Relación laboral en México, del contrato a la baja

Aprende a documentar la relación laboral, calcular finiquito e ISR por separación, tramitar la baja ante el IMSS y preparar un expediente para inspección o conciliación.

Cuándo existe una relación laboral en México

Una clínica contrata a una recepcionista por «honorarios». La administradora fija sus turnos, le asigna pacientes, supervisa el trabajo y autoriza sus ausencias. Aunque la recepcionista expida facturas, esos hechos son indicios de subordinación. Si además presta personalmente el servicio a cambio de una remuneración, la clínica debe revisar la antigüedad, las prestaciones y las obligaciones de nómina desde el inicio efectivo del trabajo. Los artículos 20 y 21 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) definen la relación y presumen su existencia entre quien presta un trabajo personal y quien lo recibe.

Qué determina cada ley

El artículo 123, apartado A, de la Constitución reconoce, entre otros derechos, la jornada limitada, el descanso, la vivienda, la seguridad social y la protección frente al despido injustificado. Las reglas que siguen corresponden a las relaciones del apartado A, habituales en el sector privado. El empleo público puede regirse por el apartado B y por legislación burocrática federal o local.

Qué duración se puede pactar

La relación por tiempo indeterminado es la regla cuando falta estipulación expresa. Una obra determinada exige que su naturaleza lo justifique. El plazo fijo procede por la naturaleza del servicio, una sustitución temporal u otro supuesto legal. Si vence el plazo y subsiste la materia del trabajo, la relación se prorroga mientras ésta perdure. Una temporada recurrente puede constituir trabajo indefinido discontinuo, con derechos proporcionales al tiempo trabajado. El carácter de confianza depende de las funciones que realmente se ejercen. Véanse los artículos 9, 35 a 39 y 39-F de la LFT.

Qué debe contener el contrato y cómo se acredita su cumplimiento

Cuando no existe contrato colectivo aplicable, los artículos 24 a 26 de la LFT exigen documentar las condiciones por escrito y entregar un ejemplar a cada parte. La omisión es imputable al patrón y la persona conserva los derechos generados por sus servicios. Conviene cotejar la fecha de ingreso con la primera jornada, el alta del IMSS y la primera nómina.

El escrito identifica a las partes e incluye sus datos legales, CURP, RFC y domicilio. Precisa la modalidad, las tareas, el lugar de prestación, la jornada, el monto y forma del salario, el día y lugar de pago, la capacitación, los descansos, las vacaciones y los beneficiarios para los supuestos legales. En puestos con comisiones conviene agregar cómo se generan, cómo se calculan y qué reporte permite comprobarlas.

El patrón puede dirigir y supervisar las tareas pactadas y aplicar las medidas disciplinarias legales del reglamento interior, con derecho de audiencia cuando corresponda. La persona trabajadora puede exigir el pago convenido, la afiliación, un entorno seguro, descansos y prestaciones. Las facultades de dirección están sujetas a la dignidad y a las prohibiciones de discriminación de los artículos 2, 3 y 133 de la LFT.

Prueba y capacitación inicial

El periodo a prueba puede pactarse en relaciones indefinidas o de duración superior a 180 días. Su límite habitual es de 30 días, ampliable hasta 180 en puestos directivos o especializados previstos en la ley. La capacitación inicial puede durar hasta tres meses o, excepcionalmente, seis. Ambas figuras requieren acuerdo escrito, salario, prestaciones y seguridad social desde el inicio. Son improrrogables y no pueden encadenarse ni repetirse con la misma persona en la empresa. Para decidir la continuidad, documente la evaluación y considere la opinión de la comisión mixta en los términos legales. Si continúa el servicio, el periodo cuenta para la antigüedad. Artículos 39-A a 39-E de la LFT.

Derechos y obligaciones durante el empleo

La transición conserva el límite semanal general de 48 horas en 2026 y lo reduce a 46 en 2027, con respeto a los máximos diarios por tipo de jornada y sin disminuir los salarios. Las disposiciones generales sobre el registro electrónico de jornada del artículo 132, fracción XXXIV, entran en vigor a partir del 1 de enero de 2027. Decreto sobre jornada laboral.

Cómo identificar la causa de separación y sus consecuencias

Antes de procesar una baja, determine quién decidió terminar, por qué y en qué fecha. El finiquito reúne los importes devengados pendientes. Puede incluir días trabajados, comisiones, aguinaldo proporcional, vacaciones de ciclos anteriores pendientes, la parte proporcional del ciclo en curso y su prima. Revise también prestaciones superiores y PTU pendiente de determinar. La indemnización se agrega cuando la causa de separación lo exige.

Ante un despido injustificado, la persona puede optar por reinstalación o tres meses de salario. Si el patrón no acredita la causa en juicio, el artículo 48 prevé salarios vencidos hasta por doce meses y, bajo sus condiciones, intereses posteriores de 2 % mensual sobre quince meses de salario, capitalizables al momento del pago. Para calcular la indemnización deben considerarse las prestaciones que integran salario conforme a los artículos 84 y 89. Los veinte días por año en relaciones indefinidas requieren un supuesto específico, como la dispensa patronal de reinstalar del artículo 49 o la rescisión justificada por la persona trabajadora. Jurisprudencia sobre los veinte días por año.

Si hay una renuncia firmada y trabajo posterior

Una persona firma una renuncia un viernes, pero recibe instrucciones y atiende clientes el lunes. Antes de cerrar su expediente, contraste el escrito con los registros de asistencia y el pago de esos días. La Suprema Corte exige valorar las circunstancias de la firma y las pruebas de que el servicio continuó. Jurisprudencia sobre renuncia y consentimiento.

Qué salario usar para cada pago

Un sueldo mensual de $24,000 produce una cuota diaria de $800. Esa cifra sirve para pagar un día de salario pendiente. Multiplicarla por 90 sin verificar las prestaciones ordinarias puede dejar incompleta la indemnización. Usar el salario integrado para calcular una prima sujeta a un tope también altera el resultado.

Cuándo cambia la indemnización por el tipo de contrato

Si se actualiza un supuesto que remite al artículo 50, una relación por tiempo determinado menor de un año genera el importe de los salarios de la mitad del tiempo trabajado. Si excede de un año, el artículo prevé seis meses por el primer año y veinte días por cada año siguiente. Para tiempo indeterminado prevé veinte días por año. Además deben revisarse los tres meses y los conceptos de la fracción III. Antes de usar estas fórmulas confirme la vía ejercida, la duración real y las prestaciones superiores pactadas.

Para estimar los importes brutos de una salida sencilla se pueden capturar el sueldo, la antigüedad y las vacaciones pendientes en la calculadora de finiquito y liquidación de Voracom Sys.

ISR en un finiquito por renuncia

Una trabajadora ingresa el 1 de enero y renuncia el 30 de junio de 2026. Gana $550 diarios, trabajó 181 días, tiene cinco días de salario pendientes y aún no disfrutó vacaciones. Tiene prestaciones mínimas y ningún pago anterior consumió las exenciones del ejercicio. Al retirarse voluntariamente en su primer año, no genera prima de antigüedad bajo el artículo 162, fracción III de la LFT.

El aguinaldo otorgado de forma general tiene una exención anual hasta por 30 UMA diarias y la prima vacacional hasta por 15 UMA. Con una UMA de $117.31, los límites son $3,519.30 y $1,759.65. La prima percibida queda íntegramente exenta. El salario por vacaciones, los días trabajados, las comisiones y los bonos ordinarios por desempeño se gravan. Cada importe de la tabla se redondea por concepto. LISR, artículos 93, fracciones XIV y XV, y 94 · Valor oficial de la UMA

Los $6,594.68 son la base gravada de este recibo. Para obtener el neto hay que considerar los demás pagos, las retenciones del periodo y las deducciones procedentes. El patrón aplica el artículo 96 de la LISR o, para los conceptos que admite, el procedimiento opcional del artículo 174 de su Reglamento. Si ya se pagó parte del aguinaldo o de la prima, revise cuánto queda disponible de la exención anual.

Para los años siguientes, el artículo 76 de la LFT parte de 12 días al cumplir el primer año, suma dos por cada año hasta llegar a 20 en el quinto y, a partir del sexto, aumenta dos por cada cinco años de servicios. El aguinaldo se prorratea por año calendario y las vacaciones por ciclo de antigüedad. Aquí ambos comienzan el 1 de enero.

Del bruto al depósito

Supongamos que en junio ya se pagaron 25 días de sueldo por $13,750.00 y se retuvieron $1,196.00. Al usar la tarifa mensual ordinaria para todas las percepciones, la base de junio asciende a $20,344.68 y su ISR a $2,457.28. Por tanto, quedan $1,261.28 de ISR por retener en el finiquito. De los $10,932.20 brutos quedan $9,670.92 después de ISR, antes de cuotas obreras, amortización de crédito u otras deducciones procedentes. Tarifa mensual de ISR.

Liquidación por despido y retención de ISR

Un trabajador de planta en Jalisco opta por la indemnización ante un despido injustificado después de cinco años exactos. Cobra $24,000 mensuales y tiene 15 días de aguinaldo, 20 días de vacaciones y prima vacacional de 25%. El convenio prevé $120,000 brutos exclusivamente por separación. Los salarios y prestaciones devengados se cubren aparte. El puesto carece de salario mínimo profesional aplicable.

El supuesto corresponde a la elección del artículo 48. Los veinte días por año requieren una causa legal o contractual adicional. La prima usa el salario ordinario con el límite laboral correspondiente. La exención de ISR usa la UMA. LFT, artículos 48, 50, 84, 89, 162, 485 y 486 · Salarios mínimos de 2026

Retención provisional del artículo 96

Para un pago desde febrero de 2026, la exención conjunta es 90 × $117.31 × 5 = $52,789.50. Restan $67,210.50 gravados. La fracción de servicio mayor de seis meses cuenta como un año adicional para esta exención. LISR, artículo 93, fracción XIII · Criterio judicial sobre la UMA

El ISR del último sueldo mensual ordinario es $1,856.84 + ($24,000 − $17,533.65) × 21.36% = $3,238.05. Al dividirlo entre $24,000 se obtiene 13.491875%. La retención sobre $67,210.50 asciende a $9,067.96. El pago neto por separación es $110,932.04, sin otras deducciones. El subsidio al empleo excluye estos conceptos. Tarifa mensual, Anexo 8, apartado B.V

Impuesto anual de los pagos por separación

En el caso anterior, supónganse además $216,000 de otros ingresos gravados del ejercicio y ninguna deducción personal. El artículo 95 de la LISR divide la separación gravada en una parte que se suma a los demás ingresos y otra a la que se aplica la tasa efectiva anual. Esta segunda parte también causa impuesto. LISR, artículo 95 · Reglamento de la LISR, artículo 172

Al determinar el saldo anual se acreditan los $9,067.96 retenidos por separación y las demás retenciones acreditables del ejercicio. Tarifa anual de 2026, Anexo 8, apartado C.II

Cuando el pago es menor que el sueldo mensual

Otro trabajador tiene un año de servicio, recibe $18,000 por separación y ganaba $24,000 mensuales. Su exención es $10,557.90 y su ingreso gravado $7,442.10. El artículo 96 indica aplicar la tarifa directamente en este supuesto. La retención es $420.95 + ($7,442.10 − $7,168.52) × 10.88% = $450.72. Para el anual acumula los $7,442.10 completos. No queda remanente para la tasa efectiva.

Quién presenta la declaración

El SAT incluye la liquidación o indemnización entre los supuestos para que la persona presente su anual en abril del año siguiente. El trabajador contrasta los CFDI con el prellenado. El patrón omite el cálculo anual, entre otros casos, si la persona dejó de prestarle servicios antes del 1 de diciembre. Para una renuncia con ingresos exclusivamente por servicios subordinados, revísense el artículo 98, fracción III de la LISR y la opción del artículo 182 del Reglamento.

Cómo timbrar el último sueldo y el pago por separación

Cuando el trabajador cobra su último sueldo y una indemnización en el mismo periodo, el SAT admite dos CFDI o un CFDI con dos complementos de nómina. En ambos casos se distingue el régimen 02 del asalariado y el régimen 13 del pago por separación. Si una renuncia genera exclusivamente sueldos y prestaciones ordinarias, conserva las claves de esas percepciones. La palabra «finiquito» en el recibo interno no determina el régimen.

Qué revisar en el XML

El comprobante es de tipo N, versión 4.0, con complemento de nómina 1.2, revisión E en 2026. Coteje RFC, nombre, código postal fiscal, fechas del periodo y fecha efectiva de pago. El régimen fiscal del receptor en el CFDI es 605 y su uso es CN01. El tipo de régimen 13 se registra dentro del complemento.

En el nodo de separación revise TotalPagado, NumAñosServicio, UltimoSueldoMensOrd, IngresoAcumulable e IngresoNoAcumulable. En el ejemplo, el total de separación es $120,000, la antigüedad es de cinco años y el último sueldo mensual ordinario es $24,000. Para la retención provisional del artículo 96, la guía indica capturar el total por ese concepto en IngresoAcumulable y cero en IngresoNoAcumulable. Reserve el reparto de $24,000 y $43,210.50 para el procedimiento anual del artículo 95. El importe exento se informa en las percepciones. SAT · Guías de llenado, apartado CFDI 4.0.

Cuándo certificar y entregar

La regla 2.7.5.1 permite enviar a certificación los pagos por separación hasta el último día hábil del mes de la erogación. Desde la certificación se cuentan 3, 5, 7, 9 u 11 días hábiles para entregar el comprobante según la plantilla sea de 1–50, 51–100, 101–300, 301–500 o más de 500 personas. Entregue el XML conforme a la regla 2.7.5.2 y conserve la constancia de entrega.

Para practicar esta revisión por trabajador y folio fiscal, consulte el curso de conciliación de CFDI y revisión del timbrado.

Qué conceptos del finiquito inciden en el SBC

El salario base de cotización (SBC) es la base diaria para calcular las cuotas del IMSS. Al cerrar la nómina, identifique qué pagos corresponden al trabajo realizado, qué prestaciones ya se integraron y qué cantidades nacen al terminar el vínculo. Los artículos 27, 30 y 34 de la Ley del Seguro Social rigen esta revisión.

Ejemplo con salario fijo y comisiones

Una persona recibe $500 diarios, tiene derecho a 15 días de aguinaldo, 12 días de vacaciones y prima vacacional del 25%. Sin otras percepciones integrables, el SBC fijo resulta de $500 × [1 + (15 + 12 × 0.25) ÷ 365] = $524.66. El factor incorpora la prima adicional. El sueldo de los días de descanso vacacional ya está incluido en la cuota diaria.

Si además recibió $6,200 de comisiones en julio y agosto y devengó salario los 62 días, el promedio variable es $100 diarios. El SBC mixto aplicable en septiembre asciende a $624.66. La modificación por variables se comunica en los primeros cinco días hábiles de septiembre. Si la empresa descubre la omisión al preparar una baja en octubre, debe revisar ambos meses, corregir el movimiento y determinar las diferencias correspondientes. Guía de integración del SBC de Voracom Sys

Baja ante el IMSS y último descuento de Infonavit

Presente la baja dentro de los cinco días hábiles siguientes a la separación y conserve la constancia de aceptación. El día de baja oportuna cuenta como cotizado. Si se presenta tarde, en general surte efectos al día siguiente de su recepción, con la excepción de pensiones de riesgos de trabajo o invalidez dictaminadas por el IMSS. Véase el artículo 57 del reglamento de afiliación. Mientras falte el aviso subsiste la obligación de cotizar. La fecha de envío en IDSE debe contrastarse con la fecha de efectos que aceptó el IMSS. Si acredita el alta con otro patrón, el anterior puede solicitar la devolución del exceso desde la nueva inscripción. Durante la incapacidad temporal vigente, la baja carece de efectos para el Seguro Social mientras dure ese estado, conforme al artículo 21 de la LSS. Revise el certificado y la procedencia de un nuevo aviso. Avisos afiliatorios del IMSS

Cuando el trabajador queda sin empleo después de al menos ocho cotizaciones semanales ininterrumpidas, él y sus beneficiarios conservan durante ocho semanas la atención médica en los términos del artículo 109 de la LSS.

Aportación patronal y descuento al acreditado

El patrón aporta 5% a vivienda. Con el SBC fijo de $524.66 del ejemplo y diez días cotizados sin incidencias, aporta $262.33. Si existe crédito, consulte el aviso de retención o la cédula bimestral, calcule por separado el descuento aplicable hasta la baja y concilie lo retenido con el Sistema Único de Autodeterminación (SUA). La terminación de la relación deja a cargo del trabajador la continuidad de su crédito. El patrón únicamente entera la amortización que le corresponde. Las cuotas ordinarias del IMSS son mensuales. Retiro, cesantía y vejez, aportaciones y descuentos de vivienda se enteran bimestralmente. El vencimiento general es el día 17 del mes siguiente al periodo. Ley del Infonavit, artículos 29 y 35 y régimen transitorio

En ausencias sin sueldo puede suspenderse la aportación de vivienda con aviso oportuno. Para las cuotas IMSS, el artículo 31 de la LSS distingue faltas de menos de ocho días, por las que únicamente se cotiza en enfermedades y maternidad, y ausencias de ocho días consecutivos o más, sujetas al artículo 37. Durante incapacidad certificada por el IMSS subsisten el 5% de vivienda y, para el IMSS, la cuota del ramo de retiro. Desde el sexto bimestre de 2025, las ausencias o incapacidades tampoco suspenden el descuento del crédito. Para cuotas fijas en pesos o VSM, el Instituto indica conservar la cuota del aviso, hasta el salario efectivamente pagado o el límite aplicable del artículo 97 de la LFT. Documente en el SUA cualquier insuficiencia y conserve nómina, certificados, aviso, acuse de baja y comprobante del entero. Acuerdo de aplicación y criterio Infonavit 01/2025

Del recibo al banco y a la declaración del patrón

En el ejemplo de la separación por $120,000.00, el patrón retiene $9,067.96 de ISR y transfiere $110,932.04 al trabajador. El asiento siguiente aísla el pago por separación, supone que no se había reconocido el pasivo y que no hay otros descuentos. Los salarios y prestaciones ordinarias se registran en su propia póliza.

Si ya existía una provisión por la prima de antigüedad o un pasivo por prestaciones devengadas, aplique el importe reconocido contra ese pasivo. Lleve al resultado del periodo la diferencia que corresponda. El entero normalmente se hace junto con el ISR retenido al resto de la plantilla. La última pareja de renglones identifica la parte del pago mensual que corresponde al ejemplo.

Cuánto se lleva a la conciliación fiscal

De los $120,000.00, el trabajador tiene $52,789.50 exentos y $67,210.50 gravados. El patrón parte del gasto contable completo y comprueba los requisitos de deducción, entre ellos la erogación efectiva, el CFDI y el cumplimiento de las obligaciones de retención del artículo 27, fracciones V y VIII, de la LISR. Para un patrón del régimen general, el artículo 28, fracción XXX de la LISR limita la deducción de los pagos exentos. El porcentaje no deducible es 53% o 47% cuando las prestaciones no disminuyen respecto del ejercicio anterior. La regla 3.3.1.29 determina cómo comparar ambos ejercicios. Sobre $52,789.50 exentos, la parte no deducible sería $27,978.44 al 53% o $24,811.07 al 47%. Ley del ISR.

Al cierre, use el folio fiscal y la fecha de pago para rastrear el bruto en el XML, el neto en el estado de cuenta y la retención en el visor patronal. Identifique el periodo y el acuse de la declaración donde se enteró el impuesto. Si hubo sustitución, conserve ambos folios y verifique el estado de cancelación.

Qué cruza cada autoridad en una revisión

Una diferencia entre la nómina, el banco y el SUA puede tener una explicación válida. Por ejemplo, si el trabajador recibió una indemnización después de la baja, la fecha de transferencia será posterior al último día cotizado. Para resolver la diferencia, identifique qué pagó la empresa y cuándo nació el derecho. La fecha de depósito, por sí sola, no acredita una nueva jornada de trabajo.

Un bono llamado «gratificación por separación»

Una vendedora cobra en el finiquito la comisión de una venta cerrada antes de salir. Si el patrón la suma a una indemnización, infla el monto utilizado en el cálculo especial de ISR y puede omitir una percepción variable ante el IMSS. El reporte de ventas, el acuerdo de comisiones y la fecha en que nació el derecho permiten reclasificarla. Después se revisan el CFDI, la retención enterada, las cuotas del periodo y la póliza.

Si el IMSS determina cuotas omitidas, pueden causarse actualización, recargos y la multa del artículo 304 de la LSS, de 40 % a 100 % del concepto omitido. El cumplimiento espontáneo tiene requisitos propios en el artículo 304-C. Para un capital constitutivo hay que examinar el siniestro y cómo afectó la omisión del aseguramiento o del salario a las prestaciones, conforme a los artículos 54 y 77. Ley del Seguro Social.

Cómo atender una inspección laboral

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) y las autoridades estatales vigilan las condiciones de trabajo dentro de sus competencias. Para salarios, jornadas y prestaciones se revisan la actividad y el tipo de empresa conforme a los artículos 527 y 529 de la LFT. En capacitación y seguridad y salud, la competencia es federal con auxilio de las autoridades estatales. Los inspectores pueden recorrer las instalaciones, entrevistar al personal y examinar documentos. La decisión sobre la procedencia de un despido individual corresponde al tribunal laboral.

Qué revisar desde la llegada del inspector

Si falta evidencia de pago

Un restaurante exhibe el CFDI del aguinaldo de una mesera, pero el inspector observa que falta documentar el pago. La empresa puede identificar el depósito, aportar el estado de cuenta y conciliar percepción, retención y neto dentro del plazo. Si en realidad quedó un saldo, debe documentar el pago con su fecha real.

Si subsisten incumplimientos se puede abrir un procedimiento sancionador con oportunidad de defensa. La autoridad debe indicar en el emplazamiento la infracción, las disposiciones que estima vulneradas y el plazo para contestar, que no puede ser inferior a 15 días hábiles. Conviene atender el emplazamiento, controvertir cada hecho y aportar las pruebas. Impedir la inspección puede generar multa de 250 a 5,000 UMA conforme al artículo 1004-A de la LFT. Reglamento de Inspección, artículos 27 a 36 y 51 a 55 · Guía oficial de inspección

Conciliación y demanda por despido

Ante un despido ordinario, la persona trabajadora debe solicitar conciliación antes de demandar. El centro competente depende del giro y del lugar de trabajo. En Jalisco, una mesera de un restaurante independiente normalmente acudiría al centro estatal. Una operaria de una fábrica que elabora tequila para envasarlo acudiría al Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral por la rama de bebidas envasadas del artículo 527, fracción I, numeral 17. Orientación del Centro de Conciliación Laboral de Jalisco

Plazos y excepciones

El artículo 518 fija dos meses desde el día siguiente a la separación. La solicitud suspende ese plazo y el cómputo se reanuda al día siguiente de la constancia de no conciliación o del archivo por falta de interés. Se cuenta por meses de calendario. Si el plazo concluye en día inhábil, se recorre al siguiente hábil. En una rescisión formal debe considerarse además la regla de notificación personal del artículo 47. Las prestaciones pendientes tienen, por regla general, un año desde el día siguiente a su exigibilidad. Jurisprudencia de la Suprema Corte sobre el cómputo

La conciliación dura como máximo 45 días naturales. El artículo 685 Ter exceptúa, entre otros supuestos, reclamaciones por discriminación por embarazo, acoso u hostigamiento sexual y designación de beneficiarios por muerte. La persona trabajadora comparece personalmente y el patrón puede acudir mediante representante facultado para obligarlo.

Qué se firma y qué se prueba

El convenio debe detallar hechos, conceptos, importes y forma de pago sin renuncia de derechos devengados. Celebrado ante el centro, adquiere carácter de cosa juzgada y se puede exigir judicialmente si se incumple. Sin acuerdo, la constancia permite acudir al tribunal y reclamar reinstalación o indemnización, según corresponda.

En el procedimiento ordinario el patrón cuenta con 15 días desde el emplazamiento para contestar y ofrecer pruebas. Si alega faltas injustificadas, le corresponde acreditar las ausencias, su contexto, la causal y el aviso. El artículo 47, fracción X, exige más de tres faltas en 30 días sin permiso ni causa justificada. Tres faltas por sí solas no satisfacen ese supuesto. Si discrepan sobre el salario, coteje contrato, modificaciones, recibos y depósitos. La simple negativa del despido o el ofrecimiento del empleo no trasladan al trabajador la carga probatoria. Ley Federal del Trabajo, artículos 33, 48, 684-B a 685 Ter, 784 y 873-A

Cómo integrar un expediente digital que pueda exhibirse

Al recibir una citación, recursos humanos debe poder reconstruir la última jornada sin depender del correo personal del supervisor. Identifique cada expediente con una clave de empleado y relacione contrato, movimientos salariales, asistencias, nóminas y documentos de salida. Una carpeta de archivos llamados «final» y «final firmado» rara vez permite saber qué versión se entregó.

Cómo presentar una prueba electrónica

Si la empresa sostiene que una persona renunció por mensaje, conserve la conversación completa y su archivo original, con participantes, fecha, hora y datos para localizarla. Contraste la voluntad expresada con la secuencia de asistencia, instrucciones y pagos. Una captura aislada pierde contexto y dificulta atribuir la autoría. Los artículos 776 y 836-A a 836-D de la LFT prevén cómo ofrecer y reproducir el medio. Si se ofrece un CFDI, incorpore el XML y los datos verificables ante el SAT. El depósito bancario permite demostrar el abono.

Cuánto tiempo conservar y quién puede consultar

Para el artículo 804 de la LFT, el contrato individual de su fracción I se conserva durante el vínculo y un año más. Las fracciones II a IV comprenden el último año de trabajo y el año siguiente al término. El artículo 15, fracción II, de la LSS exige guardar registros de nómina durante cinco años. Para efectos fiscales, el artículo 30 del CFF establece, como regla general, cinco años desde cuando se presentó o debió presentarse la declaración relacionada. Revise las excepciones y cualquier litigio o revisión abiertos antes de depurar.

Limite los permisos según la función, registre cambios, mantenga una copia de respaldo recuperable y restrinja por separado los datos médicos. Informe finalidades mediante el aviso de privacidad, habilite el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO) y suspenda la eliminación de los documentos pertinentes si surge una controversia. Protección de datos en expedientes privados.

Qué revisar antes de cerrar la baja

Una persona puede firmar el recibo y, días después, pedir que se le explique el neto. El expediente está completo cuando se puede reconstruir la respuesta desde los hechos que originaron cada pago hasta la transferencia, el CFDI vigente y los avisos aceptados.

Tres preguntas que suelen quedar abiertas

¿Para qué sirve el sello del SAT si ya tengo el SPEI? El XML identifica qué conceptos declaró y retuvo el patrón. El comprobante bancario acredita cuánto dinero salió y quién lo recibió. El convenio y la hoja de cálculo explican por qué correspondía ese importe.

¿Puede descontarse automáticamente del finiquito una computadora sin devolver? Documente la entrega, el estado y la devolución pendiente. Antes de deducir, verifique si el adeudo y el descuento cumplen el artículo 110 de la LFT, incluidos sus límites y el acuerdo exigible. La entrega de equipo y el pago de prestaciones deben quedar desglosados.

¿Qué pasa si aún no se conoce la PTU del ejercicio? Identifique el ejercicio y verifique si la persona tiene derecho a participar. Si las partes celebran un convenio sin que la comisión mixta haya determinado el reparto individual, el artículo 987 de la LFT exige dejar a salvo ese derecho. Registre el pendiente para pagar y timbrar cuando corresponda.

Contenido informativo. No sustituye una asesoría formal: su alcance depende de cada caso. Las disposiciones fiscales cambian, así que revisa la fecha de investigación antes de usar estas cifras.