SBC y obligaciones patronales IMSS 2026

Conoce cómo integrar el SBC, administrar prestaciones y movimientos afiliatorios, prevenir capitales constitutivos y atender requerimientos del IMSS, con ejemplos y efectos en ISR.

Una nómina bien timbrada puede contener un salario mal comunicado al IMSS. También puede ocurrir que una prestación excluida del Salario Base de Cotización esté gravada para el trabajador en ISR, o que una prestación exenta no sea totalmente deducible para el patrón. La forma de reducir estas diferencias es revisar por separado la relación laboral, la integración del salario, los avisos afiliatorios y el tratamiento fiscal de cada pago.

Esta investigación desarrolla ocho temas independientes para personas empleadoras, responsables de recursos humanos, contadores y administradores. El eje es el régimen obligatorio del IMSS aplicable al trabajo personal subordinado. Se incluyen las conexiones con INFONAVIT e ISR cuando afectan las decisiones de nómina; los regímenes especiales, el cálculo completo de pensiones y los litigios concretos requieren su análisis particular.

Los ejemplos son hipotéticos y las cifras se expresan en pesos mexicanos. Cuando se usa la UMA de 2026, se trata del valor vigente desde el 1 de febrero; enero requiere la UMA anterior. Los criterios administrativos del IMSS se identifican como tales y se distinguen de las leyes y sus reglamentos.

Cómo leer esta investigación

Tres decisiones distintas para cada percepción

El nombre de un concepto en CONTPAQi Nóminas o en cualquier otro sistema no sustituye esta revisión. Llamar a una cantidad «ayuda», «previsión social» o «bono» no determina su naturaleza. El catálogo de percepciones debe conservar una explicación de su tratamiento y los documentos que lo respaldan.

1 Conceptos fundamentales de integración del SBC

Fundamentos principales. LSS arts. 27 a 33; LFT arts. 76, 80 y 87; decreto de desindexación y valores oficiales 2026.

El SBC es la base diaria que permite calcular las cuotas de seguridad social y sirve como referencia para diversas prestaciones económicas del asegurado. No equivale necesariamente al sueldo diario pactado, al depósito neto recibido, al total gravado de ISR ni al salario integrado utilizado en una indemnización laboral. Cada uno responde a una finalidad y a normas distintas. Su integración comienza con la realidad de la remuneración, no con el nombre que se haya asignado al concepto en el sistema de nómina.

La revisión debe resolver tres preguntas por cada percepción: si se entrega por el trabajo, si existe una exclusión expresa que le corresponda y si la empresa demuestra todos los requisitos de esa exclusión. Llamar a una percepción «ayuda», «previsión social» o «bono» no la excluye automáticamente. El artículo 27 LSS parte de la integración y enumera conceptos exceptuables: instrumentos de trabajo; ahorro con requisitos; aportaciones adicionales a retiro; cuotas patronales, aportaciones de vivienda y PTU; alimentación y habitación onerosas; despensa hasta el límite; premios de asistencia y puntualidad hasta sus límites; determinados planes de pensiones; y tiempo extraordinario dentro de los márgenes legales. Las exclusiones requieren registro contable. En despensa, premios y tiempo extraordinario se integra el excedente cuando se rebasa el límite aplicable. (LSS, art. 27)

Un catálogo útil no contiene una sola columna «integra/no integra». Conviene llevar por concepto la descripción real, periodicidad, cuantía conocida o variable, exclusión y requisito, importe integrable, fecha de efecto, tratamiento ISR, documento soporte y responsable. Por ejemplo, el aguinaldo ordinario conocido se provisiona en el componente fijo del SBC, aunque para ISR su pago tenga una exención parcial; un premio auténtico de asistencia puede excluirse del SBC dentro del límite y ser ingreso gravado de ISR. Esta separación permite explicar por qué los totales de nómina, CFDI e IMSS no tienen que ser idénticos, pero sí conciliables.

Salario fijo, variable y mixto

El artículo 30 LSS distingue: fijo, cuando la cuantía es conocida, incluidas retribuciones periódicas previamente determinadas; variable, cuando sus elementos no pueden conocerse previamente y se obtiene el promedio de los ingresos integrables percibidos en los dos meses inmediatos anteriores entre los días de salario devengado; mixto, cuando se suman elementos fijos y dicho promedio variable. Para un trabajador de nuevo ingreso con salario variable se utiliza el salario probable del periodo. Un pago extraordinario no se vuelve variable únicamente por el nombre: se debe examinar si su importe era previamente conocido. (LSS, arts. 29–30)

El pago mensual ordinario se divide entre 30; el quincenal entre 15; el semanal entre siete. Esto no autoriza a dividir todos los cálculos entre 30: el promedio variable utiliza los días de salario devengado reales del bimestre; las cuotas atienden al periodo y a las incidencias previstas legalmente. Los días sin salario requieren soporte para ajustar el divisor y no deben eliminarse indiscriminadamente los descansos pagados.

Caso 1 de integración fija con prestaciones mínimas

Supuestos: sueldo mensual $18,000; aguinaldo de 15 días; 12 días de vacaciones; prima vacacional de 25%; sin otras percepciones. El ejemplo supone una persona en el tramo de antigüedad que corresponde a esos 12 días, y debe cambiarse cuando aumente el derecho vacacional.

Factor de integración = 1 + 15/365 + (12 × 25%)/365 = 1.049315068. SBC reportado con redondeo final a centavos: $629.59. No se agrega nuevamente el salario de los 12 días de vacaciones: su sueldo ordinario ya está comprendido; lo adicional en este ejemplo es la prima vacacional. Usar un factor de cuatro decimales como único dato puede generar diferencias: conservar precisión y redondear conforme a la operación del sistema y del aviso.

Para 14 días de vacaciones, manteniendo lo demás, el factor es 1.050684932 y el SBC $630.41. La antigüedad puede producir una modificación aunque no suba el sueldo nominal. Con prestaciones superiores, la fórmula debe utilizar los días y porcentajes realmente pactados, no siempre los mínimos.

Caso 2 de parte variable

Si el componente fijo es $629.589041 y las comisiones integrables pagadas durante julio y agosto suman $12,400, con 62 días de salario devengado, el promedio variable es $200 diarios. El SBC mixto para el bimestre siguiente es $829.59. Si sólo existieron 59 días de salario devengado acreditados, el promedio sería $210.169492 y el SBC $839.76. La diferencia se explica por el divisor, no por una tasa de cuotas distinta. Este caso no presupone que cualquier ausencia deje de cotizar: cotización y divisor del promedio requieren su propia revisión.

Unidades y topes vigentes para los ejemplos

INEGI publicó UMA 2026 diaria $117.31, mensual $3,566.22 y anual $42,794.64, vigentes desde el 1 de febrero de 2026. La resolución CONASAMI establece desde el 1 de enero de 2026 salario mínimo general de $315.04 y de $440.87 en la Zona Libre de la Frontera Norte; además deben revisarse los mínimos profesionales aplicables. Autlán de Navarro, Jalisco, pertenece a la zona general. (INEGI UMA 2026 y CONASAMI 2026)

La distinción jurídica es fundamental: el piso salarial conserva su naturaleza de salario mínimo; los límites expresados como unidad de cuenta se leen con la desindexación constitucional y UMA. En la operación general del IMSS, el tope de 25 UMA diarias arroja $2,932.75 desde febrero de 2026. La exclusión de despensa de 40% UMA equivale a $46.924 diarios y la onerosidad de alimentación o habitación de 20% UMA a $23.462 diarios por cada prestación. Conviene cobrar $23.47 cuando se documenta la cuota diaria a centavos para evitar quedar por debajo del umbral por redondeo. Enero conserva el valor de UMA anterior; no aplicar retroactivamente la de febrero. (LSS, INEGI UMA 2026 y Decreto de desindexación de 2016)

Lectura de las referencias legales. el texto de los artículos 27 y 28 LSS y el propio criterio IMSS 02/2024 aún conservan la expresión «salario mínimo». El artículo tercero transitorio del decreto de desindexación de 2016 es el sustento para leer las referencias de unidad de cuenta en UMA. La redacción literal de la ley no se ha sustituido en todos sus artículos por la palabra UMA. Tampoco convertir indiscriminadamente cualquier salario mínimo laboral a UMA.

Matriz de conceptos que deben revisarse

La regla es integrar los pagos por el trabajo, salvo una exclusión legal que pueda demostrarse. La lista no autoriza a sustituir una remuneración ordinaria por conceptos simulados. El artículo 27 exige registro contable de los conceptos excluidos.

Método de cálculo que puede repetirse cada periodo

1. Identificar sueldo y prestaciones realmente pactadas, con su fecha de inicio.
2. Convertir a cuota diaria conforme a la periodicidad salarial.
3. Anualizar las prestaciones fijas conocidas y sumar su proporción diaria.
4. Revisar exclusiones y determinar los excedentes integrables.
5. Calcular el promedio de variables con los días de salario devengado del bimestre.
6. Sumar los componentes que correspondan y aplicar los límites de cotización.
7. Redondear para el aviso, conservar la hoja con precisión y verificar la aceptación.

En el régimen ordinario, el salario mínimo es el piso de cotización, pero una persona que recibe el mínimo más prestaciones integrables normalmente tendrá un SBC superior al mínimo. El piso no permite omitir el factor de prestaciones. Para jornadas y semanas reducidas se aplica el procedimiento especial del capítulo 5.

2 Modificaciones salariales y su impacto

Fundamentos principales. LSS arts. 15, 30, 34, 35 y 38; RACERF arts. 53 a 55.

La modificación salarial permite que el IMSS reconozca la remuneración que legalmente debe servir para calcular cuotas y prestaciones. El trabajo no termina al aumentar el sueldo en el sistema de nómina. Deben revisarse los componentes del SBC, determinar la fecha de efectos, presentar el aviso por el medio autorizado y comprobar que fue aceptado. La obligación también nace cuando cambia una prestación fija integrable, aunque la cuota diaria en efectivo permanezca igual. (LSS, arts. 15, 27, 30, 34 y 35; RACERF, arts. 53 a 55)

El tipo de salario determina cuándo se informa el cambio

Los días de salario devengado no equivalen necesariamente a los días de asistencia física. Un descanso semanal pagado puede ser día de salario devengado. El divisor tampoco es siempre 60: los bimestres tienen distinta duración y deben analizarse altas, bajas, ausencias sin goce de sueldo e incapacidades. Para una persona de nuevo ingreso con remuneración variable se utiliza el salario probable que corresponda al periodo, documentando la estimación. (LSS, arts. 30 y 34)

El cambio de año de antigüedad puede modificar la prima vacacional integrable al aumentar los días de vacaciones. El expediente debe controlar aniversarios y prestaciones contractuales; no es suficiente cambiar un factor genérico a toda la plantilla en enero. Las prestaciones conocidas se integran conforme se devengan para el SBC, aunque se paguen después. Al pagar el aguinaldo ya integrado como elemento fijo, no debe incorporarse nuevamente como variable. (LSS, arts. 27 y 30; LFT, arts. 76, 80 y 87)

Caso de un aumento de sueldo fijo

Una persona recibe $500 diarios y tiene, para el ejemplo, 15 días de aguinaldo, 12 días de vacaciones y prima vacacional del 25%. No recibe otras percepciones integrables. Se utiliza el año de 365 días y se conservan decimales durante el cálculo.

Factor de integración = 1 + 15/365 + (12 × 25%)/365 = 1.049315068.

SBC anterior = $500 × 1.049315068 = $524.66.

Desde el 15 de octubre de 2026 la cuota diaria aumenta a $550. El SBC pasa a $577.12. El aviso debe señalar como fecha de movimiento el 15 de octubre y presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes. No corresponde esperar al cierre del bimestre. La diferencia entre los SBC registrados a centavos es $577.12 − $524.66 = $52.46 diarios. La hoja conserva precisión interna y el aviso utiliza el redondeo requerido.

Para determinar diferencias de cuotas se usan los SBC efectivamente registrados, los días de cada tramo y las reglas de cada seguro. No se multiplica el aumento por una tasa global inventada. Existen cuotas fijas, excedentes sobre referencias y componentes con tasas distintas, además de la prima de riesgos de trabajo y las reglas de cesantía y vejez.

Caso de salario mixto y promedio bimestral

Supóngase que una persona conserva una parte fija integrada de $524.66 y percibe $9,150 de comisiones integrables durante septiembre y octubre de 2026. Devengó salario los 61 días del bimestre.

Promedio variable = $9,150 / 61 = $150 diarios.

SBC mixto a partir del 1 de noviembre = $524.66 + $150 = $674.66.

El 1 de noviembre de 2026 es domingo, pero sigue siendo la fecha de efectos del SBC; la presentación se realiza dentro de los primeros cinco días hábiles del mes. La empresa no debe desplazar la fecha de efectos al día en que captura el aviso. Si en el mismo ejemplo existieran cinco días sin salario devengado y el importe variable siguiera siendo $9,150, el divisor sería 56 y el promedio $163.39. Esa corrección exige evidencia de las incidencias; no es una decisión para ajustar el resultado.

Si durante octubre también aumenta la parte fija, deben conservarse ambos hechos: se reporta el incremento fijo con su fecha de efectos y, al comenzar noviembre, se suma el nuevo promedio variable a la parte fija vigente. El promedio variable aplicable antes del nuevo bimestre no desaparece porque se actualizó el sueldo.

Calendario permanente de salarios variables

En cada caso, el plazo de presentación comprende los primeros cinco días hábiles. El responsable debe consultar el calendario aplicable del IMSS, registrar los días inhábiles y conservar la hoja del cómputo. Que IDSE reciba movimientos las 24 horas no convierte los días naturales en hábiles para todos los plazos. El artículo 3 del RACERF excluye a los avisos afiliatorios de su regla de prórroga: no debe trasladarse automáticamente al lunes un vencimiento de viernes. (LSS, art. 34; RACERF, arts. 3 y 53; Ficha IMSS 02 009)

Aumentos tardíos y disminuciones tardías no tienen el mismo efecto

Un aumento omitido puede producir cuotas por diferencias desde su fecha legal, actualización, recargos y las demás consecuencias procedentes. Capturarlo tarde no autoriza a aplazar el inicio del salario. En cambio, las modificaciones descendentes presentadas fuera de plazo surten efectos desde la recepción del aviso por el Instituto, conforme al artículo 54 del RACERF. Por ello, no debe ofrecerse al cliente una devolución automática por una disminución que nunca informó oportunamente.

Ejemplo: un SBC variable baja de $800 a $700 con efectos ordinarios desde el 1 de noviembre, pero el aviso se presenta extemporáneamente el 20 de noviembre. La regla reglamentaria de disminución tardía impide asumir que el SBC de $700 se reconocerá retroactivamente desde el día 1. Deben conciliarse la respuesta del IMSS y los pagos antes de modificar el SUA. Este ejemplo supone una disminución real del promedio variable; no autoriza a reducir unilateralmente el sueldo del trabajador. (RACERF, arts. 53 y 54)

El ajuste de oficio por aumento del salario mínimo tiene un supuesto limitado: trabajadores con prestaciones mínimas y un año o menos de antigüedad, bajo el artículo 55 del RACERF. Cuando hay prestaciones superiores, mayor antigüedad u otros conceptos integrables, el patrón debe presentar los avisos correspondientes. Aun en los casos de ajuste institucional, conviene validar el salario que realmente quedó registrado.

Efectos para el trabajador y conexión con el ISR

El SBC repercute en cuotas, ahorro para el retiro y prestaciones económicas sujetas a la base y requisitos de cada seguro. Una diferencia puede afectar subsidios o pensiones; no basta con afirmar que el trabajador tiene servicio médico. Tampoco significa que toda pensión aumentará inmediatamente en el mismo porcentaje: intervienen régimen pensionario, periodos de promedio, semanas y demás condiciones legales.

El ISR sobre salarios y el SBC siguen bases y tiempos distintos. El promedio variable del IMSS utiliza el bimestre anterior; el ISR de nómina analiza las percepciones pagadas y sus exenciones conforme a la LISR. Un aumento de SBC no se usa como si fuera, por sí mismo, el ingreso gravado del recibo. Si se corrige una remuneración pagada, se revisan separadamente la nómina, el CFDI, la retención fiscal, el aviso afiliatorio y el pago de cuotas.

El efecto económico no se limita al pago de cuotas

En riesgo de trabajo, el subsidio por incapacidad temporal se determina al 100% del salario de cotización al ocurrir el riesgo, conforme al artículo 58. En enfermedad general, los artículos 96 a 98 prevén subsidio desde el cuarto día, al 60% del último salario diario de cotización y sujeto a las semanas requeridas. En maternidad se aplican los artículos 101 a 103, con sus propios requisitos. Informar un salario menor puede afectar directamente la protección económica.

Ejemplo: una incapacidad por enfermedad general de diez días, con semanas suficientes y sin circunstancias especiales, genera siete días de subsidio. Con SBC de $600, el ejercicio arroja 7 × $600 × 60% = $2,520; con $400 registrados serían $1,680. La diferencia ilustrativa es $840. Corregir el SBC exige revisar las vías para reconocer el salario y la prestación, además de pagar las diferencias de cuotas.

El artículo 38 de la LSS obliga a retener oportunamente la cuota obrera. Si el patrón no lo hace, sólo puede descontar posteriormente cuatro cotizaciones semanales acumuladas, quedando las restantes a su cargo. Una corrección histórica no autoriza descontar de golpe al trabajador toda la cuota obrera de varios meses.

3 Prestaciones y sus efectos en seguridad social e ISR

Fundamentos principales. LSS arts. 27 y 32; LISR arts. 27, 28, 93 y 94; RLISR art. 49; criterios IMSS 02/2024 y 03/2024.

Despensa en especie, dinero o vales

La LSS permite que la despensa sea en especie o en dinero y excluye hasta el límite diario; el excedente integra. Para ISR, la deducibilidad de vales de despensa exige monedero electrónico autorizado por el SAT, además de generalidad y demás requisitos. La exclusión IMSS no elimina este requisito fiscal. Un pago en efectivo no debe configurarse automáticamente como vales exentos o como previsión social deducible: identificar la figura concreta y su respaldo. La previsión social exenta del trabajador tiene reglas propias en el artículo 93, fracciones VIII y IX y sus párrafos finales. (LSS y LISR)

Caso 3: despensa fija mensual de $1,500 durante un mes normalizado de 30 días posterior al 1 de febrero de 2026. Valor diario: $50. Límite diario: 117.31 × 40% = $46.924. Excedente diario integrable: $3.076. Equivalencia del límite en esos 30 días: $1,407.72; excedente mensual: $92.28. Con el SBC fijo del caso 1, el resultado es $632.665041, que redondea a $632.67. Conservar los decimales intermedios evita reportar $632.66 por redondeo anticipado. Si el importe de despensa es variable se debe resolver su incorporación mediante el promedio aplicable, no incorporarlo mecánicamente al fijo.

No sustituir en este ejemplo $117.31 × 30 por la UMA mensual publicada de $3,566.22: esta última incorpora 30.4 y corresponde a otra unidad. El control debe documentar que se compara un importe diario con un umbral diario.

Expediente de despensa: política o plan, universo de beneficiarios, contrato del emisor y autorización SAT vigente cuando sean vales, CFDI del proveedor y comprobación de dispersión, relación individual, nómina, cálculo del excedente, contabilidad y conciliación. La factura global del proveedor no sustituye la identificación de lo entregado a cada trabajador.

Fondo de ahorro

Para la exclusión de seguridad social, el artículo 27, fracción II, atiende a depósitos periódicos iguales del trabajador y la empresa y a que el trabajador no pueda retirar más de dos veces al año. Para la deducción ISR se añaden generalidad, igualdad, máximo de 13% del salario y el límite anual de 1.3 veces la referencia legal desindexada, así como las condiciones de permanencia del artículo 49 RLISR. El artículo 49 del RLISR permite retirar al terminar la relación o una vez al año. El fondo se destina a préstamos a trabajadores y el remanente a los valores autorizados por ese artículo; cuando el préstamo se garantiza con aportaciones, no debe exceder el saldo del trabajador. Para préstamos adicionales se exige liquidar el anterior y cumplir el periodo mínimo de seis meses previsto por el reglamento. Dos retiros ordinarios anuales pueden satisfacer el umbral de la LSS y a la vez incumplir la permanencia de ISR. (LSS, LISR y RLISR)

El fondo exige patrimonio y movimientos reales. Retener la aportación del trabajador en la nómina y no depositarla en el fondo no acredita por sí mismo su constitución. Deben distinguirse aportaciones, rendimientos, préstamos y retiros. La devolución de la aportación propia del trabajador no es otra aportación patronal ni debe integrarse dos veces.

Caso 4: salario mensual $20,000; trabajador aporta $2,600 y patrón $2,600 al mes. La aportación patronal es 13% del salario y $31,200 al año, inferior al límite de 1.3 veces la referencia diaria elevada al año (como referencia anualizada del ejemplo: $117.31 × 365 × 1.3 = $55,663.60). Supónganse generalidad, depósito real, contabilidad, inversión/préstamos conforme al reglamento y retiro anual único. Puede excluirse la aportación patronal del SBC y tener tratamiento exento conforme al artículo 93 XI. Sin embargo, exento para trabajador no significa 100% deducible para patrón: si satisface la condición de no disminución de prestaciones exentas del artículo 28 XXX, el 53% de $31,200 sería deducible ($16,536) y el 47% no deducible ($14,664); con la regla general inversa, sería deducible 47%. La referencia diaria elevada a 365 días no es la misma operación que multiplicar la UMA anual publicada por INEGI, que se determina con 30.4 días por mes. Debe conservarse en la hoja el método utilizado y su fundamento. La evaluación del factor se realiza con la comparación y reglas fiscales aplicables al contribuyente, no por una elección libre.

Supuesto alterno: el plan permite retirar todos los meses. No cumple la condición de retiro de la LSS ni la permanencia de ISR; cambiarle el nombre al pago no subsana el problema. Se debe rediseñar el plan hacia adelante, cuantificar diferencias por periodos y revisar el tratamiento de cada monto efectivamente pagado.

Alimentación y habitación

El artículo 27 V permite excluirlas cuando son onerosas en el sentido legal. El criterio IMSS 02/2024, publicado el 11 de julio y vigente desde el 12 de julio de 2024, exige que el beneficio se entregue en especie, que exista el cobro correspondiente y que pueda acreditarse la realidad del servicio. Una retención en el recibo no basta para demostrar que hubo alimentación o habitación. El dinero depositado en la cuenta con ese nombre integra como remuneración. (Criterio IMSS 02/2024)

Cuando son gratuitas, el artículo 32 establece la valoración de habitación o alimentación completa en 25% cada una; ambas, 50%. Por uno o dos alimentos se utiliza 8.33% por cada alimento. Esta valoración legal no debe confundirse con el precio del restaurante o el arrendamiento; y el porcentaje de 8.33% no se utiliza para sustituir la integración de una ayuda entregada en efectivo.

Caso 5: una persona con cuota diaria de $600 recibe gratuitamente una comida diaria en el centro de trabajo. El componente adicional ilustrativo por un alimento es 600 × 8.33% = $49.98 diarios, que se agrega a los demás componentes de integración que correspondan. Si en cambio se le deposita una ayuda fija de alimentación de $1,500 mensuales, se integra el importe en dinero de $50 diarios. Si se proporciona una comida real en especie y se cobra efectivamente al menos el umbral legal diario (en el ejemplo 2026, $23.47 por redondeo prudente), con documentación y registro, procede examinar su exclusión por onerosidad. La política debe especificar días de servicio, cobro y evidencia.

Para ISR del trabajador, los servicios de comedor y comida proporcionados no se consideran ingresos en bienes en términos del último tramo del artículo 94. Esto no significa que la ayuda en efectivo tampoco sea ingreso ni que el gasto del comedor sea deducible sin límite. La deducibilidad patronal debe revisar el artículo 28 XXI y el acceso general al comedor, cuota de recuperación y límites correspondientes. (LISR)

Expediente mínimo: contrato con comedor/proveedor o evidencia de instalaciones; compras y CFDI; padrón de usuarios y servicio por fecha; política y autorización de cobros; descuentos y enteros; contabilidad; conciliación entre comidas servidas, cobro e integración. Para habitación: inmueble, derecho de uso, ocupación, trabajador beneficiado y cobro comprobable.

Premios de puntualidad y asistencia

La exclusión se analiza separadamente para cada premio, hasta 10% del SBC, y necesita demostrar la conducta premiada. El criterio IMSS 03/2024, publicado el 10 de diciembre y vigente desde el 11 de diciembre de 2024, exige controles y registro; objeta el uso del nombre cuando el pago se entrega regularmente sin condicionarlo al comportamiento. No sumar ambos y afirmar que hay una bolsa indistinta de 20%. Puntualidad no compensa exceso de asistencia ni viceversa. (Criterio IMSS 03/2024)

Caso 6: el SBC diario de referencia debidamente determinado para una quincena es $600; por 15 días, la base de comparación es $9,000 y el límite de cada premio $900. Si el trabajador gana efectivamente un premio de asistencia de $750 y uno de puntualidad de $600, ambos quedan dentro del límite IMSS, siempre que las incidencias y las reglas acrediten que se ganaron. Para ISR, ambos son retribuciones por el trabajo y, al no tener una exención propia por el solo nombre de estos conceptos, se consideran gravados: $1,350 de ingreso gravado adicional. Este ejemplo no calcula la retención porque ésta depende de toda la nómina y la tarifa del periodo.

Si un premio auténtico rebasa el límite, se integra el excedente conforme al último párrafo del artículo 27. Si no existe la condición o evidencia del premio, el problema no es sólo aritmético: la exclusión del concepto puede ser improcedente. Para evitar fórmulas circulares, el expediente debe dejar identificado el SBC y periodo utilizados en la comparación y cómo se incorpora, en su caso, el excedente al promedio variable; no calcular el límite sobre sueldo neto ni sobre el mismo premio.

Revisión transversal de ISR

Tres pruebas deben permanecer separadas: integración IMSS, ingreso gravado/exento del trabajador y deducibilidad del patrón. La LISR 27 V vincula la deducción de nómina con CFDI, retenciones, obligaciones del artículo 99 y la inscripción al IMSS cuando proceda. El artículo 27 XI regula previsión social y fondos; 28 XXX limita la deducción de pagos exentos; 93 contiene exenciones; 94 delimita los ingresos por salarios. La configuración de un CFDI no puede convertir un concepto en exento por sí misma. (LISR)

La exención general de previsión social tiene un límite que compara ingreso por servicios subordinados más previsión social con siete veces la referencia anual desindexada; al rebasarla opera el límite de una vez esa referencia, preservando la regla de que la suma no caiga por debajo del umbral de siete. No debe aplicarse el límite automáticamente a los conceptos que el propio artículo exceptúa, como fondos de ahorro que reúnen sus requisitos, seguros de vida o gastos médicos en las condiciones legales. La conciliación anual es indispensable si se estimaron exenciones durante las nóminas.

Una corrección completa revisa: realidad y contrato de la prestación; nómina y CFDI; integración y avisos IMSS; diferencias SUA y pagos; contabilidad; retenciones ISR y declaraciones; deducibilidad anual. Corregir sólo una casilla del sistema deja incoherencias entre las demás piezas. Guardar la versión anterior, el motivo y la evidencia de la corrección permite responder a una revisión sin reconstruir meses de operación.

Comparación rápida de las prestaciones

Para el gasto de comedor, el artículo 28 XXI de la LISR exige disponibilidad para todos los trabajadores y limita el monto diario por usuario, con la referencia legal desindexada y las cuotas de recuperación. No debe confundirse ese límite de deducción con el 20% de onerosidad para la exclusión del SBC.

Ejemplo de corrección completa de una prestación

Una empresa entrega $2,000 mensuales en efectivo bajo el nombre de alimentación y descuenta una cuota simbólica, pero no presta un servicio de comida. Debe revisar el concepto como remuneración en dinero: cuantificar su parte diaria integrable y la fecha desde la que se omitió, analizar las modificaciones afiliatorias y diferencias por periodo, y verificar el ingreso gravado, el CFDI y las retenciones de ISR. Contratar un comedor después puede cambiar el tratamiento de entregas futuras si cumple los requisitos; no transforma retroactivamente los depósitos anteriores en comida en especie.

4 Capitales constitutivos y obligaciones patronales

Fundamentos principales. LSS arts. 77 a 79, 88, 149 y 186; costos unitarios IMSS 2026.

El capital constitutivo recupera a favor del IMSS el costo de prestaciones que debieron estar protegidas mediante el aseguramiento correcto. No equivale a una multa por alta tardía ni se calcula aplicando un porcentaje general a la nómina. Puede incluir atención médica, hospitalización, medicamentos, diagnósticos, cirugía, prótesis, traslados, subsidios, funerales, indemnizaciones y el valor actuarial de una pensión, según el supuesto. Al importe de los conceptos procedentes se agrega el 5% por gastos de administración previsto en el artículo 79, fracción XII, de la LSS.

Su importe puede superar ampliamente las cuotas omitidas. Por eso, comparar únicamente el ahorro de cuotas contra una eventual multa subestima el riesgo. Una incapacidad permanente o el fallecimiento pueden comprometer el valor actual de prestaciones de largo plazo. El valor actuarial no se obtiene multiplicando sin más la pensión mensual por un número arbitrario de años: requiere los elementos del artículo 79 y las bases técnicas aplicables.

Diferencias que deben mantenerse en el expediente

Los conceptos pueden coexistir si se actualizan sus respectivos supuestos; no significa que cualquier incumplimiento provoque automáticamente todos ellos. Deben revisarse, además, las reglas que evitan duplicidades y las consecuencias especiales por cada seguro. Por ejemplo, el artículo 78 contiene una liberación acotada por riesgos de trabajo y el artículo 88 una regla específica respecto de cuotas omitidas del seguro de enfermedades y maternidad del trabajador correspondiente. No autorizan una compensación libre entre todos los adeudos del patrón.

El seguro determina la regla aplicable

El plazo del aviso frente al momento del siniestro

El artículo 15, fracción I, establece el plazo general para comunicar altas y otros movimientos. Sin embargo, en riesgos de trabajo, el artículo 77 establece que un alta o modificación salarial presentada después del siniestro no libera del capital constitutivo, aunque todavía esté dentro del plazo legal del aviso. La medida operativa recomendable es transmitir y comprobar la aceptación antes de que empiece el trabajo, utilizando las posibilidades de presentación previa permitidas por las reglas afiliatorias.

La distinción es decisiva: la misma conclusión no debe copiarse al seguro de enfermedades y maternidad. El último párrafo del artículo 88 prevé expresamente un supuesto de no procedencia del capital cuando los avisos fueron oportunos y el IMSS otorgó las prestaciones. Cada expediente exige identificar el seguro, las fechas, el tipo de prestación y la causa de la diferencia.

Caso de alta posterior al accidente

Una empresa contrata a una persona el lunes. El martes sufre un accidente de trabajo y el miércoles se presenta el alta con fecha de ingreso del lunes. El aviso pudiera estar dentro del plazo general, pero fue enviado después del siniestro. En el supuesto del artículo 77, ese aviso no elimina la responsabilidad por capital constitutivo.

Para explicar el impacto, supongamos prestaciones médicas procedentes por $150,000 y subsidios por $20,000. La suma sería $170,000; el 5% de administración sería $8,500 y el capital ilustrativo $178,500. No son tarifas oficiales ni una liquidación predeterminada. En un caso real se comprueban servicios, fechas, costos unitarios, prestaciones económicas y, en su caso, cálculo actuarial; cualquier gasto ya incorporado a un costo unitario no debe sumarse nuevamente sin fundamento.

La solución no consiste en alterar documentos o simular una aceptación previa. Corresponde preservar los acuses auténticos, atender al trabajador, integrar el expediente del accidente y revisar la procedencia y cuantificación de la resolución. La mejora preventiva es cerrar el proceso de alta antes del inicio de labores.

Caso de salario inferior al real

Una persona tenía SBC correcto de $600 diarios, pero figuraba registrada con $400. Supóngase un riesgo de trabajo que genera 30 días de subsidio al 100% del SBC y que, para ilustrar, no existen otras diferencias en prestaciones. La reducción sería ($600 − $400) × 30 = $6,000. El 5% administrativo sobre ese componente sería $300: $6,300 como ejercicio parcial.

Este supuesto ayuda a comprender la regla del segundo párrafo del artículo 77: se busca completar prestaciones. No justifica cobrar de nuevo toda la atención médica si la única afectación demostrada fue la cuantía del subsidio. Tampoco elimina las diferencias de cuotas que procedan ni sustituye el cálculo oficial de otros componentes.

Caso de enfermedad general y aviso oportuno

Una persona comienza el lunes, enferma el martes por una causa ajena al trabajo y el patrón presenta el alta el miércoles dentro del plazo legal. Supongamos atención por $40,000 y que el IMSS otorga las prestaciones a que tiene derecho. Ese costo no basta por sí solo para concluir que procede un capital: debe analizarse la excepción del artículo 88. La respuesta se sustenta en la fecha efectiva de ingreso, constancia de presentación y aceptación del movimiento, certificación médica y seguro aplicable.

El contraste con el accidente de trabajo evita un error habitual: convertir el artículo 77 en una regla universal para todas las contingencias. Si el aviso fuera extemporáneo o existieran diferencias de salario y prestaciones, el análisis cambiaría.

Cómo revisar una cédula por capital constitutivo

1. Identificar trabajador, NSS, registro patronal, seguro, siniestro, fecha de ingreso y movimientos involucrados.
2. Solicitar y ordenar los antecedentes médicos y administrativos que integren la determinación, por las vías correspondientes y con respeto a datos personales.
3. Comparar la hora y fecha del siniestro con las constancias auténticas de transmisión y aceptación afiliatoria.
4. Verificar que las prestaciones cobradas correspondan a ese trabajador y contingencia, con evidencia de su otorgamiento.
5. Revisar nivel de atención, número de servicios y costo unitario vigente aplicable; evitar duplicar componentes comprendidos en la tarifa.
6. Comprobar salario, días subsidiados, bases de pensión, probabilidad y demás parámetros actuariales cuando existan prestaciones futuras.
7. Revisar el 5% de administración, los créditos relacionados y las reglas especiales de los artículos 78 y 88.
8. Separar errores de hecho de controversias jurídicas; elegir y presentar oportunamente la vía de aclaración o defensa pertinente.

Para 2026 están publicados los costos unitarios del Acuerdo ACDO.AS3.HCT.251125/344.P.DF, DOF 10 de diciembre de 2025, vigentes desde el 1 de enero de 2026. Como referencia de magnitud, el anexo fija $15,764 por día de hospitalización de segundo nivel y $82,158 por día de terapia intensiva de ese nivel. Esas tarifas no autorizan calcular un crédito completo sin conocer expediente, prestaciones y cantidades efectivamente procedentes.

Relación con ISR

Debe distinguirse la cuota patronal ordinaria de un capital, una multa, un recargo y una actualización. Para personas morales del Título II, la LISR permite la deducción de cuotas patronales pagadas al IMSS en el artículo 25, fracción VI, con sus requisitos aplicables. Las multas son no deducibles conforme al artículo 28, fracción VI. Los recargos efectivamente pagados tienen la excepción del artículo 28, fracción I. La actualización de contribuciones determinada en pagos provisionales, definitivos y del ejercicio no es deducible ni acreditable, conforme al artículo 17 A del CFF; no conviene clasificar todo el recibo como cuota ordinaria.

Un capital constitutivo no se convierte automáticamente en cuota patronal deducible porque se pague al IMSS. Su naturaleza, causa y la aplicación de las restricciones del artículo 28, fracción VI, a indemnizaciones por daños imputables al contribuyente deben analizarse y documentarse. No se propone aquí una deducción universal. Para el registro contable, separar las subcuentas permite evitar que todo el pago se lleve indiscriminadamente a gasto fiscal deducible.

5 Jornadas y semanas reducidas

Fundamentos principales. RACERF arts. 2, 62, 63 y 116; LSS arts. 28, 29 y 31; LFT y transitorios de reforma de 2026.

Trabajar menos horas o menos días no elimina la subordinación ni la obligación de asegurar al trabajador. La jornada reducida y la semana reducida tienen reglas particulares de determinación del SBC, pero no permiten cotizar automáticamente por la mitad del salario mínimo ni convertir una relación laboral en honorarios. (LSS, arts. 12, 15 y 29; RACERF, arts. 2, 62 y 63; LFT, art. 83)

Qué modalidad corresponde a cada contratación

Si el resultado es inferior al salario mínimo de la región, se ajusta a ese mínimo para efectos de cotización. El piso es salario mínimo, no UMA. La regla de SBC no sustituye el deber de pagar correctamente el salario mínimo general o profesional que corresponda, el descanso proporcional y las demás prestaciones. El artículo 83 de la LFT preserva los derechos laborales y de seguridad social en la contratación por hora y establece el límite inferior del ingreso por esa modalidad. (LSS, arts. 28 y 29; RACERF, art. 62; LFT, arts. 72 y 83)

Para 2026, el salario mínimo general es $315.04 diarios; en la Zona Libre de la Frontera Norte es $440.87. Autlán de Navarro pertenece a la zona general. La resolución también contiene salarios mínimos profesionales, por lo que una revisión de contratación debe atender la ocupación y no únicamente la cifra general. (CONASAMI 2026)

Caso de jornada diaria de cuatro horas

Una persona labora cuatro horas diarias, seis días por semana, a $90 por hora. La remuneración diaria es $360 y el importe por seis días de trabajo es $2,160. Se agrega el descanso semanal pagado de $360: salario semanal de $2,520. Para el ejemplo tiene prestaciones mínimas conocidas de 15 días de aguinaldo, 12 días de vacaciones y prima vacacional del 25%, sin otros conceptos integrables.

Equivalente semanal de prestaciones integrables = $2,520 × (18/365) = $124.27.

SBC = ($2,520 + $124.27) / 7 = $377.75, conservando precisión antes del redondeo final.

El pago por hora no se captura como SBC de $90 ni como medio salario mínimo. Se documenta el horario, la modalidad salarial y la integración completa. El ejemplo supone una jornada diurna, pago del descanso y ausencia de otras incidencias.

Caso de semana de tres días

Una persona trabaja lunes, miércoles y viernes a $700 por día. Sus salarios de trabajo suman $2,100 por semana. La parte proporcional del descanso es $350, aplicando un día de descanso por cada seis trabajados. Supóngase que la hoja de integración, elaborada con las prestaciones reales pactadas, determina $140 semanales adicionales por prestaciones integrables.

SBC = ($2,100 + $350 + $140) / 7 = $370.

No se divide entre tres: el artículo 62, fracción II, ordena dividir entre siete. Tampoco se excluye el descanso proporcional. Los $140 son un supuesto de prestaciones previamente valuadas, no un monto legal estándar.

Otro trabajador labora tres días a $500; tiene $250 de descanso proporcional y $100 semanales de prestaciones integrables previamente determinadas. El cociente es ($1,500 + $250 + $100) / 7 = $264.29. En la zona general durante 2026, el SBC se ajusta a $315.04. Ese piso no reduce las obligaciones laborales que resulten del contrato.

Los días no contratados no son faltas

Si una persona fue contratada de manera continua para trabajar tres días por semana, sus restantes días no programados no deben registrarse como ausentismo para reducir otra vez la cotización. La fórmula semanal ya distribuyó el ingreso entre siete días. Capturar como faltas todos los días no pactados duplicaría la reducción.

Una falta real en un día programado tiene tratamiento distinto. El artículo 116 del RACERF contiene una tabla de conversión para semana reducida y remite a las reglas del artículo 31 de la LSS. Por ejemplo, para quien trabaja tres días por semana, una ausencia en el mes corresponde a dos días a descontar; dos ausencias, a cinco; tres ausencias, a siete. Se aplican los límites y seguros del artículo 31: no es una autorización para borrar cualquier número de días ni para dejar de cubrir enfermedades y maternidad en ausencias menores de ocho días. Se debe conservar el registro de horario, asistencia y falta de pago de salario. (RACERF, art. 116)

Esta tabla sirve al cálculo reglamentario del ausentismo; no sustituye el análisis de incapacidades certificadas ni acredita por sí misma la terminación de una relación laboral.

Varios patrones requieren coordinación formal

El artículo 63 del RACERF permite que el IMSS determine y autorice el salario con el que cotiza cada patrón cuando una persona presta servicios en jornada o semana reducida a varios empleadores. Si la suma no alcanza el mínimo, se distribuye la diferencia necesaria; si alcanza el mínimo sin exceder el tope, se distribuye la cotización proporcional conforme a la autorización. No basta con que los patrones acuerden verbalmente que uno asegurará al trabajador y el otro no.

La autorización mantiene vigencia hasta que cambie el salario mínimo de la región o las condiciones del aseguramiento. Para salarios acumulados que lleguen o excedan el límite superior, también debe analizarse el artículo 33 de la LSS y el procedimiento de proporcionalidad; cada empleo conserva su realidad laboral y sus obligaciones.

La reforma de cuarenta horas ya fue publicada y tiene transición

Al corte de esta investigación, la reducción de jornada no es solamente una propuesta. La reforma constitucional se publicó el 3 de marzo de 2026 y la reforma a la LFT el 1 de mayo de 2026. El artículo 59 reformado establece cuarenta horas semanales, pero los transitorios fijan la implementación gradual. Por ello, sería incorrecto leer el artículo sin sus transitorios y afirmar que todas las relaciones ya tienen como límite general cuarenta horas en octubre de 2026. (Reforma constitucional de jornada de 2026 y Reforma LFT de jornada de 2026)

Las jornadas diurna, nocturna y mixta mantienen los límites diarios que establece el artículo 61; la tabla semanal no autoriza desconocer esos límites ni condiciones contractuales más favorables. El periodo de mayo a diciembre de 2026 permite ajustar procesos. La reducción no puede implicar disminución de sueldos, salarios o prestaciones. Por tanto, el cambio legal de horas no justifica por sí mismo una disminución del SBC.

El régimen de tiempo extraordinario también cambió: debe leerse el texto vigente, sus límites de distribución y sus transitorios, sin reproducir automáticamente reglas anteriores sobre tres horas por día o tres días por semana. La exclusión de tiempo extraordinario del SBC exige respetar los márgenes laborales aplicables; su tratamiento de ISR requiere además el análisis independiente del artículo 93 de la LISR. Las disposiciones generales sobre registro electrónico de jornada previstas en la reforma tienen entrada en vigor desde el 1 de enero de 2027, conforme al quinto transitorio; su instrumentación debe revisarse conforme se publiquen y resulten aplicables las disposiciones correspondientes. (LFT, arts. 66 a 68 y 132; Reforma LFT de jornada de 2026)

Qué debe conservar la empresa

• Contrato o convenio válido con días, horarios y forma de pago claramente identificados.
• Hoja de integración del SBC con salarios, descanso proporcional y cada prestación.
• Evidencia del salario mínimo aplicable y, cuando proceda, de la ocupación profesional.
• Registro de asistencia e incidencias que distinga días no programados de faltas reales.
• Aviso afiliatorio aceptado con el tipo de jornada y salario correctos.
• Conciliación entre nómina, CFDI, IDSE, SUA y pagos.
• Autorización del IMSS para distribución entre varios patrones, si se utiliza ese esquema.

Horas extraordinarias e ISR en una semana de 2026

El artículo 66 reformado permite distribuir el trabajo extraordinario en hasta cuatro horas diarias y un máximo de cuatro días por semana; el límite semanal transitorio de 2026 es nueve horas. El artículo 68 regula el exceso y limita la suma de jornada ordinaria y extraordinaria a doce horas diarias. Deben observarse conjuntamente jornada diaria, distribución, tope transitorio y condiciones más favorables del contrato.

Para ISR, el artículo 93 I distingue a quienes perciben el salario mínimo de los demás trabajadores. Para estos últimos, la exención de tiempo extraordinario dentro del límite laboral es del 50%, con tope equivalente a cinco UMA por semana; el excedente es gravado. La verificación semanal es necesaria aunque la nómina se pague quincenalmente.

Caso hipotético posterior a febrero de 2026: trabajador que percibe más del mínimo, con hora ordinaria de $100, labora seis horas extraordinarias procedentes, tres un día y tres otro, dentro de los límites aplicables. Se pagan al doble: 6 × $100 × 2 = $1,200. El 50% es $600; el tope de cinco UMA es $586.55. El ingreso exento del ejercicio es $586.55 y el gravado $613.45. Para SBC, el importe corresponde a tiempo extraordinario dentro de los márgenes legales y puede excluirse con evidencia; ello no vuelve exentos los $1,200 para ISR. El ejemplo no calcula la retención total del recibo.

6 Notificación y consecuencias de incumplimientos

Fundamentos principales. LSS arts. 39 C, 39 D, 40, 286 M, 294, 295 y 304 a 307; CFF; RRI; LFPCA; Lineamientos del Buzón IMSS.

Una comunicación del Instituto debe clasificarse antes de responder. No tienen el mismo alcance una invitación preventiva, un requerimiento formal de documentación, una cédula que liquida cuotas, una multa, una resolución de capital constitutivo o una actuación del procedimiento administrativo de ejecución. El nombre del archivo no sustituye la lectura del contenido, fundamento, autoridad, objeto, plazo y medio de notificación.

Qué puede ocurrir ante un incumplimiento

El IMSS puede determinar diferencias de cuotas con sus facultades legales, generar actualización y recargos por mora, imponer multas motivadas y, cuando exista el supuesto correspondiente, fincar capitales. Un crédito exigible no pagado ni suspendido puede llegar al procedimiento administrativo de ejecución, con los actos de cobro previstos en la LSS y el CFF. Una carta invitación no produce por sí misma un embargo instantáneo.

Los errores administrativos tampoco son, por definición, delitos. La defraudación prevista en el artículo 307 requiere los elementos del tipo penal, incluidos engaños o aprovechamiento de errores y perjuicio; el procedimiento penal tiene reglas propias. Debe evitarse usar una amenaza penal genérica para describir cualquier diferencia de SBC.

Multas habituales

Los rangos siguientes expresan unidades, no un cobro automático. La autoridad debe individualizar la sanción y considerar gravedad, condiciones particulares y reincidencia conforme al artículo 304 B. Aunque algunas fracciones conservan redacción histórica en salarios mínimos, las referencias de unidad de cuenta se interpretan con la desindexación constitucional y la UMA aplicable.

Además, el artículo 304 contempla la multa del 40% al 100% del concepto omitido para los incumplimientos de pago que regula. No se deben sumar mecánicamente todas las sanciones de esta tabla a cualquier caso: deben revisarse actos, conductas, concurso y reglas aplicables.

Cumplimiento espontáneo

El artículo 304 C prevé que no se impongan multas por cumplimiento espontáneo fuera de plazo, o por caso fortuito o fuerza mayor en los términos legales. Esto no borra cuotas, actualización, recargos ni un capital que tenga fundamento propio. La ley excluye espontaneidad, entre otros casos, cuando la omisión ya fue descubierta por el Instituto o la corrección ocurre después de una gestión notificada tendiente a comprobar obligaciones.

Por eso no es seguro afirmar que toda corrección posterior a una carta invitación permanece espontánea. Hay que revisar el contenido y la gestión efectuada. La decisión práctica es corregir inmediatamente una omisión comprobada, conservar evidencia de cuándo se detectó y comprobar si existían actos previos, sin prometer anticipadamente que no habrá multa.

Si la multa sanciona una infracción que no ocurrió, el artículo 304 D permite solicitar que se deje sin efectos con prueba documental. Esa solicitud no sustituye por sí sola una defensa oportuna: la propia disposición establece su régimen especial y la suspensión de ejecución requiere petición y garantía en sus términos.

Plazos que no deben confundirse

La aclaración del artículo 39 D se refiere a las cédulas derivadas de la revisión de cédulas de determinación ya pagadas, en el supuesto del segundo párrafo del artículo 39 C. Comprende errores aritméticos o mecanográficos, avisos ya presentados, incapacidades del IMSS y hechos que no constituyan controversia jurídica. Debe pagarse dentro del plazo legal la suma reconocida. El Instituto cuenta con 20 días hábiles para resolver; si no lo hace, opera la suspensión del cómputo del plazo para pagar el importe sujeto a aclaración hasta que se notifique la resolución, conforme al propio artículo. No conviene resumirla como una suspensión total de cobro y de todos los plazos de defensa.

La inconformidad es optativa en términos de los artículos 294 y 295; las controversias patronales se tramitan ante el TFJA cuando se elige la vía jurisdiccional procedente. Presentar un escrito, solicitar una cita o promover defensa no debe tratarse como suspensión automática del crédito. Se revisan garantía y suspensión con base en las disposiciones aplicables, incluido el artículo 144 del CFF.

Protocolo de respuesta

1. Descargar el acto completo y sus anexos, junto con aviso previo, acuse y constancia de notificación.
2. Registrar cuatro fechas: envío del aviso, notificación realizada, surtimiento de efectos y vencimiento de la actuación concreta.
3. Confirmar destinatario, RFC, registro patronal, NSS, periodo, folio y autoridad emisora.
4. Conciliar contra contratos, nómina, CFDI, movimientos aceptados, SUA, emisiones, líneas de captura y comprobantes bancarios.
5. Preparar respuesta por puntos: hecho observado, explicación, cálculo correcto, fundamento y prueba numerada.
6. Reconocer únicamente diferencias comprobadas; distinguir desacuerdo de cálculo, error de identificación y discusión jurídica.
7. Presentar por el medio autorizado para ese trámite y conservar el acuse; un correo informal no necesariamente constituye respuesta válida.
8. Monitorear la resolución y mantener por separado los vencimientos de defensa y de pago.

Ejemplo de conciliación de requerimiento

La cédula identifica una diferencia de $18,000. La revisión documenta $10,000 de pagos no asociados al periodo correcto, $5,000 que sí corresponden a cuotas omitidas y $3,000 cuya base salarial está en controversia. No basta responder que todo fue pagado. El expediente debe aportar el comprobante de los $10,000, cuantificar la regularización procedente de los $5,000 con accesorios y estructurar por separado la controversia de los $3,000. Estos importes son ficticios; el tratamiento procesal depende del tipo de crédito y de la vía elegida.

Buzón IMSS y comunicaciones electrónicas

Regla vigente de notificación

La reforma de la LSS publicada el 7 de junio de 2024 y los Lineamientos publicados el 5 de agosto de 2024 regulan el Buzón IMSS. El aviso enviado al correo o teléfono anuncia un documento pendiente; no debe confundirse ese aviso con el contenido de la resolución ni con su fecha de surtimiento de efectos.

Desde el día hábil siguiente al envío del aviso se cuentan tres días hábiles para abrir el documento. Si no se abre, la notificación se tiene por realizada al cuarto día hábil. Las notificaciones surten efectos al día hábil siguiente conforme al artículo 135 del CFF. Después comienza el plazo particular de respuesta, pago o defensa. Existen ajustes de horario y días inhábiles que deben considerarse al calcular un expediente real.

Ejemplo sin días festivos ni suspensión de labores: aviso el lunes; martes, miércoles y jueves son los tres días de apertura; si no se abre, viernes es el cuarto día y se tiene por realizada la notificación. El siguiente lunes hábil surte efectos y el cómputo ordinario del plazo correspondiente inicia el martes. Si se abrió antes, cambian las fechas.

Los lineamientos fijan para notificaciones el horario de 09:30 a 18:00 de la Zona Centro de México. Si el acuse se genera en día u hora inhábil, la notificación se considera realizada desde las 09:30 del siguiente día hábil. También prevén la consideración jurídica del huso horario del domicilio fiscal. No se debe tomar únicamente el calendario del teléfono para resolver un vencimiento.

Habilitación

El plazo original de 180 días naturales de los lineamientos concluyó el 1 de febrero de 2025, como informó oficialmente el IMSS. La habilitación debe atenderse conforme a la LSS y sus lineamientos propios; las disposiciones del Buzón Tributario del SAT no se trasladan al Buzón IMSS.

No habilitar el Buzón IMSS o mantener contactos erróneos o desactualizados permite al Instituto acudir a notificaciones por estrados conforme al artículo 286 M y el numeral 7.8. La consecuencia que debe explicarse con precisión es el riesgo de quedar legalmente notificado sin enterarse por correo. Cualquier sanción adicional requiere identificar el fundamento y el supuesto infractor específico; no debe presumirse una multa automática a partir de una cifra prevista para otra obligación.

Consulta de propuestas EMA y EBA

La TIP Digital y el control de las personas autorizadas se desarrollan en el capítulo 8.

El Acuerdo ACDO.AS2.HCT.290926/280.P.DIR, publicado el 8 de octubre de 2026 y vigente desde el 9, aprobó que las propuestas EMI-1 y EMI-2 de EMA y EBA se agreguen a Mis Documentos. El acuerdo ordena las adecuaciones tecnológicas. La publicación normativa no justifica afirmar que todo trámite anunciado ya está operativo en cada cuenta; debe verificarse la disponibilidad concreta del servicio.

La incorporación de EMA y EBA no convierte las propuestas en una garantía de que los datos son correctos, ni sustituye la autodeterminación. Conforme al artículo 39 A, no recibir la propuesta no exime de determinar y pagar. El control interno debe conservar la conciliación por trabajador y periodo.

7 Movimientos afiliatorios altas bajas y modificaciones

Fundamentos principales. LSS arts. 12, 15, 21, 31, 34 y 37; RACERF arts. 3, 6, 45 a 57; ficha IMSS 02 009.

Los movimientos afiliatorios dan al IMSS información sobre el inicio, continuidad, salario y conclusión del aseguramiento. El alta en nómina, el CFDI emitido y el pago de una propuesta del Instituto son hechos distintos al aviso afiliatorio. La empresa debe controlar que el movimiento llegue, se procese y quede aceptado con los datos correctos. (LSS, art. 15; Ficha IMSS 02 009)

El registro comienza desde la relación laboral

El trabajador subordinado sujeto al régimen obligatorio debe ser inscrito desde el inicio de la relación. La regla general de presentación es un plazo no mayor de cinco días hábiles; operativamente resulta más seguro inscribir antes de iniciar labores. El artículo 45 del RACERF permite presentar el aviso el día hábil anterior al inicio, con reconocimiento desde la fecha indicada como comienzo de la relación. El plazo de aviso no es una cobertura de gracia frente a un accidente ocurrido antes de registrar al trabajador. (LSS, arts. 12, 15 y 77; RACERF, art. 45)

El periodo de prueba no elimina la obligación de aseguramiento. Tampoco la elimina el hecho de pagar por día, contratar temporalmente o que el trabajador cuente con atención médica por otra vía. Se utiliza el NSS que corresponde a la persona; antes de enviar el movimiento deben conciliarse NSS, CURP y nombre. Si hay discrepancias de identidad, se tramita su corrección sin asumir que la inconsistencia suspende todas las obligaciones patronales.

Matriz de movimientos ordinarios

La regla general de cinco días debe distinguirse de supuestos especiales. Por ejemplo, el capítulo de trabajadores del campo contiene el artículo 237-B, con previsiones específicas de avisos hasta siete días hábiles; las plataformas digitales y las personas trabajadoras del hogar tienen reglas propias. Esta guía desarrolla la relación subordinada ordinaria, por lo que no debe copiarse sin ajustes a regímenes especiales. (LSS, arts. 15, 237-B y capítulos especiales)

Una baja presentada tarde puede mantener cuotas a cargo

Dentro del plazo legal, la baja surte efectos desde la fecha señalada y ese día se tiene como cotizado. Si se presenta extemporáneamente, la regla general del artículo 57 del RACERF es que surta efectos desde el día siguiente a su recepción por el IMSS. Existen supuestos específicos relativos a pensiones de riesgos de trabajo o invalidez que deben revisarse. (RACERF, art. 57)

Ejemplo: una persona terminó el 2 de octubre, pero el patrón no comunicó oportunamente la baja y la presentó hasta el 20 de octubre. En la regla ordinaria, el efecto es el 21 de octubre; no debe borrarse unilateralmente del SUA todo el periodo posterior al día 2. La empresa debe cuantificar el costo de la omisión y conciliar el movimiento procesado.

Mientras no se presente la baja subsiste la obligación de cubrir cuotas. El artículo 37 de la LSS contempla, a solicitud del patrón omiso y cuando se demuestre que hubo alta con otro patrón, la devolución de cuotas pagadas en exceso desde la nueva alta. Es un supuesto específico sujeto a trámite y comprobación, no una cancelación automática de todo adeudo.

Incapacidad y ausentismo requieren controles distintos

El artículo 21 de la LSS dispone que los avisos de baja de trabajadores incapacitados temporalmente no surten efectos para seguridad social mientras dure la incapacidad. No se utiliza la baja para evitar cuotas de una incapacidad, ni se equipara un certificado médico privado al certificado de incapacidad expedido por el IMSS para todos los efectos de la LSS.

Estas reglas pertenecen a la LSS. Las aportaciones y descuentos de crédito INFONAVIT tienen normativa propia y deben verificarse separadamente; no se debe extrapolar sin análisis la excepción de retiro ni el tratamiento de ausencias. Para salarios variables también hay que revisar el número de días de salario devengado, evitando duplicar ajustes.

Cómo cerrar correctamente un envío

1. Confirmar el hecho y la fecha real con recursos humanos y quien autoriza la contratación o separación.
2. Revisar identidad, registro patronal, tipo de trabajador, tipo de salario, jornada, SBC y fecha de movimiento.
3. Elaborar o actualizar la hoja de integración y guardar los soportes.
4. Enviar por el medio autorizado, con la credencial vigente y los controles de seguridad correspondientes.
5. Consultar el resultado del proceso. Un envío de lote no acredita por sí solo la aceptación de cada trabajador.
6. Corregir rechazos y conservar tanto el envío original como la aceptación final y la explicación de cualquier incidencia.
7. Conciliar los movimientos aceptados con nómina y SUA antes de pagar, y revisar posteriormente la emisión del IMSS.

El artículo 6 del RACERF establece un plazo de tres días hábiles desde la entrega de la constancia electrónica para confirmar la concordancia de los datos o efectuar las aclaraciones procedentes; de no hacerlo, la información se tiene por consentida en los términos del reglamento. Si procede la aclaración, se conserva la fecha original del trámite. La revisión de los acuses debe ser inmediata, no dejarse para el cierre mensual.

El trámite IMSS-02-009 identifica los formatos AFIL-02 de inscripción, AFIL-03 de modificación y AFIL-04 de baja. Para cinco o más movimientos en una sola exhibición, la regla del artículo 46 del RACERF utiliza medios no impresos. La ficha oficial contiene algunas redacciones históricas sobre autenticación y recepción; deben prevalecer los acuerdos vigentes y las indicaciones actuales del servicio. Para inscripciones o modificaciones con retroactividad de 60 días, la ficha indica presentación en la Subdelegación de control, mediante escrito y previo pago de cuotas. Esto no convierte 60 días en un nuevo plazo legal de cumplimiento. (RACERF, art. 46; Ficha IMSS 02 009)

Caso de un movimiento rechazado

La empresa envía diez altas el mismo día y descarga el comprobante del lote. Nueve se aceptan y una se rechaza por inconsistencia del NSS. Aunque el archivo se transmitió, no hay evidencia de alta aceptada de esa persona. El responsable debe corregir la identidad por la vía procedente, reenviar, comprobar la fecha y conservar la trazabilidad. Esperar hasta el siguiente pago de cuotas prolonga la exposición a diferencias y, según el evento, a capitales constitutivos. El control útil se realiza por trabajador y resultado, no solamente por archivo enviado.

8 Seguridad vigencia y buenas prácticas

Fundamentos principales. LSS arts. 15 y 109; acuerdos IMSS de e.firma y TIP Digital de 2026; Ley del INFONAVIT art. 29; LISR y CFF.

La seguridad también depende de quién puede firmar

El Acuerdo ACDO.AS2.HCT.290626/176.P.DIR, publicado el 16 de julio de 2026, aprobó el uso exclusivo de la e.firma expedida por el SAT para los actos electrónicos comprendidos en el acuerdo, derogó el uso del NPIE y su certificado IMSS, y estableció una transición de 90 días naturales contados desde la publicación. Al corte de esta investigación ese periodo ha transcurrido y el acceso actual de IDSE identifica la implementación del acuerdo. Los manuales antiguos que todavía describen el NPIE deben contrastarse con esta regulación.

La vinculación de quien actúa por cuenta de otra persona debe realizarse mediante Escritorio Virtual con la autenticación y firma de representante y representado en los términos del acuerdo. No basta con que el despacho tenga una copia del certificado para acreditar que la representación está debidamente vinculada. El SAT informa una vigencia de cuatro años para el certificado de e.firma, pero deben revisarse también su revocación y la representación vigente.

Control recomendado. Mantener un inventario por RFC y registro patronal con titular, número de serie del certificado, fecha de vencimiento, representantes autorizados, responsable de renovación y prueba de acceso. Programar alertas internas a 60, 30 y 15 días del vencimiento; estos anticipos son una política de control, no plazos legales.

Proteger las credenciales y los expedientes

• Resguardar la llave privada y su contraseña con acceso restringido y respaldo cifrado. Evitar enviarlas juntas por correo o mensajería.
• Registrar quién prepara, quién revisa y quién firma cada lote de movimientos. Cuando el equipo sea pequeño, conservar una segunda revisión del patrón o responsable designado.
• Retirar accesos y revisar vinculaciones al cambiar de despacho, representante o empleado. Cambiar una contraseña de correo no revoca una representación.
• Entrar a los servicios desde el portal oficial. Un correo de aviso sirve para alertar; el acto y sus anexos deben comprobarse dentro del sistema correspondiente.
• Limitar el acceso a CURP, NSS, RFC, salarios, incapacidades y datos de beneficiarios a las personas que los necesitan. Compartir únicamente los documentos necesarios para el trámite.
• Conservar respaldos de nómina, SUA, avisos, respuestas, XML y comprobantes bancarios. Probar periódicamente que pueden recuperarse.

La LSS exige conservar durante cinco años los registros de nómina y listas de raya previstos en su artículo 15, fracción II. Los plazos de conservación de otros documentos pueden ser distintos por su naturaleza, por un procedimiento pendiente o por efectos de larga duración. No debe destruirse un expediente de aclaración o litigio sólo porque transcurrieron cinco años.

Comprobar vigencia de derechos sin confundirla con el cumplimiento del patrón

La constancia de vigencia permite conocer si la persona y sus beneficiarios tienen derecho al servicio médico en los registros del IMSS. Debe acompañarse, cuando corresponda, de la revisión del historial de semanas y del salario registrado. Un NSS existente no acredita por sí solo un alta vigente; una constancia vigente tampoco demuestra que todas las cuotas patronales estén correctamente pagadas.

Al terminar una relación laboral, el artículo 109 de la LSS conserva determinadas prestaciones médicas durante ocho semanas posteriores a la desocupación cuando se cubrieron, inmediatamente antes, al menos ocho cotizaciones semanales ininterrumpidas. La protección comprende los servicios médicos previstos en ese artículo para el asegurado y sus beneficiarios; no equivale a conservar indefinidamente todos los subsidios o derechos pensionarios. Deben revisarse por separado las reglas de cada seguro.

Caso de baja y continuidad del servicio médico

Una persona que llevaba dos años cotizando sin interrupción termina su empleo. El patrón presenta la baja con la fecha real y entrega el acuse. La persona consulta su constancia de vigencia y verifica la conservación del artículo 109. Mantenerla artificialmente en nómina para «no quitarle el seguro» crea otra inconsistencia; lo procedente es revisar las opciones de aseguramiento disponibles y sus requisitos según su situación real.

Distinguir las plataformas que participan en el cierre

Actualizar un SBC en nómina no lo actualiza automáticamente en IDSE. Capturarlo en SUA tampoco sustituye el aviso afiliatorio. El pago de una línea de captura no corrige una fecha de ingreso incorrecta. La conciliación debe cerrar estos tres frentes: lo calculado, lo comunicado y lo pagado.

La Tarjeta de Identificación Patronal Digital fue incorporada mediante el acuerdo publicado el 8 de septiembre de 2026, con entrada en vigor 15 días naturales después. Su generación se realiza en Buzón IMSS, sección «Afiliación y Cobranza», opción «Mi TIP». Conviene verificar el registro patronal y las personas autorizadas antes de generar el PDF. La tarjeta no sustituye la vinculación de representantes ni los acuses de movimientos.

Relación con INFONAVIT

La integración salarial para la aportación patronal de vivienda sigue las reglas de integración y límites de la LSS por remisión del artículo 29, fracción II, de la Ley del INFONAVIT. La aportación del 5% es a cargo del patrón; debe distinguirse del descuento de amortización del crédito del trabajador. Un SBC incorrecto puede afectar ambos sistemas, aunque sus reglas operativas y de cobro tengan particularidades.

Durante incapacidades expedidas por el IMSS subsiste la aportación patronal de vivienda. Además, la reforma de 2025 al artículo 29 estableció que la obligación de hacer descuentos de crédito no se suspende por ausencias o incapacidades. La comunicación institucional de implementación sitúa su aplicación obligatoria desde el sexto bimestre de 2025. En 2026 debe revisarse el aviso de retención, la modalidad del crédito, el periodo, las reglas operativas y cualquier excepción jurídicamente aplicable; no copiar mecánicamente al crédito de vivienda el tratamiento de cuotas IMSS del artículo 31.

Conciliar la nómina con el SBC y el ISR

Una conciliación útil explica las diferencias. El total pagado en un mes no tiene por qué ser igual a SBC por días: existen percepciones excluidas, prestaciones fijas anualizadas, componentes variables que se reflejan en el bimestre siguiente, incidencias, topes y pagos por separación. Tampoco es correcto usar el ingreso gravado para ISR como si fuera automáticamente el SBC.

Para ISR, las cuotas patronales pagadas al IMSS tienen la deducción prevista en los artículos 25, fracción VI, y 103, fracción VI, de la LISR, según el régimen aplicable. Las cuotas obreras absorbidas por el patrón tienen una regla de exención para el trabajador en el artículo 93, fracción XII; ello no convierte por sí solo esa absorción en deducción patronal. Las multas y los recargos también requieren clasificación separada: el artículo 28 excluye las sanciones y prevé una excepción para recargos efectivamente pagados. Aunque la actualización conserva la naturaleza del principal, el artículo 17 A del CFF establece expresamente que el monto determinado en pagos provisionales, definitivos y del ejercicio no es deducible ni acreditable. No debe contabilizarse todo el recibo como cuota deducible.

Caso de cierre con diferencia explicable

En septiembre, una empresa paga sueldo, vales de despensa y comisiones. La hoja de revisión separa la parte fija vigente, la despensa excluida hasta su límite y las comisiones variables. El salario mixto de septiembre y octubre contiene el promedio variable de julio y agosto; las comisiones pagadas en septiembre y octubre alimentan el cálculo que corresponde informar en noviembre. Si se compara directamente el CFDI de septiembre con el SBC de ese mismo mes, puede aparecer una diferencia normal. Si las comisiones nunca se incluyen en el promedio de noviembre, la diferencia ya revela una omisión.

Rutina de control para el despacho y sus clientes

1. Antes del ingreso, recibir datos completos, validar identidad, contrato, salario y prestaciones, transmitir el alta con fecha real y comprobar su aceptación.
2. Cada nómina, revisar incidencias, cambios contractuales, aniversarios, prestaciones, límites y retenciones. Resguardar XML y evidencia de pago.
3. Cada día hábil, asignar a una persona la revisión de notificaciones y un suplente para ausencias. Registrar plazos por acto.
4. En cada cierre mensual, conciliar nómina, movimientos aceptados, SUA, EMA y pago. Documentar las diferencias y quién las resolverá.
5. Al cierre de cada bimestre, determinar variables y preparar los avisos dentro de los primeros cinco días hábiles del mes que corresponda.
6. Al inicio del año, revisar salarios mínimos, prestaciones y parámetros; en febrero, la UMA y las obligaciones de prima de riesgos cuando procedan.
7. Ante una corrección, identificar desde qué fecha surgió el error y todos los periodos afectados. Corregir cada sistema y conservar la trazabilidad.

Lista de verificación final

• Cada trabajador real tiene un movimiento de alta aceptado y datos consistentes.
• Cada percepción cuenta con una conclusión independiente de SBC, ISR y deducción.
• Las exclusiones tienen contrato, política, control y prueba de entrega o cobro según corresponda.
• Los cambios de sueldo y de prestaciones se reflejan desde la fecha correcta.
• El promedio variable usa los ingresos y días que establece la LSS.
• Las jornadas reducidas están pactadas y documentadas, y se respeta el piso aplicable de cotización.
• Las bajas no se usan para descontar descansos ni para ocultar incapacidades.
• Las emisiones del IMSS se concilian antes del pago y las diferencias se explican.
• Los actos notificados tienen responsable, plazo y evidencia de respuesta.
• La e.firma, las representaciones y los medios de contacto funcionan y están bajo control.

Conclusión

El cumplimiento patronal se construye con datos consistentes y decisiones documentadas. La integración correcta del SBC protege las prestaciones de las personas trabajadoras y permite determinar cuotas con una base defendible. Los avisos oportunos, la atención de notificaciones y el control de accesos completan esa protección. Para el patrón, revisar estos puntos desde la contratación resulta más útil que descubrir sus efectos al recibir una diferencia, una multa o un capital constitutivo.

Fuentes oficiales y vigencia normativa

Consulta de fuentes al 20 de octubre de 2026. Las leyes se consultaron en sus textos vigentes y los acuerdos en publicaciones oficiales. Los ejemplos numéricos son de elaboración propia y no sustituyen la determinación individual de cuotas o créditos.

1. Ley del Seguro Social

Texto vigente, última reforma DOF 15 de enero de 2026. Arts. 12, 15, 21, 27 a 40, 58, 77 a 79, 88, 98, 101, 109, 149, 186, 286 L y M, 294, 295 y 304 a 307.

2. Reglamento de afiliación recaudación y fiscalización

Texto vigente publicado por Orden Jurídico Nacional. Arts. 2, 3, 6, 45 a 63, 116 y 127. Última reforma indicada, 15 de julio de 2005.

3. Ley Federal del Trabajo

Última reforma DOF 14 de mayo de 2026. Arts. 58 a 83, 87, 132 y transitorios de la reforma de jornada de 1 de mayo de 2026.

4. Ley del Impuesto sobre la Renta

Última reforma DOF 1 de abril de 2024. Arts. 25, 27, 28, 93, 94, 96, 99 y 103.

5. Reglamento de la Ley del ISR

Última reforma DOF 6 de mayo de 2016. Art. 49 sobre permanencia de fondos de ahorro.

6. Código Fiscal de la Federación

Última reforma DOF 9 de abril de 2026. Arts. 12, 17 A, 38, 134, 135, 144 y 145.

7. Reglamento del Recurso de Inconformidad

Última reforma indicada, 28 de noviembre de 2000. Arts. 4 a 6.

8. Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo

Última reforma DOF 9 de junio de 2026. Arts. 13 y 74.

9. INEGI valores de la UMA 2026

Comunicado 1/26 de 8 de enero de 2026. Vigencia de valores desde 1 de febrero de 2026.

10. CONASAMI salarios mínimos 2026

Resolución publicada en DOF el 9 de diciembre de 2025. Salarios generales y profesionales desde 1 de enero de 2026.

11. Decreto constitucional de desindexación

DOF 27 de enero de 2016. Especialmente artículo tercero transitorio.

12. IMSS criterio sobre alimentación y habitación

Criterio 02/2024/NV/SBC-LSS-27-V. DOF 11 de julio de 2024, vigente desde el día siguiente.

13. IMSS criterio sobre asistencia y puntualidad

Criterio 03/2024/NV/SBC-LSS-27-VII. DOF 10 de diciembre de 2024, vigente desde el día siguiente.

14. IMSS aviso de movimientos afiliatorios

Ficha IMSS-02-009, consultada al corte. Sus referencias históricas de autenticación se contrastan con el acuerdo de e.firma de 2026.

15. Reforma constitucional de la jornada laboral

DOF 3 de marzo de 2026. Incluye régimen transitorio.

16. Reforma de jornada en la Ley Federal del Trabajo

DOF 1 de mayo de 2026. Implementación gradual y prohibición de disminuir salarios y prestaciones.

17. IMSS uso exclusivo de e.firma

Acuerdo ACDO.AS2.HCT.290626/176.P.DIR. DOF 16 de julio de 2026, vigente desde el 17, con transición de 90 días naturales desde publicación.

18. Lineamientos del Buzón IMSS

Acuerdo ACDO.AS2.HCT.230724/261.P.DIR. DOF 5 de agosto de 2024. Numerales 4 a 7 y transitorios.

19. IMSS Tarjeta de Identificación Patronal Digital

Acuerdo ACDO.AS2.HCT.310826/238.P.DIR. DOF 8 de septiembre de 2026, vigencia 15 días naturales después.

20. IMSS propuestas EMA y EBA en Mis Documentos

Acuerdo ACDO.AS2.HCT.290926/280.P.DIR. DOF 8 de octubre de 2026, vigente desde el 9. Prevé instrumentación tecnológica.

21. IMSS costos unitarios de atención médica 2026

Acuerdo ACDO.AS3.HCT.251125/344.P.DF. DOF 10 de diciembre de 2025. Vigente desde 1 de enero de 2026.

22. SAT características y vigencia de e.firma

Información oficial de generación, renovación y revocación. Consulta de 20 de octubre de 2026.

23. Ley del INFONAVIT

Última reforma DOF 21 de febrero de 2025. Arts. 29 a 35.

24. INFONAVIT implementación del artículo 29

Comunicado institucional sobre descuentos por ausencias e incapacidades y aplicación desde el sexto bimestre de 2025.

Contenido informativo. No sustituye una asesoría formal: su alcance depende de cada caso. Las disposiciones fiscales cambian, así que revisa la fecha de investigación antes de usar estas cifras.