, materialidad o determinación de impuestos. Sólo cierra la etapa de recepción y validación que corresponda al servicio. Deben conservarse las conciliaciones y el soporte de las operaciones.

¿Puedo corregir sólo el PDF de una factura?

Una edición del PDF no modifica el CFDI timbrado. Los errores del comprobante se corrigen por los procedimientos de emisión, cancelación y sustitución que resulten aplicables. Debe conservarse la relación entre folios y evitar la duplicación contable. [15]

16. Una contabilidad útil para la empresa y defendible ante el SAT

El cierre debe permitir explicar la relación entre operación, documento, póliza, cobro o pago, impuesto y archivo enviado. Cuando esa relación está completa, las diferencias entre contabilidad financiera y fiscal se vuelven identificables y pueden corregirse con precisión.

El trabajo del contador consiste en interpretar los hechos y aplicar el marco correspondiente: separar capital de ingresos, inversiones de gastos, anticipos de ventas, IVA pendiente de IVA procedente y defectos documentales de restricciones fiscales. El catálogo y la guía contabilizadora hacen repetible ese criterio; las conciliaciones prueban que se aplicó de forma consistente.

En Voracom Sys podemos ayudarte a revisar la configuración de tu contabilidad, la asociación de CFDI, los auxiliares de IVA, las pólizas y los archivos de envío, así como a establecer una rutina de cierre mensual en CONTPAQi acorde con las operaciones de tu empresa.

Fuentes y fundamentos consultados

Las referencias numéricas del artículo enlazan con las fuentes siguientes. Las leyes, la RMF y sus anexos se utilizan como fundamento normativo; las guías del SAT explican los aspectos operativos y técnicos. La exposición de NIF es una síntesis didáctica y no reproduce ni sustituye la edición oficial del CINIF. Los casos, importes, asientos y conciliaciones fueron desarrollados para esta investigación.

[1] Resolución Miscelánea Fiscal para 2026, DOF 28-12-2025

Reglas 2.1.6; 2.7.1.32 y 2.7.1.39; 2.8.1.1, 2.8.1.4 a 2.8.1.6, 2.8.1.8, 2.8.1.13 a 2.8.1.17; 3.13.17 y 3.13.18.

[2] SAT — índice oficial de RMF, modificaciones y anexos 2026

Control de publicaciones revisado al 6 de octubre de 2026.

[3] Primera Resolución de Modificaciones a la RMF 2026, DOF 09-07-2026

Se revisó el listado de reglas modificadas; incluye actualización de días inhábiles.

[4] Segunda Resolución de Modificaciones a la RMF 2026, DOF 01-10-2026

Control de vigencia; no sustituye las reglas centrales de contabilidad analizadas.

[5] Tercera Resolución de Modificaciones a la RMF 2026, DOF 02-10-2026

Su transitorio fija entrada en vigor el 31-12-2026. Se distingue publicación de vigencia.

[6] Cámara de Diputados — Código Fiscal de la Federación

Texto consultado con última reforma DOF 09-04-2026. Artículos 12, 16, 20, 28, 29, 29-A, 30, 30-A, 73, 81, 82, 83 y 84.

[7] Cámara de Diputados — Reglamento del Código Fiscal de la Federación

Artículos 33, apartados A y B; 34 y 35.

[8] Cámara de Diputados — Ley del Impuesto sobre la Renta

Artículos 14, 17, 25, 27, 28, 31, 34, 39 a 43, 76, 86, 102 a 106, 110, 113-E, 113-J, 114, 118 y 207 a 213, según el supuesto.

[9] Cámara de Diputados — Ley del Impuesto al Valor Agregado

Artículos 1, 1-A, 1-B, 4-A, 5, 5-A, 5-B, 5-C, 5-D, 7 y 32.

[10] Cámara de Diputados — Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios

Artículos 4, 5 y 19; referencia a requisitos específicos, sin generalizar acreditamientos.

[11] SAT — Anexo 24 de la RMF 2026, DOF 13-01-2026

Contenido de archivos y código agrupador de cuentas.

[12] SAT — Contabilidad en medios electrónicos, Anexo Técnico

Documento enlazado por el servicio oficial de envío; esquemas 1.3, atributos, sellado opcional y nomenclatura.

[13] SAT — Guía de llenado CFDI 4.0, copia institucional de Tamaulipas

Campos, tipos, relaciones, anticipos y apéndice 7, pregunta 1 sobre UsoCFDI. Para catálogos dinámicos y plazos se contrastan las disposiciones vigentes.

[14] SAT — esquema oficial del complemento para recepción de pagos 2.0

Estructura de Pago, DoctoRelacionado, impuestos, monedas, parcialidades e importes.

[15] SAT — Proceso de cancelación de facturas

Motivos de cancelación, sustitución y aceptación; distinguir catálogos de motivos y relaciones.

[16] SAT — Consulta y recuperación de comprobantes

Descarga, metadata, portal y web service. Límites operativos publicados, sujetos a confirmación al usar el servicio.

[17] SAT — Validador de forma y sintaxis de contabilidad electrónica

Herramienta de validación técnica de XML contables.

[18] CINIF — Carta de promulgación de NIF A-1, 23-12-2021

Promulgación y entrada en vigor del nuevo Marco Conceptual a partir de 2023.

[19] CINIF — Mejoras a las NIF 2023, documento liberado

Referencia al nuevo Marco Conceptual y cambios consecuenciales. Se emplea una síntesis, sin reproducción extensa de normas.

[20] CINIF — Portal de la edición oficial NIF 2026

Referencia editorial consultada. El texto íntegro requiere acceso al libro oficial; no se presenta esta investigación como reproducción o verificación exhaustiva de cada párrafo de esa edición.

[21] SAT — Envía tu Contabilidad Electrónica

Servicio, procedimiento, acuses, niveles, CFDI asociados y preguntas frecuentes.

[22] SCJN — Jurisprudencia 2a./J. 19/2023 (11a.), registro 2026404

Compensación civil y pago del IVA para acreditamiento o saldo a favor; criterio referido a legislación de 2019 y 2020. Ficha y rubro contrastados en el buscador oficial de la SCJN.

[23] Cámara de Diputados — Reglamento de la Ley del IVA

Artículo 3, fracción I: retención de dos terceras partes en los supuestos señalados.

[24] SAT — Consulta tus acuses de Contabilidad Electrónica

Procedimiento operativo de localización; las referencias históricas de la página no sustituyen la RMF 2026 utilizada como fundamento.

[25] SAT — XSD de catálogo de cuentas 1.3

Esquema utilizado para la validación local del catálogo didáctico.

[26] SAT — XSD de balanza de comprobación 1.3

Esquema utilizado para la validación local de la balanza didáctica.

[27] SAT — Catálogos para esquemas de contabilidad electrónica 1.3

Dependencia oficial utilizada para validar los códigos agrupadores del catálogo.

Contenido informativo. No sustituye una asesoría formal: su alcance depende de cada caso. Las disposiciones fiscales cambian, así que revisa la fecha de investigación antes de usar estas cifras.