Inspecciones STPS 2026 y cómo prepararte

Conoce qué revisa la STPS, cómo atender una inspección laboral, qué documentos preparar y cómo responder a observaciones, con plazos, multas y casos prácticos.

Por L.C.P. M.I. Germán Zuazo Mendoza · Voracom Sys

Una empresa debe poder demostrar que paga correctamente a su personal, respeta sus condiciones de trabajo y controla los riesgos de sus actividades. Una inspección laboral revisa tanto los documentos como lo que ocurre en oficinas, comercios, talleres y plantas. La preparación empieza al organizar esa evidencia y corregir los incumplimientos antes de recibir una orden.

Esta guía explica las facultades de la autoridad, los tipos de visita, las materias revisables, la actuación durante la diligencia y las respuestas posteriores. Incluye casos ilustrativos y herramientas para que la dirección, recursos humanos, contabilidad y los responsables de seguridad trabajen con un mismo expediente. Su alcance son las relaciones laborales del apartado A del artículo 123 constitucional en México; los regímenes de servidores públicos tienen reglas propias.

Corte normativo: 1 de octubre de 2026. La Ley Federal del Trabajo consultada incorpora reformas hasta el 14 de mayo de 2026. El Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones debe leerse junto con su reforma del 23 de agosto de 2022. Los importes de multas de los ejemplos utilizan la UMA diaria vigente desde el 1 de febrero de 2026. [2] [3] [4] [16] [22]

1 Fundamento legal y autoridad competente

La inspección es una actuación administrativa para promover y vigilar el cumplimiento de la legislación laboral. La autoridad puede requerir documentos, recorrer las instalaciones, entrevistar a las personas y, cuando exista peligro o riesgo inminente, adoptar medidas para protegerlas. Su actuación debe provenir de autoridad competente, estar fundada y motivada y respetar las formalidades del procedimiento. Los hechos asentados legalmente en el acta se presumen ciertos mientras no se demuestre lo contrario. [1] [2] [3]

La inspección federal y la inspección estatal

Que una empresa esté en Jalisco no significa que toda inspección corresponda a la autoridad estatal. En condiciones generales de trabajo, la competencia depende de la rama industrial, las características de la empresa y los supuestos del artículo 527 de la LFT. Las actividades no reservadas a la Federación corresponden, en general, a las autoridades de las entidades federativas. Seguridad e higiene, así como capacitación y adiestramiento, son materias federales, con auxilio de las autoridades locales en los términos legales. [2]

Por ejemplo, un comercio o despacho puede estar sujeto a inspección local de condiciones generales y, a la vez, a vigilancia federal en seguridad y capacitación. La industria elaboradora de bebidas envasadas está comprendida en el artículo 527; esto puede ser relevante para una tequilera. La clasificación exige revisar la actividad real y las demás circunstancias de cada establecimiento.

Antes de responder, identifique quién emitió la orden, la materia, el domicilio, el expediente y el fundamento de competencia. Un desacuerdo debe documentarse y plantearse por los medios legales. La ausencia del dueño, del contador o del abogado no suspende por sí sola una diligencia válida.

2 Tipos de inspección y motivos de una visita

El reglamento no se limita a cuatro figuras. Distingue inspecciones ordinarias y extraordinarias, asesoría y asistencia técnica, constatación de datos, determinación de competencia y supervisión o verificación. El seguimiento puede adoptar distintas formas jurídicas según el antecedente; no siempre constituye una categoría independiente. [3] [4]

La asistencia técnica no depende solamente de tener pocos trabajadores

El artículo 31 fue reformado en 2022. El parámetro de quince trabajadores del texto original ya no es la referencia vigente: contempla centros con treinta o menos trabajadores y condiciones adicionales sobre ausencia de otros establecimientos o sucursales, clasificación de riesgo inferior a clase III y las actividades de transformación o manufactura y el empleo de sustancias peligrosas que describe el propio precepto. No debe confundirse la clase de riesgo con el porcentaje anual de la prima del IMSS. [4]

La revisión de esos elementos debe quedar asentada durante la inspección ordinaria para desahogarla conforme a la sección de asesoría y asistencia técnica. Tener 12, 20 o 30 empleados, por sí solo, no permite exigir que toda visita se transforme en asesoría. El artículo tampoco neutraliza una inspección extraordinaria por accidente o peligro.

Conforme a los artículos 18 y 19, la autoridad puede fijar acciones preventivas o correctivas y programar seguimiento. Si persisten incumplimientos o existe negativa a recibir la asesoría o a adoptar las medidas, procede programar una extraordinaria en los términos reglamentarios. No debe ofrecerse este mecanismo como inmunidad frente a multas. [3] [4]

3 Condiciones generales de trabajo que debe acreditar la empresa

En esta materia se contrasta lo pactado con lo efectivamente trabajado y pagado. Un contrato correctamente redactado pierde fuerza práctica si la nómina, la jornada o las entrevistas muestran condiciones distintas. La documentación debe vincularse con la persona, el periodo y el centro de trabajo inspeccionados. [2]

Contratación y expedientes individuales

• Condiciones de trabajo por escrito con los datos y elementos del artículo 25: identificación, servicio, lugar, jornada, salario, pago, capacitación y demás estipulaciones pertinentes. La falta de escrito no elimina los derechos del trabajador.
• Identificación de antigüedad, puesto, tipo de relación y cambios convenidos. Los contratos temporales, de prueba o de capacitación inicial requieren cumplir sus supuestos legales; no sirven para encubrir una relación permanente.
• Documentos de seguridad social congruentes con la relación laboral: altas y modificaciones, registros y comprobantes que correspondan. La inspección laboral no sustituye las facultades del IMSS o del INFONAVIT.
• Protección de trabajadores menores, embarazo y lactancia, permisos aplicables, prevención de discriminación, violencia y acoso, y mecanismos internos de atención según las obligaciones legales.

Jornada y descansos con la transición de 2026

El decreto publicado el 1 de mayo de 2026 reformó la jornada semanal e incluyó una reducción gradual. Por ello, leer solamente las cuarenta horas del artículo 59 sin consultar los transitorios produce una conclusión incorrecta para 2026. El límite semanal transitorio es de 48 horas en 2026; se reduce a 46 en 2027, 44 en 2028, 42 en 2029 y 40 en 2030. Deben respetarse los límites diarios de la jornada diurna, nocturna o mixta y las condiciones más favorables que correspondan. [2]

La tabla no autoriza distribuir libremente las horas ni convertir el tiempo extraordinario en una rutina. Hay que aplicar también los artículos 58 a 68, los descansos y los límites diarios. La reforma mantiene al menos un día de descanso por cada seis de trabajo y prohíbe reducir salarios o prestaciones por la disminución de la jornada. En una revisión de periodos anteriores deben identificarse las reglas vigentes en cada fecha.

La nueva fracción XXXIV del artículo 132 prevé el registro electrónico del inicio y finalización de la jornada. Las disposiciones generales que deben definir su ámbito y excepciones entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2027, conforme al quinto transitorio. La empresa debe preparar la transición y revisar su regulación aplicable; no corresponde afirmar que toda empresa debe adquirir hoy un reloj biométrico determinado. Conserve registros verificables de horarios y concílielos con las horas extras pagadas. [2]

Salarios y prestaciones

Prepare los CFDI de nómina y los elementos que permitan verificar pagos, periodos, conceptos y personas. Los comprobantes fiscales pueden tener eficacia probatoria conforme al artículo 101, pero es conveniente conservar también transferencias, recibos y conciliaciones cuando existan diferencias o controversia. Un comprobante cancelado, de otra persona o que no explique una diferencia no resuelve la observación.

• Aguinaldo de al menos 15 días de salario, pagadero antes del 20 de diciembre, con la parte proporcional cuando corresponda; considere prestaciones superiores pactadas.
• Vacaciones según antigüedad, a partir del mínimo legal de 12 días después del primer año, constancia anual, fechas de disfrute y prima vacacional de por lo menos 25%. Pagar una cantidad no sustituye el descanso durante una relación vigente.
• PTU cuando corresponda: declaración entregada a los trabajadores, documentación de la comisión, proyecto de reparto, bases de días y salarios y comprobantes. Revise exenciones legales y el límite individual del artículo 127, fracción VIII, con su comparación favorable al trabajador.
• Pago de descansos laborados, prima dominical y tiempo extraordinario según el supuesto real. Identifique diferencias entre salario ordinario, prestaciones y bases de seguridad social.
• Afiliación del centro de trabajo al INFONACOT conforme al artículo 132, fracción XXVI Bis, y cumplimiento de descuentos y enteros cuando existan créditos.

Fundamento principal: LFT artículos 24 a 26, 58 a 89, 101, 117 a 131 y 132. Las cifras mínimas no sustituyen un contrato colectivo, contrato ley o condiciones individuales más favorables. [2]

Reglamento interior y relaciones colectivas

El reglamento interior de trabajo se formula por una comisión mixta de representantes del patrón y de los trabajadores. Si las partes acuerdan su contenido, debe depositarse ante el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral dentro del plazo del artículo 424; surte efectos a partir del depósito. Un manual unilateral de recursos humanos no equivale a ese instrumento. Conserve acta de integración, texto acordado, constancia de depósito y evidencia de distribución y difusión. [2]

Revise el contenido exigible según la LFT, la modalidad de trabajo y las disposiciones sobre asientos y descansos. Cuando exista contrato colectivo o contrato ley aplicable, el expediente debe permitir revisar sus obligaciones y vigencia. No se requiere inventar un sindicato o contrato colectivo para llenar un checklist genérico.

4 Seguridad y salud según los riesgos del centro de trabajo

El punto de partida es un diagnóstico del establecimiento. Debe identificar procesos, puestos, máquinas, sustancias, instalaciones, exposiciones y condiciones que puedan ocasionar accidentes o enfermedades. A partir de ese diagnóstico se determina qué normas aplican, qué acciones son necesarias y cómo se comprobará su ejecución. El RFSST y la NOM-030-STPS-2009 dan la base de esta organización. [5] [9]

Esta matriz orienta la selección y no sustituye el campo de aplicación ni todos los requisitos de cada NOM. Una oficina no necesita una carpeta de trabajos en altura si esa actividad no existe; sí debe revisar, por ejemplo, iluminación, instalaciones e incendios. Una constancia general de Protección Civil no acredita por sí sola toda la normativa laboral. Los estudios, dictámenes y servicios externos se contratan cuando corresponden a la norma y al riesgo, no por una regla de que todas las empresas deban comprar el mismo paquete. [15]

Comisión de seguridad e higiene

La NOM-019-STPS-2011 distingue la integración por centro: con menos de 15 trabajadores, un trabajador y el patrón o su representante; con 15 o más, un coordinador, un secretario y los vocales que acuerden las representaciones, con participación equilibrada. La comisión debe funcionar y dejar evidencia de sus actividades. [8]

Los recorridos programados se realizan al menos trimestralmente, conforme al numeral 9.5, y existen supuestos de recorridos extraordinarios. Documente hallazgos, medidas, responsables, fechas y seguimiento. Un acta de constitución guardada durante años, sin recorridos ni atención a riesgos, no demuestra su funcionamiento.

Diagnóstico y servicios preventivos

La NOM-030 exige designar un responsable de seguridad y salud y contar con diagnóstico y acciones. En centros con menos de 100 trabajadores, el patrón puede asumir las funciones preventivas y se contempla una relación de acciones preventivas y correctivas en lugar del programa en los términos de la norma. Tanto el programa como la relación deben actualizarse al menos una vez al año. La simplificación documental no elimina la obligación de corregir riesgos. [9]

NOM 035 y el número de trabajadores

Las guías de referencia de la NOM-035 facilitan su aplicación. No existe obligación indiscriminada de aplicar las guías I, II y III a toda persona de toda empresa. La identificación y análisis y, en su caso, la evaluación del entorno se realizan al menos cada dos años conforme al numeral 7.9. Las medidas de prevención y la atención de quejas son actividades continuas. Proteja la información personal y de salud y documente las acciones sin exponerla innecesariamente. [10]

Equipo de protección e incendios

La referencia vigente de equipo de protección es la NOM-017-STPS-2024, publicada el 28 de marzo de 2025 y con entrada en vigor seis meses después. Exige identificar riesgos por puesto y área, seleccionar equipo adecuado, entregarlo y formar al personal para utilizarlo, revisarlo, reponerlo y conservarlo. Comprar guantes o pedir una firma no acredita toda la obligación. La formación debe incluir teoría y práctica y reforzarse al menos cada dos años o antes cuando cambien el equipo o las condiciones relevantes. [11]

En incendios, la NOM-002-STPS-2010 exige clasificar el riesgo y organizar prevención y respuesta. Los simulacros deben realizarse al menos una vez al año con riesgo ordinario y dos veces al año con riesgo alto. La periodicidad puede ser mayor por otras disposiciones o necesidades del establecimiento. Conserve planeación, participantes, resultados y mejoras, además de los registros de los equipos. [13]

Ley Silla y trabajo de pie

Las obligaciones de asientos o sillas con respaldo de los artículos 132, fracción V, 133, fracción XVII Bis, y 423 de la LFT se complementan con las disposiciones de bipedestación publicadas el 17 de julio de 2025. Para los centros comprendidos en su campo de aplicación, debe analizarse el trabajo de pie, determinar riesgos y medidas, proporcionar asientos adecuados y organizar su uso y los descansos. En establecimientos industriales se considera la naturaleza del trabajo. [2] [14]

Por ejemplo, una tienda debe revisar las tareas de caja y mostrador, cuánto tiempo se permanece de pie, el asiento adecuado y las posibilidades de alternar postura. Colocar una silla inaccesible en la bodega no resuelve el derecho a usarla. Integre el análisis al diagnóstico preventivo y registre los hallazgos y medidas en los recorridos de la comisión.

Teletrabajo

La LFT considera este régimen cuando se desarrolla más del 40% del tiempo en el domicilio de la persona o en el lugar elegido bajo los supuestos del artículo 330-A; el trabajo ocasional o esporádico no se asimila automáticamente a teletrabajo. La NOM-037 exige, entre otros elementos, listado de personas, política, verificación de condiciones, equipo adecuado y capacitación. La LFT también prevé asumir los costos derivados, incluidos telecomunicaciones y la parte proporcional de electricidad, y respetar la desconexión. [2] [12]

La validación del lugar debe realizarse conforme a la norma y respetando la privacidad, mediante las opciones previstas y la participación de la comisión. No basta con que el empleado declare que prefiere usar su propia silla. Conserve el acuerdo, las condiciones verificadas y la evidencia de entrega y mantenimiento de los elementos necesarios.

5 Capacitación y el cambio de DC 4 a SIRCE

La capacitación debe responder a las tareas reales del personal y demostrar aprendizaje. El expediente integra necesidades, plan, ejecución, evaluación, constancias y el aviso correspondiente a la STPS. La obligación general existe para todos los patrones; el tamaño de la empresa modifica algunas formalidades. [2] [6] [7]

Constancia individual y aviso son obligaciones distintas

No es correcto afirmar que toda DC-3 impresa carece de validez si no está capturada en SIRCE al momento de la visita. La constancia acredita capacitación y el aviso comunica información a la autoridad. Deben revisarse contenido, evaluación, emisor, autenticación y oportunidad del aviso. Una constancia auténtica puede corresponder a un curso reciente cuyo plazo de reporte todavía no ha concluido. [6] [7]

El artículo 26 del acuerdo de 2013 prevé la presentación de información dentro de los 60 días hábiles posteriores al término de cada año del plan y al finalizar el plan, incluso si la última etapa dura menos de un año. Debe leerse junto con la simplificación de 2025 respecto del aviso electrónico. No utilice la antigua opción de presentar DC-4 en papel para empresas de hasta 50 trabajadores como si siguiera siendo la regla actual.

La empresa conserva copias de constancias y evidencia de la capacitación, así como el acuse del aviso enviado. Un archivo preparado, una lista guardada sin envío o una captura de pantalla no equivalente al acuse no demuestran por sí solos la presentación. Si hay fallas del sistema, documente fecha, error e intentos y gestione orientación formal; no suponga que el plazo quedó suspendido.

Quién puede impartir y autenticar la capacitación

Los instructores internos no requieren registro como agentes capacitadores externos conforme al artículo 21 del acuerdo de 2013. Si se contrata un agente externo, se revisa su autorización cuando corresponda. La constancia debe cumplir las reglas del artículo 24; en empresas de más de 50 trabajadores se autentica por la comisión mixta y, hasta 50, por el patrón o representante legal bajo esas reglas. [6]

No compre constancias de cursos que no se impartieron. El registro de un agente no significa que la STPS avale el contenido o calidad de cada curso. La carpeta debe permitir relacionar a cada participante con fecha, duración, temario, evaluación, instructor y la competencia necesaria para su puesto. En tareas de riesgo, una DC-3 genérica no sustituye entrenamiento práctico, autorización o requisitos adicionales de la NOM aplicable.

6 Servicios especializados y revisión del REPSE

La LFT prohíbe la subcontratación de personal y permite servicios u obras especializados que reúnan los requisitos de sus artículos 13 a 15. El análisis comienza con la actividad contratada, la puesta a disposición de personal, el objeto social y la actividad económica preponderante del beneficiario. Una factura que diga servicio especializado no basta para justificar el esquema. [2]

• Si la empresa presta servicios especializados comprendidos en la ley, conserve el registro REPSE vigente, sus actividades autorizadas y la evidencia de renovación. El artículo 15 prevé renovación cada tres años.
• Si la empresa recibe esos servicios, revise que el proveedor, su registro y la actividad contratada coincidan. Conserve contrato escrito con el objeto de los servicios u obras y el número aproximado de trabajadores participantes, conforme al artículo 14.
• Identifique quién es el patrón del personal, qué labores realiza, en qué centro y bajo qué organización. Prepare registros y documentación laboral pertinente, sin mezclar expedientes de diferentes empleadores.
• Coordine con el prestador la seguridad del personal que ingresa al establecimiento. Exigir un gafete o una copia del REPSE no sustituye revisar las condiciones reales ni las responsabilidades legales.

El artículo 14 contempla responsabilidad solidaria del beneficiario cuando el contratista incumple obligaciones derivadas de las relaciones con sus trabajadores en los términos del precepto. Además, el artículo 1004-C sanciona la subcontratación prohibida, la prestación sin el registro exigido y el beneficio de esquemas contrarios a los artículos 12 a 15. El seguimiento fiscal y de seguridad social requiere su propia revisión; el REPSE no sustituye esas obligaciones. [2]

7 Cómo atender una inspección paso a paso

Antes de recibir una visita

Designe a una persona responsable y a un suplente para atender a la autoridad. Entrene a recepción o vigilancia para localizarlos, registrar la llegada y permitir la verificación de la orden e identidad. Mantenga acceso a los expedientes del centro, poderes y contactos de recursos humanos, seguridad y asesoría jurídica. La documentación disponible únicamente en la computadora apagada del contador crea una dificultad evitable.

Al recibir un citatorio ordinario, registre fecha y hora de entrega, materia, periodo y listado de documentos. Prepare un índice para ubicar cada requisito y compruebe que la información pertenece al establecimiento y al periodo indicados. Las extraordinarias no requieren ese citatorio previo. [3] [4]

Durante la diligencia

1. Verificar identidad. Solicite la credencial vigente con fotografía y registre nombre y número. Para inspectores federales consulte el portal oficial Conoce a tu inspector. Un código QR puede facilitar la consulta, pero no sustituye los requisitos legales de identificación ni acredita por sí mismo una orden.
2. Recibir y revisar la orden. En la diligencia presencial ordinaria o extraordinaria regulada por el artículo 29, debe entregarse el original escrito con firma autógrafa de la persona servidora pública facultada, junto con la guía de derechos y obligaciones. Revise centro, ubicación, objeto, alcance, fundamento y medios de verificación.
3. Corroborar datos. Utilice la validación oficial de la orden y los canales de la autoridad. La credencial sola no autoriza una inspección. Si la consulta confirma datos que no coinciden, documente la situación y comuníquela a la autoridad conforme al artículo 16 del reglamento.
4. Identificar a quienes intervienen. La diligencia puede entenderse con el patrón, su representante o quien la atienda. Intervienen los trabajadores y se proponen dos testigos; si la parte patronal se niega a proponerlos, el inspector los designa. No existe una regla general de dos representantes patronales adicionales a los dos testigos.
5. Facilitar recorrido y entrevistas. Brinde acceso y apoyo dentro del objeto legal de la visita. El inspector puede separar a las partes para evitar influencia en las respuestas. Solicitar información a trabajadores no requiere que el patrón esté presente en todas las entrevistas.
6. Exhibir evidencia identificable. Entregue documentos ordenados por requisito, persona y periodo. Solicite que el acta describa lo exhibido y las copias incorporadas. Conserve una relación de anexos y evite entregar documentación ajena al requerimiento sin analizar su pertinencia.
7. Atender riesgos. Si se advierte una condición peligrosa, active al responsable de seguridad. Las correcciones realizadas durante la visita pueden asentarse, pero deben ser reales y suficientes. Una fotografía de una máquina detenida no prueba que su riesgo quedó eliminado.
8. Revisar el acta. Lea datos, horarios, hechos, preguntas, respuestas, documentos y medidas antes del cierre. Pida que se precisen afirmaciones genéricas y que se incorporen observaciones y pruebas pertinentes.
9. Firmar y obtener copia. La firma documenta la intervención; formule de manera expresa las aclaraciones o desacuerdos que correspondan. Negarse a firmar no elimina la validez del acta. Reciba una copia legible y completa con sus anexos y medidas.
10. Abrir el control de plazos. Registre la fecha del acta, las notificaciones, los días inhábiles aplicables, las fechas límite y quién preparará y presentará cada respuesta. Resguarde los acuses.

Fundamentos: RGITAS artículos 16, 29, 30 y 32 a 35; LFT artículos 541 y 542. Los portales oficiales permiten consultar al inspector y verificar la orden federal. Para una autoridad estatal use sus propios mecanismos de identificación. [2] [3] [4] [19] [20]

Conductas que perjudican la atención de la visita

• Ordenar que no entre nadie hasta que llegue el dueño, sin atender la orden ni las reglas aplicables.
• Dar instrucciones a trabajadores para ocultar hechos, modificar horarios o simular respuestas.
• Firmar sin leer, omitir las observaciones o confiar en que una explicación verbal quedará registrada.
• Alterar contratos, fabricar listas de asistencia o fechar actas de comisiones como si existieran antes.
• Entregar dinero, regalos o pagos personales para resolver hallazgos. Una inspección no se regulariza con un cobro del inspector.
• Dejar pasar una notificación porque el representante está de viaje o porque ya se presentaron documentos en una etapa anterior.

Solicite asesoría cuando existan diferencias relevantes de competencia, notificación, alcance o valoración de pruebas. La respuesta debe defender los derechos de la empresa y permitir el ejercicio de facultades legales, dejando evidencia precisa de lo ocurrido.

8 Plazos y respuestas después de la inspección

La visita no concluye necesariamente el expediente. La autoridad valora el acta y las pruebas, puede ordenar medidas y, si corresponde, iniciar el procedimiento para aplicar sanciones. Hay plazos diferentes para observar hechos, corregir seguridad, contestar un emplazamiento e impugnar una resolución. [3] [4]

Los cinco días del acta y el plazo de seguridad pueden coexistir. Si un documento existente fue omitido en la descripción, presente la prueba dentro de la oportunidad legal aunque siga ejecutándose una medida material autorizada. La referencia antigua a plazos generales de 30 a 90 días naturales para corregir no corresponde al texto vigente del artículo 36. [3] [4]

En asuntos federales, revise los artículos 28 a 30 de la LFPA y los acuerdos de días inhábiles de la STPS. Existen periodos inhábiles administrativos para 2026 y posibles habilitaciones o excepciones. Los días de descanso de la nómina no constituyen por sí solos el calendario del procedimiento administrativo. Si actúa una autoridad local, revise la legislación y calendario que le resulten aplicables. [17] [21]

Desvirtuar un hecho y corregir un incumplimiento

Desvirtuar significa demostrar que el hecho imputado no ocurrió, está mal descrito, no corresponde al centro o no configura la infracción señalada. Por ejemplo, exhibir el comprobante y soporte de una prima vacacional efectivamente pagada antes de la visita. Corregir significa realizar una acción para eliminar una deficiencia: pagar una diferencia, instalar un dispositivo o integrar una comisión que faltaba.

La corrección debe acreditarse con su fecha real. Puede ser relevante para la seguridad, la valoración del expediente o la individualización que proceda, pero no convierte automáticamente en inexistente un incumplimiento anterior. El artículo 63 recuerda que pagar una sanción tampoco libera del cumplimiento. [3] [4]

Cómo formar una respuesta útil

1. Identifique expediente, orden, acta, autoridad, empresa y carácter de quien comparece.
2. Transcriba brevemente o identifique cada punto observado y explique la posición de la empresa.
3. Relacione una prueba con un hecho concreto. Indique nombre, fecha, periodo, trabajador o área y folios.
4. Separe cumplimiento acreditado, discrepancia jurídica y acciones correctivas posteriores. No presente un pago reciente como si hubiera ocurrido antes.
5. Solicite la valoración de las pruebas y la determinación procedente. No pida archivo general si existen puntos pendientes sin atender.
6. Presente por la vía autorizada en el expediente y conserve acuse íntegro de escrito y anexos. Un correo a una dirección no habilitada puede no acreditar presentación válida.

Cuando existe peligro o riesgo inminente

En los supuestos de los artículos 39 a 45 del reglamento, la autoridad puede dictar medidas de seguridad de aplicación inmediata y seguir el procedimiento de restricción de acceso o limitación de operaciones. Estas medidas protegen a las personas y son distintas de una multa. No es correcto afirmar que cualquier falta documental provoca automáticamente la clausura. [3] [4]

Cuando exista una restricción, conserve resolución e informes, identifique el área y actividades afectadas y solicite la verificación que corresponda una vez acreditada la corrección. La decisión interna de considerar reparado un equipo no sustituye el levantamiento formal de una medida impuesta por la autoridad.

9 Multas y consecuencias económicas

No hay un rango universal de 250 a 5,000 UMA para toda infracción. La LFT contiene mínimos, máximos y supuestos distintos. La autoridad debe identificar la conducta, su fundamento y la razón del monto, considerando intención, gravedad, daño, capacidad económica y reincidencia. El artículo 992 prevé sanciones por los trabajadores afectados y por infracciones independientes cuando se actualicen sus supuestos. Esto no permite multiplicar mecánicamente cada renglón de un checklist por toda la plantilla. [2]

La base es la UMA aplicable al momento de cometerse la violación, no necesariamente la vigente al emitir la multa. El valor diario de 2026 es de $117.31 desde el 1 de febrero; para infracciones de enero de 2026 o de otro periodo debe revisarse el valor correspondiente. Los montos siguientes son conversiones ilustrativas con $117.31. [2] [16]

La tabla no agota las infracciones ni predetermina la calificación de un caso. Por ejemplo, una falta de pago de cierta prestación requiere identificar el precepto infringido y la sanción aplicable; no debe asignársele sin análisis una fracción por semejanza. La nueva fracción IV Bis del artículo 994 también prevé sanción para la persona empleadora obligada que incumpla el registro electrónico de jornada, cuya aplicación debe analizarse con la regulación y transición correspondientes. [2]

Ejemplo de individualización por personas afectadas

Supóngase que una resolución acredita una infracción de vacaciones del artículo 994, fracción I, respecto de tres trabajadores y determina justificadamente 50 UMA por cada uno. El cálculo ilustrativo sería 3 × 50 × $117.31 = $17,596.50. Si el monto individual fuera 250 UMA, daría $87,982.50. El ejemplo no predice la sanción: muestra por qué deben identificarse la conducta y las personas efectivamente afectadas.

La reincidencia tiene definición propia: infracciones subsecuentes al mismo precepto dentro del periodo legal de dos años, bajo las condiciones del artículo 992. En esos casos la ley dispone duplicar la multa anterior. No se configura simplemente porque un inspector acuda por segunda vez. [2]

Costos que no desaparecen al pagar una multa

El incumplimiento puede generar pagos pendientes a trabajadores, correcciones materiales, interrupciones, honorarios técnicos y otras responsabilidades previstas en la legislación aplicable. Un accidente puede comprometer la continuidad del negocio incluso si la multa es reducida. Para decidir inversiones, separe el costo de prevención, la obligación laboral pendiente y las sanciones; pagar una no sustituye las demás.

El inspector asienta hechos y medidas dentro de sus atribuciones. Una sanción administrativa requiere el procedimiento y la autoridad competente, con audiencia del interesado; no es un cobro instantáneo en la puerta. La negativa de inspección tiene consecuencias propias y puede generar requerimiento por instructivo, además de la multa del artículo 1004-A. [2] [3] [4]

10 Defensa y revisión de la resolución

La primera defensa consiste en un expediente congruente y una respuesta oportuna. Si llega un emplazamiento sancionador, vuelva a revisar cada imputación, su fundamento y la valoración de las pruebas ya ofrecidas. No lo ignore porque anteriormente se entregó un escrito: se trata de una etapa distinta. El reglamento permite ofrecer medios de prueba conforme a sus reglas y exige una resolución fundada y motivada. [3] [4]

• Compruebe que la autoridad sea competente y que la notificación y los datos del centro permitan identificar correctamente el acto.
• Revise que la obligación y la NOM invocadas apliquen a la actividad, riesgo, personas y periodo observado.
• Verifique la valoración de documentos y hechos. Identifique la diferencia entre no exhibir, no tener y no cumplir.
• Analice la infracción concreta, el valor de UMA utilizado y la motivación de agravantes, trabajadores afectados y reincidencia.
• Preserve orden, citatorio, acta, fotografías pertinentes, anexos, notificaciones, escritos, acuses y resoluciones en un expediente único.

El recurso y el juicio no se promueven como si fueran dos trámites acumulables sin análisis. Debe definirse la estrategia, procedencia y, en su caso, la suspensión y garantía conforme a la vía elegida. Presentar una impugnación no autoriza por sí solo a reanudar operaciones restringidas ni elimina el cumplimiento de obligaciones laborales. Un abogado debe valorar el expediente y los efectos de cada actuación. [17] [18]

11 Casos prácticos para aplicar la guía

Los siguientes casos son hipotéticos y tienen finalidad didáctica. Sus conclusiones dependen de los hechos descritos; no son resoluciones emitidas por la STPS ni promesas de que una autoridad resolverá igual.

Caso 1 Una oficina con doce trabajadores

Situación. Una oficina de servicios tiene 12 trabajadores, un solo establecimiento y actividad de bajo riesgo. Recibe una orden ordinaria. Tiene contratos y nóminas, pero carece de recorridos de la comisión y supone que la NOM-035 sólo aplica a empresas grandes.

Análisis. El tamaño no elimina obligaciones. Debe contar con la integración de seguridad e higiene que le corresponde, diagnóstico y acciones preventivas, y cumplir el alcance de la NOM-035 para hasta 15 personas. Si reúne los elementos del artículo 31 del reglamento, procede dejar constancia y desahogar la visita bajo asesoría y asistencia técnica. Esto exige verificar todas las condiciones relevantes del precepto. [4] [8] [9] [10]

Acción. La administración integra y pone a funcionar la comisión con fechas reales, revisa instalaciones y elabora la relación de acciones. Difunde la política psicosocial y el mecanismo de atención. En el expediente distingue lo que ya existía de lo que corrigió. Solicita que la autoridad determine lo procedente sobre asistencia técnica y atiende el seguimiento que se ordene.

Aprendizaje. La empresa pequeña necesita un expediente proporcional a sus obligaciones y funcionamiento efectivo de sus medidas; no una exención supuesta ni una carpeta copiada de una fábrica.

Caso 2 Taller con un accidente en una máquina

Situación. Un taller con 24 trabajadores recibe una inspección extraordinaria después de una lesión. La máquina no tiene una guarda funcional; hay constancias genéricas de seguridad, pero ningún registro de capacitación específica del operador.

Análisis. La extraordinaria no exige citatorio previo. El hecho de tener menos de 30 trabajadores no convierte la diligencia en asesoría ni justifica seguir operando un equipo peligroso. Se debe revisar maquinaria, equipo de protección y formación aplicable, además de los hechos del accidente. [2] [3] [4] [11] [15]

Acción. El responsable de seguridad retira el equipo del servicio ante el riesgo, conserva los registros del accidente y coordina una evaluación técnica. Documenta reparación, pruebas y capacitación, y atiende cualquier medida de la autoridad. Si existe restricción formal, tramita su levantamiento conforme al procedimiento antes de reanudar lo restringido.

Aprendizaje. Corregir una máquina requiere demostrar que opera de manera segura. La factura de la guarda o una DC-3 comprada después no acreditan por sí mismas la eliminación del riesgo ni la capacitación previa.

Caso 3 Una tienda con veinticuatro personas y trabajo de pie

Situación. Una tienda tiene 24 personas en un solo centro. Exhibe una política NOM-035 de una página y cuestionarios sin informe. Hay dos sillas en la bodega, pero a quienes atienden caja se les prohíbe utilizarlas.

Análisis. Para 16 a 50 trabajadores corresponde identificar y analizar factores psicosociales y cumplir las demás obligaciones aplicables. Las disposiciones sobre bipedestación exigen analizar tareas y riesgos y establecer medidas y asientos adecuados, dentro de su campo de aplicación. [10] [14]

Acción. El responsable integra los resultados, documenta las acciones de intervención necesarias y organiza su seguimiento. La comisión registra las tareas de pie, las condiciones y medidas; la dirección determina asientos y descansos y comunica las reglas a supervisores y trabajadores.

Aprendizaje. Debe existir congruencia entre política, evaluación y trato cotidiano. Un documento que reconoce un derecho pierde utilidad si la supervisión impide ejercerlo.

Caso 4 Constancias recientes en una empresa con sesenta y cinco trabajadores

Situación. Una empresa de 65 trabajadores tiene un plan anual que termina el 31 de diciembre de 2026. Impartió un curso el 1 de septiembre y entregó constancias debidamente emitidas el 5 de septiembre. El 1 de octubre recibe una visita; las constancias aún no están incluidas en un aviso anual enviado.

Análisis. Debe revisarse la autenticación por la comisión, la evidencia del curso y el periodo que corresponde reportar. El plazo del artículo 26 se vincula al término de cada año del plan o a su finalización. En este supuesto, la ausencia de esas constancias en un aviso anual todavía no vencido no permite concluir automáticamente que la capacitación sea inválida. Deben comprobarse por separado los reportes de periodos anteriores. [6] [7]

Acción. Se exhiben plan, comisión, asistencia, temario, evaluación y constancias, y se explica el periodo de reporte. La empresa agenda el aviso en SIRCE dentro de los 60 días hábiles que correspondan al cierre del año del plan y conserva el acuse.

Aprendizaje. Emitir constancias y presentar el aviso son obligaciones relacionadas, con evidencias y momentos distintos. Si el plazo de un aviso anterior ya venció, se debe reconocer y atender esa situación por separado.

Caso 5 Diferencia de prima vacacional

Situación. Un trabajador tiene salario diario de $400 y derecho a 12 días de vacaciones. Durante el periodo legal correspondiente disfruta esos días y recibe el salario ordinario, pero la empresa pagó sólo $800 de prima vacacional. No hay una prestación superior pactada.

Acción. Se corrige la diferencia, se revisa el comprobante fiscal y se conserva el pago con su fecha real. Se anexan constancia de vacaciones, evidencia de disfrute y conciliación. Si el acta afirmara que no se pagó ninguna prima, los $800 previamente cubiertos permiten aclarar ese extremo, mientras que los $400 posteriores acreditan una corrección. La calificación de la infracción y sus consecuencias requieren valoración del expediente. [2] [3]

Aprendizaje. Una diferencia numérica debe explicarse por concepto y periodo. La empresa no debe presentar todo el pago como previo si parte ocurrió después de la visita. Tampoco debe sumar nuevamente los $4,800 si ya estaban incluidos en la nómina ordinaria pagada durante el descanso.

Caso 6 La consulta del inspector no funciona

Situación. Una persona se presenta con credencial y orden, pero el portal oficial no responde. Vigilancia propone negar el acceso hasta el día siguiente.

Análisis y acción. Se revisan los documentos, se intenta corroborar por los canales oficiales de la autoridad y se documenta la falla. La imposibilidad de verificar por internet no impide por sí sola la inspección. Si la autoridad confirma datos incongruentes, se atiende el supuesto del artículo 16 y se presenta la queja correspondiente. Una solicitud de dinero personal debe documentarse y denunciarse por los canales competentes. [3] [19] [20]

Aprendizaje. El protocolo debe distinguir una inconsistencia comprobada de una indisponibilidad tecnológica. Ninguna de las dos se resuelve con un pago informal.

Caso 7 Contratista de mantenimiento con registro que no coincide

Situación. Una empresa recibe personal de un contratista para mantenimiento. El proveedor entrega una constancia REPSE, pero la actividad registrada no coincide con la efectivamente prestada y el contrato contiene una descripción genérica.

Análisis y acción. Se revisa primero si el servicio reúne los supuestos legales de especialización y la forma de prestación. Se verifica registro, actividad, vigencia, contrato y personal participante. No basta con conservar un folio. Si el esquema es contrario a los artículos 12 a 15, puede existir exposición del prestador y del beneficiario. Una modificación posterior no borra el periodo previo. [2]

Aprendizaje. El control de proveedores empieza antes de contratar. El expediente debe reflejar el servicio que realmente se recibe y las obligaciones de cada empleador.

Caso 8 Personal administrativo que trabaja desde casa

Situación. Tres personas trabajan desde su domicilio tres días de cada semana de cinco días, con igual duración diaria y mediante tecnologías de información. La empresa les llama personal híbrido, sin acuerdo sobre equipo ni costos.

Análisis. En el ejemplo, 3 ÷ 5 = 60% del tiempo se presta fuera del establecimiento bajo las condiciones descritas. Supera el umbral del 40%, por lo que debe analizarse y documentarse el régimen de teletrabajo; el nombre híbrido no elimina sus obligaciones. [2] [12]

Acción. Se regularizan condiciones por escrito, listado, política, validación de seguridad, equipo, capacitación, desconexión y costos conforme a la ley. La revisión respeta la privacidad del domicilio y los mecanismos permitidos por la NOM.

Aprendizaje. La clasificación depende de cómo se trabaja. La empresa debe revisar el porcentaje y las condiciones reales, no únicamente el nombre usado en la política interna.

12 Lista de revisión del expediente laboral

Use esta lista por establecimiento y periodo. Para cada punto registre responsable, ubicación de evidencia y estado: cumple, parcial, pendiente o no aplica con justificación. Es una herramienta de gestión, no un listado oficial exhaustivo ni una obligación de producir documentos ajenos a la actividad. Las firmas, fechas y validaciones se determinan por la norma de cada documento; no toda evidencia necesita firma de todas las comisiones.

Condiciones generales de trabajo

Base de revisión: obligaciones de la LFT aplicables a cada rubro y documentos que correspondan a la relación laboral; el artículo 804 contiene reglas específicas de conservación para prueba en juicio. Conserve contratos durante la relación y hasta un año después; para los documentos de sus fracciones II a IV, atienda el último año y un año después de extinguirse la relación. Esos mínimos no sustituyen otros plazos legales, una NOM, una inspección o un litigio pendiente; no establezca una política general de destruir todo al año. [2]

Seguridad y salud

Capacitación y servicios especializados

La persona responsable sugerida no sustituye la obligación del patrón ni las atribuciones de la comisión. Cuando una misma persona lleva varias funciones, documente el encargo y asegure que puede acceder a la evidencia. Un servicio contable externo puede apoyar la conciliación de nómina, pero necesita información real de recursos humanos y operación para detectar diferencias.

13 Plan preventivo de treinta días

Este calendario es una propuesta interna de organización. No amplía plazos oficiales y no debe utilizarse para posponer un riesgo que requiere atención inmediata ni un pago ya vencido.

Después del diagnóstico inicial, mantenga revisiones periódicas internas según el riesgo: por ejemplo, conciliación mensual de nómina y altas, revisión de pendientes en cada recorrido de seguridad y evaluación anual del programa preventivo. Estas frecuencias de gestión no sustituyen las periodicidades legales específicas, como recorridos al menos trimestrales, avisos de capacitación o evaluaciones que exija una NOM.

14 Modelos prácticos para adaptar

Los siguientes modelos son orientativos. Complete los campos entre corchetes con información verificable, elimine apartados que no correspondan y ajuste el escrito a la autoridad, notificación, etapa y plazo del expediente. No agregue afirmaciones o anexos que no pueda acreditar.

Modelo de control de recepción y plazos

Modelo de observaciones y ofrecimiento de pruebas

Asunto: Observaciones y ofrecimiento de pruebas respecto del acta de inspección [número], levantada el [fecha].

A la [denominación de la autoridad competente]:

[Nombre], en mi carácter de [patrón persona física / representante legal] de [razón social], personalidad que acredito con [documento o referencia válida en el expediente], señalo [domicilio y demás datos de contacto admitidos] y comparezco respecto del expediente [número].

Dentro del plazo aplicable y con fundamento en los artículos 35 y 36 del Reglamento General de Inspección del Trabajo y Aplicación de Sanciones, y demás disposiciones que correspondan, formulo las siguientes observaciones y ofrezco pruebas en relación con los hechos consignados en el acta:

Punto observado [número]. El acta señala [descripción precisa]. Al respecto, manifiesto [hecho verificable y explicación]. La obligación o numeral involucrado es [fundamento aplicable].

Prueba relacionada. Se acompaña [documento, fecha, persona o área, periodo y folios], identificado como anexo [número], con el que se acredita [hecho concreto]. Se solicita su valoración respecto del punto antes identificado.

Acción posterior, únicamente si corresponde. El [fecha real] se ejecutó [acción], según [evidencia]. Se informa como corrección posterior, sin atribuirle una fecha anterior ni confundirla con el cumplimiento originalmente existente.

Por lo expuesto, solicito tenerme por presentado en el carácter indicado, admitir y valorar los documentos y manifestaciones y emitir la determinación que legalmente proceda respecto de cada punto. Se acompaña índice de anexos [relación].

[Lugar y fecha] · [Nombre y firma de quien tenga facultades]

Este modelo corresponde a observaciones al acta. Si ya existe emplazamiento sancionador o resolución, la respuesta requiere ajustarse a esa etapa, a sus defensas y a los requisitos de la vía aplicable. [3] [4]

Modelo de manifestación durante el cierre del acta

Se solicita hacer constar que se exhibió [documento], de fecha [fecha], relativo a [trabajador, área y periodo], identificado con [folio o anexo]. Respecto del punto [número], se precisa que [hecho verificable]. Se solicita incorporar esta manifestación y describir la evidencia exhibida, sin perjuicio del derecho de presentar observaciones y pruebas dentro del plazo legal.

Utilícelo sólo si el documento se exhibió o los hechos realmente ocurrieron. Una frase genérica de inconformidad aporta menos que identificar qué se mostró y qué afirmación necesita aclararse.

Modelo de seguimiento de medidas correctivas

Para cada medida anote además fecha real de ejecución, persona que verificó y respuesta de la autoridad. Si necesita solicitar prórroga en seguridad, explique las causas ajenas al centro, ofrezca su prueba y precise el tiempo solicitado y las medidas de protección interinas. Presentar la solicitud no equivale a que se haya concedido. [4]

15 Preguntas frecuentes

Puede haber inspección aunque sólo tenga un trabajador

Sí. La existencia de una relación laboral genera obligaciones y el centro puede ser objeto de vigilancia. Algunas formalidades cambian por tamaño, actividad y riesgo, pero no existe una exención general por tener una plantilla pequeña. [2] [3]

Siempre deben avisar con veinticuatro horas

Ese citatorio previo corresponde a las inspecciones ordinarias. Las extraordinarias se practican sin citatorio previo y requieren orden y demás formalidades aplicables. [3] [4]

Puedo exigir que todo se revise en el despacho del contador

No como condición para permitir la visita. La autoridad puede revisar las instalaciones y entrevistar personal. Organice el acceso a la evidencia que se conserva con un tercero y atienda la orden conforme a su alcance. [2] [3] [4]

Necesito contratar a un proveedor para cumplir todas las NOM

No hay una obligación general de contratar un paquete comercial. Algunas funciones pueden atenderse internamente y otras requieren conocimientos, mediciones, autorizaciones o evaluaciones específicas. Decida con base en el riesgo y en la norma aplicable; una certificación genérica no reemplaza sus requisitos. [5] [9] [15]

Debo constituir comisión de capacitación con cincuenta trabajadores

El artículo 153-E establece el umbral en más de 50 trabajadores. Con 50 o menos no nace esa comisión por ese precepto, pero permanecen las demás obligaciones de capacitación. La comisión de seguridad e higiene tiene reglas distintas y se organiza por centro de trabajo. [2] [8]

Una DC 3 debe renovarse todos los años

No existe una caducidad anual universal de toda DC-3. Deben revisarse la actividad, la NOM, cambios de equipo, condiciones de trabajo y necesidades de actualización. El deber de reportar información de capacitación y conservar evidencias no equivale a una renovación anual indiscriminada del curso. [6] [11]

La omisión en SIRCE vuelve falsa una constancia

No por sí sola. Deben diferenciarse autenticidad y requisitos de la constancia, realización de la capacitación y cumplimiento oportuno del aviso. Una omisión de reporte puede constituir incumplimiento propio cuando sea exigible, sin convertir automáticamente en ficticio el curso. [6] [7]

Pagar las diferencias después de la visita elimina toda multa

No existe esa consecuencia automática. Se debe acreditar la corrección con su fecha real y analizar la infracción, el procedimiento y la valoración de la autoridad. Pagar una multa tampoco extingue la obligación laboral incumplida. [2] [3] [4]

El acta deja de valer si no la firmo

No. El artículo 35 establece que la negativa se hace constar sin afectar por sí misma la validez del acta. Es más útil leerla, precisar los hechos y formular observaciones respaldadas que confiar en la falta de firma. [3]

Una inspección favorable impide nuevas revisiones

No otorga inmunidad permanente. La empresa debe mantener el cumplimiento y puede ser revisada en otros periodos, materias o por causas extraordinarias. Conserve el antecedente y el acuerdo de cierre, pero actualice continuamente su expediente. [3] [4]

16 Cómo convertir la revisión en un control permanente

La dirección debe saber qué obligaciones le corresponden, quién las ejecuta y dónde se conserva la evidencia. Recursos humanos documenta la relación laboral; nómina y contabilidad explican los pagos; operación y seguridad demuestran cómo se trabaja; las comisiones participan en las funciones que les asigna la ley. La coordinación entre esas áreas permite detectar diferencias antes de que lleguen a un acta.

Una buena preparación se reconoce en hechos concretos: vacaciones disfrutadas y pagadas, registros que coinciden, capacitación pertinente, equipos seguros y medidas que se mantienen. El expediente sirve para demostrar esas condiciones y para identificar lo que todavía falta corregir.

En Voracom Sys podemos ayudarte a revisar la congruencia entre nómina, prestaciones, expedientes y obligaciones de tu empresa. Cuando el caso lo requiere, el trabajo debe coordinarse con asesoría jurídica laboral y especialistas en seguridad y salud. Solicita una revisión del estado de tu documentación para definir prioridades y responsables.

Las referencias numeradas remiten a fuentes oficiales incluidas en la ficha del artículo. Para atender un expediente concreto deben revisarse la orden, los hechos, el periodo inspeccionado y la normativa y criterios aplicables a esa actuación.

Contenido informativo. No sustituye una asesoría formal: su alcance depende de cada caso. Las disposiciones fiscales cambian, así que revisa la fecha de investigación antes de usar estas cifras.