Contabilidad: pólizas, impuestos y cierres sin errores

Sigue un cierre contable en México con pólizas de compras, nómina y fletes. Concilia IVA, ISR y PTU y comprueba tus estados financieros en Excel.

Contabilidad: pólizas, impuestos y cierres sin errores

Una empresa de Jalisco vende refacciones por $365,000 y presta un flete nacional por $48,000. Al cierre tiene $413,000 de ingresos, aunque una parte de las ventas todavía está en clientes. Si declara el IVA directamente a partir de las ventas del mayor, pagará impuesto sobre dinero que aún no cobró. Si calcula el ISR con los depósitos del banco, omitirá parte del ingreso y podría incorporar aportaciones de los socios.

El caso sigue ambas operaciones desde su origen hasta la declaración y las contrasta con inventarios, gastos, nómina y activos. El resultado se puede reproducir en Excel y cotejar con la balanza, el estado de resultados y el balance general de CONTPAQi Contabilidad.

Empresa y alcance de la práctica

Sociedad mercantil mexicana en operación desde ejercicios anteriores. Su actividad principal es la comercialización de refacciones y presta fletes nacionales a terceros de manera accesoria. Uno de sus socios es persona moral. Para el ejercicio se aplica el régimen general del Título II de la LISR. Los fletes representan aproximadamente 11.6 % de sus ingresos y se realizan por cuenta propia. LISR, arts. 9, 72 y 206.

Los importes están expresados en pesos mexicanos. Se proyecta el cierre al 31 de diciembre de 2026 con cifras didácticas. El factor de actualización de las inversiones usa índices publicados. Para el ajuste anual por inflación se supone un 4 %, que al cierre real debe sustituirse por el factor calculado con el INPC de diciembre. Las retenciones y las cuotas se cotejan con los CFDI y las cédulas de cada trabajador.

Una póliza se puede reconstruir si conserva fecha, concepto, contraparte, cuentas, importes, folio fiscal y vínculo con el documento de origen. En operaciones sin CFDI, como la aportación de capital, identifica el soporte que corresponde al acto. CFF, arts. 28 a 30 y Reglamento del CFF, art. 33.

Compras, ventas y cobranza en el diario

La póliza de apertura A00 carga $100,000 a bancos, $160,000 a la unidad de carga y $24,000 a la licencia. Los $284,000 se abonan al capital social. En diciembre, el depósito de socios por $60,000 se registra en I01 con cargo a bancos y abono a capital. Al conciliar los depósitos con ventas, separa esos $60,000 y conserva el acta y el comprobante de transferencia.

De la entrada al almacén a la cuenta por cobrar

El inventario final es $23,000. Verifícalo con las unidades disponibles por su costo y el conteo físico. En clientes quedan $145,000, integrados por $125,000 de precio y $20,000 de IVA pendiente. La cuenta por cobrar conserva el importe total exigible al cliente, mientras el auxiliar de IVA espera el cobro. LISR, arts. 17 y 39 y LIVA, arts. 1-B y 5-D.

Gastos, inversiones y servicios profesionales

La prima cubre únicamente diciembre y su saldo anticipado queda en cero. Si una póliza cubre doce meses en dos ejercicios, distribuye el costo por vigencia. Documenta por separado el tratamiento fiscal de la prima. En mantenimiento hay un trabajo recibido, comprobado y aceptado de una persona moral del régimen general. El gasto de $5,000 corresponde al ejercicio aun a crédito si satisface los requisitos fiscales. Los $800 de IVA esperan el pago.

El profesionista es persona física del régimen general, sin domicilio ni establecimiento en Jalisco, y presta el servicio íntegramente desde otra entidad. La sociedad retiene 10 % de ISR y dos terceras partes del IVA de $1,440. Si el prestador estuviera en RESICO de personas físicas, habría que revisar la retención federal de ISR del 1.25 % sobre el pago sin IVA. LISR, arts. 106 y 113-J y RLIVA, art. 3, fr. I.

Vida útil y comienzo de uso

La unidad de carga y la licencia temporal se adquirieron en diciembre de 2025 y estuvieron disponibles desde enero de 2026. Se usa línea recta, diez años y valor residual cero para la unidad. La licencia tiene vigencia de diez años. Para el ejercicio se eligió el 10 % fiscal en ambos bienes, dentro de los máximos legales que aplican a su clasificación. La computadora queda disponible en enero de 2027. Su IVA pagado en diciembre puede acreditarse aunque su depreciación empiece después. NIF C-5, C-6 y C-8, edición del CINIF y LISR, arts. 27 y 31 a 34.

Nómina, seguridad social e impuesto estatal

La nómina corresponde a dos trabajadores de planta que prestan servicios de temporada. N01 y N02 concentran las dispersiones y los CFDI emitidos en cada mes. Las cantidades de ISR y cuotas se toman de los CFDI y de las cédulas supuestas del caso. Al reproducir una nómina real, sustituye esos importes por los calculados por trabajador y periodo de pago.

N01 y N02 cargan el bruto a sueldos y abonan a bancos el neto, a ISR retenido y a las cuotas obreras por enterar. Por separado, S01 y S02 cargan los cuatro gastos patronales y abonan a sus pasivos. Los pagos E01 a E04 cancelan esos pasivos. De los $66,000 de nómina, $3,000 son percepciones exentas de ISR para el trabajador. En el supuesto se incluyen en la base estatal y se acredita que la proporción de exentos no disminuyó.

Qué conciliar antes de pagar las cuotas

El salario base de cotización se determina por trabajador. Para el retiro, la cuota patronal es 2 % del SBC. En cesantía y vejez, la parte obrera es 1.125 % y la patronal depende del tramo de SBC y de la tabla gradual de 2026. La aportación de vivienda es 5 % patronal. Las amortizaciones de crédito se descuentan al trabajador conforme al aviso aplicable. El SUA puede incluir RCV en sus cédulas: separa los ramos una sola vez al contabilizar. LSS, arts. 27, 38, 39 y 168 y régimen transitorio y Ley del Infonavit, art. 29.

Las cuotas IMSS ordinarias se enteran por mes vencido, por regla general hasta el día 17 del mes siguiente. RCV e Infonavit se enteran por bimestre vencido. Compara trabajador, días, SBC, incidencias y prima de riesgo entre nómina, cédula SUA y emisión. Después cruza la línea de pago con el cargo bancario. Para ISR, revisa el pago de las cuotas patronales al IMSS, conforme al artículo 25, fracción VI, de la LISR.

En Jalisco se aplica el 3 % a la base estatal de remuneraciones gravadas por trabajo subordinado. Las exenciones locales se revisan por concepto. El SBC y el total gravado para ISR pueden diferir de esa base. El entero ordinario del ISN vence el día 12 del mes siguiente. Ley de Hacienda de Jalisco, arts. 39 a 44 y Ley de Ingresos de Jalisco 2026, art. 13.

Qué IVA lleva cada servicio de transporte

La orden de servicio debe identificar al transportista, la modalidad, el origen, el destino y el tramo por el que responde. Dos empresas pueden mover la misma mercancía y facturar con tasas distintas. El primer transportista que sólo se obliga a llevarla de Guadalajara a Nuevo Laredo presta un servicio nacional, aunque un segundo transportista cruce después a Estados Unidos.

Fundamento de la clasificación. LIVA, arts. 1-A, 15, 16, 24 y 29, Reglamento, arts. 3 y 60, RMF, regla 4.3.6 y criterio 4/IVA/N.

Cómo registra el cliente el IVA del flete

Un cliente recibe y paga un flete nacional de entrega de mercancía por $10,000 más $1,600 de IVA. De los $11,600 que ampara el servicio, entrega $11,200 al transportista y entera los $400 restantes al SAT. La retención equivale al 4 % del precio del servicio. Aplicar 4 % sobre los $1,600 de IVA daría $64 y dejaría una retención insuficiente de $336.

Es un ejemplo independiente. Si el cliente contrató el flete para llevar inventario comprado hasta su almacén, revisa su incorporación al costo. En un pago de la mitad del servicio, la base pagada es $5,000, el IVA es $800, la retención es $200 y salen $5,600 de bancos. La segunda mitad se reconoce al pagarse.

Cuándo puede acreditarse cada parte

Por un pago en diciembre, el transportista resta los $400 que le retuvieron de su IVA propio de ese mes. El cliente puede acreditar $1,200 en diciembre si satisface los requisitos. Entera los $400 retenidos en la declaración de diciembre presentada en enero. Al cumplir oportunamente, puede acreditarlos en la declaración de enero que presenta en febrero. Para ese último paso, carga IVA acreditable y abona IVA retenido pendiente de acreditar. LIVA, arts. 1-A, 5, fr. IV, y 5-D.

Transporte internacional e importación de servicios

El IVA de la mercancía se revisa con el pedimento, incluso cuando el transporte de entrada está fuera del ámbito territorial. Una asesoría logística independiente prestada por un no residente y aprovechada en México puede constituir importación de servicios. Se revisa al pagar la contraprestación. Si se cumplen los requisitos, el IVA que corresponde por esa importación puede acreditarse en la misma declaración mensual. LIVA, arts. 24 a 27 y RLIVA, art. 50.

CFDI y Carta Porte

Para un flete de terceros que circula por vías federales, revisar el CFDI de ingreso con complemento Carta Porte. Para bienes propios trasladados por sus propietarios con medios propios, revisar el CFDI de traslado. Antes de aplicar la facilidad local, comprobar el itinerario y las reglas para tramos federales. En operaciones PPD, conciliar la recepción de pagos por UUID, parcialidad e impuestos y expedir el complemento, por regla general, hasta el quinto día natural del mes siguiente. RMF, reglas 2.7.1.32 y sección 2.7.7.

El IVA de diciembre y las partidas que pasan a enero

Las operaciones de la empresa están gravadas al 16 % y sus erogaciones acreditables se destinan a esa actividad. En este caso concentrado, los movimientos sujetos a IVA ocurren en diciembre. Las operaciones exentas y de exportación de los cuadros comparativos son escenarios independientes.

D04 carga $46,080 a IVA trasladado cobrado. Abona $12,576 a IVA acreditable pagado, $1,920 a IVA retenido por clientes y $31,584 a IVA por pagar. Al enterarlo, se carga el pasivo y se abona a bancos. El impuesto mensual propio se declara, por regla general, hasta el día 17 del mes siguiente, considerando los ajustes legales de plazo.

Saldos que deben seguir abiertos

Quedan $20,000 de IVA pendiente de cobro a clientes y $4,000 de IVA pendiente de pago a proveedores ($3,200 de inventario y $800 de mantenimiento). Los $960 retenidos al profesionista están en su propio pasivo y tienen una contrapartida pendiente de acreditamiento. El entero separado de los $960 habilita el acreditamiento en la declaración mensual siguiente a aquella en que se enteraron, si se cumplen los requisitos. El ISR retenido por $900 se entera también por separado.

Cómo se registra un saldo a favor

Si en otro mes se cobran $8,000 de IVA, el acreditable procedente es $12,000 y el cliente retuvo $1,000, el saldo a favor es $5,000. Se cargan IVA trasladado $8,000 e IVA a favor $5,000. Se abonan IVA acreditable $12,000 e IVA retenido por clientes $1,000. El artículo 6 permite aplicarlo contra el IVA propio de meses posteriores o solicitar la devolución del total. Controla por periodo de origen cuánto se aplicó o solicitó. Según el criterio 23/IVA/N, una vez iniciado el acreditamiento de un saldo se continúa hasta agotarlo. LIVA, arts. 5, 5-D y 6 y criterio del SAT.

En actividades mixtas, identifica el destino de cada erogación. La tasa 0 % puede dar derecho a acreditar el IVA pagado. El gasto exclusivo de actividades exentas no lo genera. Para los gastos comunes, calcula la proporción legal y revisa el ajuste correspondiente en inversiones. LIVA, arts. 5, fr. V, y 5-A.

De la utilidad contable al resultado fiscal

La utilidad contable se obtiene de los ingresos y gastos devengados. Para determinar la base anual del ISR hay que explicar qué reconoce la ley en el mismo ejercicio, qué difiere y qué excluye en forma definitiva. La conciliación sirve también para contestar por qué el margen que ve el socio en los estados financieros difiere del declarado al SAT.

Deducciones y ajuste anual por inflación

Conserva un renglón por inversión con monto original, clasificación, inicio de uso, meses completos, porcentaje, límites y factor de actualización. Para el ajuste anual por inflación, clasifica los créditos y las deudas admitidos por los artículos 44 a 46 y promedia sus saldos a fin de mes. Con inflación positiva, el exceso de deudas produce ajuste acumulable y el de créditos, deducible. Caja y bancos pueden tener tratamiento diferente. Usa el INPC correspondiente al ejercicio. LISR, arts. 16, 17, 25 a 28, 31 a 39 y 44 a 46 y serie mensual del INPC.

Pérdidas fiscales y pagos provisionales

Lleva el control por ejercicio de origen. La pérdida fiscal se actualiza conforme al artículo 57 y en general puede aplicarse en los diez ejercicios siguientes, hasta el importe de la utilidad. Si se pudo disminuir y se omitió, se pierde el derecho por esa parte. El saldo a favor por pagos provisionales en exceso es una cuenta por recuperar. Una pérdida fiscal requiere su propia cédula y no produce por sí sola un impuesto corriente negativo. LISR, arts. 14 y 57.

Determinación anual de ISR y PTU en pesos

La utilidad antes de PTU e ISR en el mayor es de $232,296. Resulta de restar a los ingresos de $413,000 el costo de refacciones por $57,000 y los gastos de operación por $123,704. Cada renglón del puente conserva su signo para poder localizar la diferencia cuando el resultado fiscal cambie.

Los saldos promedio elegibles de créditos y deudas del papel de trabajo son $114,470.33 y $7,155.25. Bajo el supuesto didáctico de inflación anual de 4 %, la diferencia da $4,292.60 deducibles. En créditos se consideran bancos y clientes. En deudas se incluyen proveedores y contribuciones elegibles. En diciembre se incluye el IVA propio y el IVA retenido a enterar. El IVA acreditable pendiente no es una cuenta por cobrar. Véase el criterio 25/ISR/N del Anexo 7.

La deducción de las inversiones resulta de $18,400 × 1.0146. El factor se obtuvo con el INPC de junio de 2026 (145.131) y el del mes de adquisición, diciembre de 2025 (143.042). Índice de junio e índice de diciembre. El cálculo de ISR supone que los ejercicios anteriores disponibles no proporcionan coeficiente de utilidad aplicable y que no hay remanente de pérdidas. En un caso real se revisa el último coeficiente disponible dentro del plazo de cinco años, los ingresos nominales y los pagos presentados. Los provisionales acreditables reducen el saldo de la anual. LISR, arts. 9, 14, 31, 44 a 46 y 57.

Comprobación por vía directa. Los ingresos acumulables de $413,000 menos $181,855.24 de deducciones autorizadas arrojan $231,144.76. Las deducciones integran el costo vendido y los gastos procedentes, la inversión actualizada y el ajuste por inflación.

Para la PTU se parte de $231,144.76 y se restan $1,410 de exentos no deducidos. La renta gravable es $229,734.76 y el monto al 10 % es $22,973.48. La empresa supera los $300,000 de ingreso anual del supuesto de excepción previsto para empresas de menor ingreso y ya operaba antes de 2026. No hay utilidades no reclamadas de años anteriores. Manual del SAT y la STPS.

Cómo pasar de la base de PTU al reparto individual

Para determinar la renta gravable de PTU se parte de los ingresos acumulables menos las deducciones autorizadas antes de disminuir PTU pagada y pérdidas fiscales de años anteriores. A ese resultado se le resta la porción de pagos exentos no deducida por el artículo 28, fracción XXX. A la renta gravable positiva se le aplica el 10 %. LISR, art. 9 y resolución de la Sexta Comisión Nacional.

Ejemplo de la diferencia con el ISR. Si en otro negocio hubo $10,000 de prestaciones exentas y la comparación con el ejercicio anterior permite deducir el 53 %, quedan $4,700 no deducibles para ISR. Esos $4,700 disminuyen la base de PTU. El expediente debe conservar los cocientes comparados y la integración anual de percepciones. RMF, regla 3.3.1.29.

A quién corresponde y cuánto se paga

1. Revisar si el patrón está exceptuado conforme al artículo 126 de la LFT. Verificar empleados y exempleados con derecho. Los trabajadores de planta participan por los días computables. Para los eventuales se requieren al menos 60 días trabajados en el año. Excluir directores, administradores y gerentes generales y revisar las reglas para personal de confianza.
2. Integrar la comisión mixta y preparar el proyecto. Agregar, cuando corresponda, PTU exigible no reclamada del año anterior. Distribuir la mitad por días trabajados computables y la otra mitad por salarios devengados computables. La cuota diaria para el reparto se integra conforme al artículo 124.
3. Comparar el importe individual con el mayor de tres meses de salario y el promedio de la PTU recibida en los tres años anteriores. Documentar el historial y las circunstancias de cada persona. Si una asignación de $30,000 se compara con límites de $21,000 y $26,000, el importe individual queda en $26,000.
4. Reconocer la PTU que corresponda conforme al proyecto y considerar los topes al estimar la obligación. Distinguir las utilidades efectivamente asignadas y no cobradas de la diferencia que pudiera producir el límite individual. Mejoras del CINIF a la NIF D-3.

Entregar a los trabajadores copia de la declaración dentro de los diez días siguientes a su presentación, conforme al artículo 121. El pago de utilidades corresponde a los sesenta días siguientes a la fecha en que debió pagarse el impuesto anual. Conservar el proyecto, los días y salarios computados, los límites individuales, CFDI y transferencias. LFT, arts. 117 a 127 y manual laboral y fiscal del SAT y la STPS.

Distribución del caso. Los dos trabajadores tienen el mismo número de días computables y la misma cuota diaria de $500. A cada uno le corresponden $5,743.37 por días y $5,743.37 por salario, para un total de $11,486.74. El resultado está por debajo de tres meses de salario ($45,000), de modo que el tope individual no reduce la asignación.

Para ensayar la distribución y contrastar el importe de cada trabajador antes de integrar el expediente, puedes usar la calculadora de reparto de utilidades.

Registro de impuestos y lectura de los estados

En D05 se carga PTU del ejercicio por $22,973.48 y se abona PTU por pagar. Se carga ISR causado por $69,343.43 y se abona ISR por pagar. Las dos obligaciones quedan reconocidas en diciembre aun cuando se liquiden en 2027.

Pagos del ejercicio siguiente

La declaración anual ordinaria de la persona moral que cierra el 31 de diciembre de 2026 vence el 31 de marzo de 2027. Al liquidar, carga ISR por pagar y abona bancos. Si hubo anticipos, aplica primero los pagos provisionales contra el pasivo y conserva como impuesto por recuperar un eventual excedente. La retención practicada a un profesionista no es un pago provisional propio. LISR, arts. 9 y 76, fr. V.

La PTU se liquida contra el pasivo bruto. Abona bancos por el neto e ISR retenido de nómina si corresponde, emite el CFDI y coteja el importe con el proyecto de reparto. La PTU pagada puede disminuir la utilidad fiscal para ISR del año del pago. Evita duplicar el gasto que se reconoció en 2026.

Cómo revisar y reutilizar el papel de trabajo

El Excel contiene el diario, la balanza ajustada, dos estados de práctica y las cédulas para reproducir el cierre. Los estados muestran ISR y PTU causados antes del reconocimiento de diferidos. Para preparar un juego completo conforme a NIF habría que evaluar los efectos diferidos y completar el estado de cambios en el capital contable, el de flujos de efectivo y las notas.

Prueba de captura con una cifra conocida

En una copia del archivo reduce la base cobrada de la venta de $240,000 a $230,000 y conserva los demás datos. El banco debe bajar $11,600, clientes aumentar $11,600 y el IVA trasladado cobrado bajar $1,600. La utilidad de operación debe permanecer en $232,296. Las cifras de IVA a cargo y del ajuste por inflación siguen sus propias reglas. Regresa al escenario base antes de cotejarlo con el curso.

Qué falta para reconocer los efectos diferidos

La PTU por pagar del caso tiene un valor contable de $22,973.48. Si se pagará íntegra, podrá disminuirse para ISR y hay utilidades fiscales futuras suficientes, su base fiscal para ISR es cero. Con una tasa de 30 %, corresponde a esta partida un activo por ISR diferido de $6,892.04. Si su saldo de apertura fuera cero, el asiento cargaría el activo por ISR diferido y abonaría beneficio por ISR diferido. Al aprovecharse la disminución se revierte. La PTU pagada no reduce la base futura de PTU.

La prima de seguro está totalmente consumida y el equipo nuevo conserva un valor de $12,000 antes de iniciar su uso. Para la unidad y la licencia hay que comparar sus valores contables de $144,000 y $21,600 con sus bases fiscales remanentes actualizadas. La diferencia entre las deducciones de un solo año no basta para medir el diferido. Evaluar los límites individuales al estimar la tasa futura de PTU, reconocer el movimiento respecto a apertura y documentar la recuperación de activos. NIF D-3 y D-4 y criterio del CINIF sobre PTU.

Revisión de la balanza antes del cierre

Que los cargos sean iguales a los abonos prueba la partida doble. Una nómina duplicada, una computadora registrada en gastos o una venta de enero anticipada a diciembre pueden mantener esa igualdad. Para detectar esos errores hace falta una prueba independiente por rubro.

Guarda el folio de la corrección, el importe, la evidencia y el nombre de quien revisó. Una cuenta de «diferencias por aclarar» requiere responsable y fecha de resolución. Guía de control interno contable y fiscal.

Cómo reproducir el caso en CONTPAQi Contabilidad

En la empresa de práctica, respalda la base, selecciona el ejercicio 2026 y captura los saldos iniciales una sola vez. Puedes conservar el catálogo que ya utilizas si documentas qué cuenta del caso corresponde a cada auxiliar. Usa pólizas de ingreso para cobranza, de egreso para pagos y de diario para provisiones y ajustes conforme a la política de la empresa.

1. Captura las pólizas con la fecha de la operación y su detalle en cargos y abonos. Enlaza el UUID, la referencia de pago y el auxiliar de cliente, proveedor, activo o trabajador cuando corresponda. Comprueba que las pólizas estén afectadas. Revisa la cuenta de cuadre antes de continuar.
2. En Reportes → Estados financieros → Balanza de comprobación, selecciona ejercicio 2026, enero a diciembre, moneda nacional y cuentas del último nivel. Incluye cuentas con movimiento aunque su saldo final sea cero. Ejecuta con F10. Para investigar el IVA de diciembre, repite con ese mes como inicio y fin.
3. Emite Estado de resultados por el acumulado anual y Posición financiera, balance general a diciembre. Usa la balanza ajustada después de registrar ISR y PTU y antes de la póliza de cierre. Al comparar el catálogo, evita sumar cuentas acumuladoras con sus propias subcuentas.
4. Si una cuenta está en la balanza, pero falta en un estado, revisa su naturaleza y la asignación de rubro. Si el impuesto del estado difiere de la cédula, comprueba si el reporte incluye diferidos o muestra sólo el causado. Tras una corrección, vuelve a emitir los tres reportes con los mismos filtros.
5. Una vez aprobados los estados, haz un respaldo. En la versión de escritorio documentada por el fabricante, entra a Cierre → Cambiar periodo → 14, genera la Póliza de cierre contra la cuenta acreedora de capital correspondiente al resultado y ejecuta Cierre del periodo/ejercicio. Comprueba el arrastre de las cuentas de balance y el inicio en cero de las cuentas de resultados.

Los reportes del Excel permiten cotejar cifras al repetir la práctica. Una exportación de CONTPAQi debe conservar la empresa, ejercicio, periodo, nivel de cuentas y filtros de la sesión en que se generó. La referencia de navegación corresponde a la edición de escritorio. Reportes financieros del fabricante y procedimiento de cierre.

Para practicar la captura de ajustes, la emisión de reportes y el cierre anual en el sistema, consulta el curso de control y cierre contable de Voracom Sys.

Contenido informativo. No sustituye una asesoría formal: su alcance depende de cada caso. Las disposiciones fiscales cambian, así que revisa la fecha de investigación antes de usar estas cifras.